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ソリマチ マイナンバー制度への対応について

ソリマチマイナンバー制度対応 虎の巻

いよいよ始まるマイナンバー。
ただ、本業に直接かかわるものではないから、後回しになっている…
情報収集はしているんだけど、いまいち何をしたらいいのかピンと来ない…
このような声を多く聞きます。

そこで、ソリマチセールスパートナー(正規販売代理店)のミモザ情報システムでは、悩める小さな会社の総務・人事業務を行う担当者様のため、マイナンバー関連法の条文を読み、内閣府の記事や文献をあたり、メーカーの担当者と情報交換し合うなど総力を挙げて調べ上げ、まとめました。

随時更新してまいりますので、ブックマークの上、都度確認いただければと思います → ブックマーク登録

ソリマチのソフトはどのような対応が必要か?マイナンバー制度について徹底攻略各企業でははどのような対応が必要か?

更新履歴

平成28年02月16日 退職者用源泉徴収票の印字について

平成28年01月22日 各企業はどのような対応が必要か?の項、最新の情勢に合わせ加筆修正

平成28年01月08日 【平成28年1月26日・京都】マイナンバーセミナーを開催します【終了しました】


ソリマチのソフトはどのような対応が必要か?

平成28年(2016年)2月16日時点でのメーカー発表による情報です。情報が更新され次第、本ページで発表します。
法令改正等により予告なく変更される可能性があります。

ソリマチソフト マイナンバー制度に対応するには?

現行最新版「会計王17シリーズ」で対応いたします。
「給料王16」をお持ちのお客様に対しては、平成27年9月に従業員・扶養家族の個人番号収集・入力に対応したサービスパックが提供されていますが、現状様式が定まっていないものも多く、各種帳票への出力・印字には対応しておりません。
今後は「給料王17」をお持ちの方に、随時情報提供及び帳票レイアウト変更への対応を行ってまいります。

また、「会計王」や「みんなの青色申告」などのソフトを用い、各種税務申告書の出力する際も、自社の法人番号(個人事業主の方の場合は自分の個人番号)を印字する必要があります。
これらについては、18シリーズで対応予定です。
(現在、給料王・王パックを除く会計王17シリーズを新たにご購入される方には最大15ケ月間のバリューサポートが付与され、18シリーズも無償提供されます。)

なお、本ページでは、「給料王」を中心に対応方法をご案内いたします。

既に製品をお持ちの方これから製品を購入される方

既に製品をお持ちの方
バリューサポート加入で現行最新版の「給料王17」をご提供

保守に入れば安心です。もう決まっていることにも、これから決まることにも、すべて対応保障します。

マイナンバー制度には、現行最新版の「給料王17」で対応できます。
給料王16以前の製品をお持ちの方は、バリューサポートにご加入後、サポート特典である無償バージョンアップで「給料王17」を入手してください。
サポート期間中は、マイナンバー以外の法令改正に対しても随時対応プログラムを入手できます。
また、細かな帳票レイアウト修正やその印字対応も、随時実施されます。
なお、バリューサポートには、ソリマチへユーザー登録されていれば、過去に発売されたどのバージョンの「給料王」からでも加入できます。
給料王 バリューサポート加入

※「給料王16」向けにソリマチより配布されている「マイナンバー対応プログラム(サービスパック)」では、マイナンバーの帳票への印字に対応しておりません。

「技術的安全管理措置」への対応

個人番号の登録や閲覧・印刷などの操作履歴(ログ)の記録や閲覧が行えます。
個人番号へアクセスできる人を選択し絞り込むなど、アクセス制限を行えます。
バックアップデータの暗号化が行えます。これにより万一、バックアップデータが入ったメディアを紛失しても、それだけでは個人番号をはじめ給与計算や社員のデータを解読することはできません。

給料王の技術的安全措置への対応

マイナンバー対応業務ソフトウェア 認証済

CSAJ認証 マイナンバー対応業務ソフト

一般社団法人コンピュータソフトウェア協会(CSAJ)が定めた「マイナンバー対応評価シート」を基に、個人番号を直接扱う業務アプリケーションが実装すべき機能について、第三者が実装確認・認証する「マイナンバー対応ソフトウェア認証制度」に、給料王が認証されました。安心してお買い求めください。

その他ソフトウェアへの対応

下の表にはありませんが、会計王やみんなの青色申告など、給与計算以外の業務ソフトウェアについても、平成28年以降、「消費税申告書・付表」等の各種申告書・帳票類に個人/企業番号を記載できるようにするなどプログラムの修正対応が発生します。
詳細が確定次第、順次ご案内していまいります(原則、バリューサポート加入者様に保守サービスの範囲内でプログラム改修を行う見込み)。

ソリマチソフトのマイナンバー制度対応予定表

ソリマチソフト マイナンバー対応予定

★印は、実施が予定されている時期を表しています。
いずれにしても、マイナンバー制度にはバリューサポートご加入で無償で対応できることになります。
サポート期間中は、マイナンバー以外の法令改正に対しても随時対応プログラムを入手できます。
また、細かな帳票レイアウト修正やその印字対応に対しては、随時実施されます。
バリューサポート未加入の方は、ぜひこの機会に加入をご検討ください。
ミモザなら、定価よりお安くご加入いただけます。

保守に入れば安心です。もう決まっていることにも、これから決まることにも、すべて対応保障します。

バリューサポート加入へのご加入手続きはこちらから!

給料王 バリューサポート(年間保守)でマイナンバー制度に対応バリューサポート(年間保守)でマイナンバー制度に対応 会計王・会計王PRO・会計王NPO法人スタイル・会計王介護事業所スタイルバリューサポート(年間保守)でマイナンバー制度に対応 王パック

これから製品を購入される方 ソフトウェア購入+バリューサポート加入がおすすめ

マイナンバー制度には、現行最新版の「給料王17」を購入いただき、かつバリューサポートに加入いただくことで完全対応できます。

税分野と社会保障分野でマイナンバーが一斉に利用が始まるわけではありませんから、帳票レイアウトの刷新など、ソフトウェアについても断続的に改修が続く見込みです。
これらの改修プログラムは、バリューサポートの加入者の方に提供されるサービスです。

ソフトウェアご購入の際には、バリューサポートへの同時加入を強くおすすめいたします。

ソリマチ「給料王」への対応

最新現行版の「給料王17」には、マイナンバーを収集・保管するために必要な機能が追加されており、社員個々に通知された個人番号を集め、「給料王」上に入力・保管するといった業務を『安全に』かつ『確実に』行うことができます。
また、この他にも、
・個人番号の登録や閲覧・印刷などの操作履歴(ログ)の記録や閲覧
・個人番号へアクセスできる人を選択し絞り込むなど、アクセス制限
・バックアップデータの暗号化
・各種関連帳票、様式への番号印刷・出力
等が可能です。

マイナンバー対応業務ソフトウェア 認証済

CSAJ認証 マイナンバー対応業務ソフト

一般社団法人コンピュータソフトウェア協会(CSAJ)が定めた「マイナンバー対応評価シート」を基に、個人番号を直接扱う業務アプリケーションが実装すべき機能について、第三者が実装確認・認証する「マイナンバー対応ソフトウェア認証制度」に、給料王が認証されました。安心してお買い求めください。

「給料王」購入時はバリューサポート同時加入がおすすめ!

バリューサポートはソフトウェアと別々で購入される場合よりセットがお得です。

給料王 バリューサポートセット

「給料王」は、発売時点で運用されている各種法令様式に対応しています。
今後変更・改正されていく様式については、バリューサポートに加入していただいているお客様向けに、更新プログラムを提供の上、対応していきます。
マイナンバー制度導入の影響により、各種法令様式の改正・レイアウトの変更が続いていくことが予想されますので、当面バリューサポートへのご加入・継続をおすすめしております。

その他ソフトウェアへの対応

会計王やみんなの青色申告など、給与計算以外の業務ソフトウェアについても、平成28年以降、「消費税申告書・付表」等の各種申告書・帳票類に個人/企業番号を記載できるようにするなどプログラムの修正対応の発生が予想されますが、原則、バリューサポート加入者様には保守サービスの範囲内でプログラム改修を行います。
現在、「給料王」「王パック」以外のソフトウェアには購入初年度のバリューサポートが付属しています。
※ネットワーク版を除きます 


マイナンバー制度について、徹底解説

本ページ作成に至ったおもいと考え

自らも従業員20名以下の小規模企業として、自社の対応を考えながら継続的に情報収集を行ってきました。そして、今流通しているマイナンバー関連の情報や取るべきとされる対応策が、コスト的にも人的労力的にも大掛かりなものが多く(要は中〜大規模企業向けのものが中心で)、経営資源の限られた小さな会社で「無理なく」「無駄なく」「安全に」取り組むための具体的な方法が分かりにくいと感じていました。

このような状況を受け、本ページでは、内閣府の特定個人情報保護委員会が示した「従業員の数が100人以下の中小規模事業者に対する特例」に準拠して作成しております。100人を超える規模の事業所や、個人情報取扱事業者※1は、技術的・物理的により高度な対応が求められますので、本ページの内容に加え、ページ内記載の関連情報リンクより、内閣府や特定個人情報保護委員会等のホームページを併せてご参照ください。

※1 個人情報取扱事業者とは…5000件以上の個人情報を保持していると、企業規模にかかわらず「個人情報取扱事業者である」とみなされます。
なお、個人情報保護法は改正法案が成立し、この「5000件未満の例外」は数年以内に撤廃される見込みです(そうなると、ほぼ全ての事業者が個人情報取扱事業者とみなされます)。その際に、「中小規模事業者に対する特例」が適用される条件・範囲がどう変わるかは、現段階では未定です。

〜免責事項〜
本ページ記載の内容は、あくまでも私共が独自に調査した見解として述べるものです。内容については細心の注意を払っておりますが、万が一本ページの内容に沿って損害が生じた場合においては、その責を負いかねますことをあらかじめご了承ください。

マイナンバーとは

マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)とは、すべての個人に対して12ケタ(個人番号)、法人に対して13ケタ(法人番号)のそれぞれ固有の番号を付与するものです。

これまで税や社会保険、社会保障制度では、それぞれの管轄官庁・運営団体ごとに異なる加入者番号および住所氏名などの情報を用いることで、各個人や法人を識別・管理していました。
これを統一された番号(マイナンバー)によって横断的に管理できるようにすると、各種行政手続きの簡略化や効率化に伴い事務作業が大幅に削減できます。
同時に、徴税の厳格化やさまざまな手当や給付実績の透明化に伴う不正の抑止も期待できます。

マイナンバー制度は、これらの効果をもって国民全体の利便性・公平性の向上を図ることを目的としています。

マイナンバーイメージ

マイナンバーのうち特に個人番号は、それ自体が個人を特定できるという性質を持つことや、将来的に預金や医療等の分野へも利用範囲を拡大し、より多くの情報と結びつく予定です。
このため、法律で「特定個人情報」という呼び方が与えられ、氏名や住所・電話番号など従来「個人情報」と呼ばれていた情報とは区別して、「特に厳しく保護されるべき情報」として扱わなければなりません。

なお、マイナンバー導入に伴い、全ての情報を一か所に集めるとか、マイナンバーだけで年金や税の情報を全て見られるようになる、ということはありません。
マイナンバーという共通の番号を各官庁・団体において用いることによって、必要なときにそれぞれの官庁・団体間でスムーズに情報の照会・共有を行うという仕組みです。
それぞれの記録や情報はこれまで通り、それぞれの官庁・団体に分かれて保管されます。

したがって、マイナンバーだけで一般の個人や法人が、その人のあらゆる情報を好きなように閲覧できる、というものではありません。
当然、会社が従業員の個人番号を知っているからといって、その従業員の記録を閲覧できる、ということはありえませんし、仮に悪意を持った者が他人の個人番号を利用し直接各記録を参照しようとしても、できません。

システム概念図

さて、「国民の利便性向上」というお題目が掲げられているとは言え、私たちがすぐにそのメリットを感じられる機会は乏しいでしょう。
あくまで、マイナンバーを「利用する」のは公務員や年金機構の職員などに限られ、私達のような企業の担当者はそれに「協力する」形となるからです。

このことから、マイナンバー制度は企業にとっての「迷惑業務」と揶揄されることさえあります。
しかし、制度の趣旨を説明し、全ての従業員に納得の上協力してもらわなければ、段取りよく業務を進められません。
制度の導入自体は既に決まっており、避けられないことです。日本社会全体の能率を上げるために、前向きに取り組んでいきましょう。

まだある!マイナンバーの「気になること」

いつから始まるの?

具体的なスケジュールとしては、平成27年(2015年)10月より番号の通知が始まり、平成28年1月より番号の利用が始められます。
ただし、税分野では平成28年から、厚生年金や健康保険などの社会保障分野では平成29年からの利用開始と、それぞれ準備の関係で一律にスタートされるわけではありません。

マイナンバー制度の対象者は?誰が関係するの?

国内に住民票のある、赤ちゃんからお年寄りまで全ての人に個人番号が発行されます。
また、すべての法人に対しても法人番号が発行・通知されます。

大きい会社の話じゃないの?

個人情報保護法とは異なり、中堅・中小企業、小規模企業などの企業規模や保有する情報の量に関わらず、すべての企業が影響を受けます。
例え従業員1人でも、個人事業者でも、マイナンバーの管理は必要です。
→会社や業務が具体的にどのような影響を受けるかは、次の項で解説します

パートやアルバイトも対象?

正社員だけでなく、契約社員やアルバイトなども制度の対象となり、各種手続きにマイナンバーの利用が必要となります。大勢のパート社員を抱えている事業所は、作業の負担が増しますので要注意。

マイナンバーをそのまま社員番号にして利用できる?

できません。
マイナンバーのうち「個人番号」は、法令によりその使途が税や社会保障の手続きに限定されています。
社員番号として利用するということは、企業内における社員管理ということですから「目的外利用」とみなされ、認められません。


各企業ではどのような対応が必要か?

情報ばかりが氾濫し、何だかややこしく感じるのが「対応方法」です。
実際に私たち企業の人事・総務担当者は何をどうしたら良いのでしょうか?
実は、具体的にすることはいたってシンプル。大きく分けると4つしかありません。

たったの4つ!

1.従業員や関係する人から個人番号を集める【取得】
2.集めた番号をしっかり管理する【保管】
3.各種申告書に、番号を記載する【利用】
4.不要になった番号を廃棄する【廃棄】

順番に見ていきましょう。

1.従業員や関係する人から個人番号を集める【取得】

マイナンバーの利用が始まることで、各企業は給与支払報告書や社会保険の資格取得届等の各種法定調書および届出書の指定欄に、それぞれ対象者(従業員やその家族)の個人番号を記載して提出しなければなりません。
よって、まずしなければいけないのは、「個人番号の収集」です。

2015年10月以降、皆さんを含め、国内に住民票のあるすべての方に個人番号の通知が始まります。
通知方法は、住民票記載の住所に郵送で送られてくる「個人番号通知カード」です。
あらかじめ自社の従業員に与えられた個人番号の収集方法や、収集先の準備をしておきましょう。

個人番号通知カード

集める前にしておきたいこと

(1)個人番号通知カードが確実に届くよう、住民票の住所を確認しておくように呼びかけましょう。

個人番号通知カードは、住民票に登録されている住所に届きます。最近引っ越しをした社員などには、異動手続きを行ったか確認しておくよう、事前に呼びかけておきましょう。

(2)誰の個人番号を集めなければいけないのか、リストアップしておきましょう。

特に、従業員の扶養家族や、報酬などの支払調書を発行する先が「個人」の場合、その方の個人番号も集める必要があります。

こんな時、マイナンバーは必要?

・外部講師への講演依頼、外部ライターへの原稿執筆依頼
 →支払調書への記載が必要となるため、報酬支払に際し支払先の個人番号または法人番号が必要です。

・社会保険に加入しない短期アルバイトを雇用する場合
 →雇用形態にかかわらず、給与支払をする従業員全員の個人番号が必要です。

・事務所の家主さんが個人の場合
 →不動産の使用料等の支払調書を作成しますが、その際、個人番号が必要です。

・従業員の扶養家族
 →従業員の扶養家族全員の個人番号が必要です。
個人番号通知カードは、「世帯ごと」に送られます。単身赴任や実家の両親など、離れた場所に住んでいる家族を扶養している従業員には、その家族の個人番号を把握してもらわなければなりません。 

(3)実際に番号を集めましょう

まずは、個人番号通知カードが自宅に届いたらすぐに持参してもらうのが良いでしょう。
個人番号通知カードの送付は平成27年10月から始まっています。
本来、このカードだけでは顔写真がなく身元確認ができないため、免許証やパスポートなどを併用して本人確認を行うこととされていましたが、これは「なりすまし」を予防するためです。
小さな会社ではお互いいつも顔を合わせて業務をしているでしょうから、偽ることは難しく、あまりとらわれなくてよいでしょう。※1

なお、番号通知カードのコピーをとらせてもらい、保管することは禁じられていませんが、保管方法には充分注意しましょう。
一枚で個人番号の確認も身元確認も完遂できる、顔写真の入った「個人番号カード」も発行されますが、申請が必要ですので、住基カードのように全員が持つとは限りません。

個人番号通知カードと個人番号カード

一連の番号確認は郵送でも可能とされていますので、直接来社してもらうのが難しい、離れたところにいる報酬支払先などに対しては、番号通知カードと本人確認書類をコピーして書留などで送ってもらうように依頼しましょう。
従業員の家族のマイナンバーについては、会社は確認する必要がなく、記入をする従業員が自分の家族のマイナンバーを確認すればいいことになっています。※2

いずれにしても、個人番号は誰が、いつ、どこで、どのように収集するのか、早めに決めておきましょう。

※1 国税庁の通達により、従業員については、入社時に住民票などの提出を受けて本人確認を行っていれば、マイナンバー取得時に改めて身元確認資料を追加で求める必要はないとの解釈が示されました
※2 国民年金の第3号被保険者の届出に限っては、事業者が第3号被保険者のマイナンバーを確認する必要があります。この場合、従業員に本人確認事務を委託する形をとることでクリアできるでしょう。その際は、後に掲げる「利用範囲の通知」を行いましょう。

個人番号を集めるタイミングについて

「いつまでに」という決まりがあるわけではなく、各官庁への申告書を出す段階で書ければよいわけです。

ただ、平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書にはマイナンバーの記入欄が設けられています。
通例ですと、ほとんどの職場で年末には記入を依頼しているでしょうから、そのタイミングで否が応でもマイナンバーは集まってきてしまいます。
この段階で番号通知カードを集め、個人番号が正しいかどうかの確認や本人確認などの業務を重ねてしまうと、ただでさえ忙しい年末年始に混乱を来してしまいます。
番号収集は通知が始まったら、早めに済ませておくことをおすすめします。

(平成28年1月22日追記)
国税庁より平成28年分給与所得者の扶養控除等申告書は、平成27年中に集めれば個人番号の記載不要という見解が示され、また個人番号通知カードの印刷や配達の遅れも重なり、マイナンバーの収集業務自体を先送りする企業が続出しました。
ただ、平成29年1月に法定調書を作成する段階では、すべての従業員とその扶養家族および報酬支払先の個人番号を利用する必要がありますので、どこかのタイミングで番号収集業務を行う必要があることは変わりません。
通知カード紛失の恐れも考慮すると、やはりなるべく早く番号収集業務を行うことをおすすめします。


なお、もし番号通知カードの到着から会社の番号収集までの間にカードを紛失されてしまうと、通知カードの代わりとなる書類は「個人番号が記載された住民票」のみとなります。
これは改めて交付申請しないと手に入らないため、従業員にとって、非常に時間と手間がかかります。

個人番号を集める際には、利用目的・範囲について説明しましょう

通知書の体裁をとって、下記の利用場面を列挙した通知書を従業員に渡すとともに、説明をしましょう。この手順を踏めば、一度収集した個人番号を掲げた範囲内で利用できます。※1

  • 源泉徴収票の作成事務
  • 厚生年金保険の届出事務
  • 健康保険の届出事務
  • 雇用保険の届出事務
  • 労災保険の手続事務

当然、個人番号自体、税と社会保障に係る目的にのみ利用できるもののため、自社の判断で自由に利用場面を増やすことはできません。

※1 利用目的の通知は、従業員100人以下の中小・小規模企業かつ個人情報取扱事業者でない場合「義務」ではありませんが、従業員教育や個人番号提供に際する従業員の不安軽減などのために、実施しておくと良いのではないでしょうか。

2.集めた番号をしっかり管理する【保管】

番号を集める前に、番号を管理する体制の準備をしておくと良いでしょう。
具体的には、

  • 番号収集のときに利用した書類(番号通知カードのコピーなど)をどこに保管するか
  • データ化する場合、どのパソコンにどのように保管するか
  • そのパソコンを操作する人や管理するソフトウェア、ファイルの決定
  • これらを決められた人しか操作できないよう設定をするためにはどうすればよいのか

これらのことを考えておきましょう。
文書化しておくと、引き継ぎの際に役立ちますし、担当者各々の個人番号に対する意識をそろえることができます。

個人番号の取扱いルールは、文書化しておきましょう

マイナンバー制度対応のツボは、個人番号の管理体制

個人番号は、勤務経歴や収入、ゆくゆくは預金口座とも紐付く可能性があるなど、個人のプライバシーに結び付く非常にデリケートな情報です。
このため、漏えいさせた事業者には厳しい罰則が科せられます。従業員の住所や電話番号とは一線を画した、高いレベルの保護・管理体制が求められているということです。

また、罰則の有無にかかわらず、従業員はこのような大切な番号を会社に預けるという事に対し、多少の不安感を抱くものです。
こうした不安を取り除くためには、やはり情報管理の仕組みやルールが整えられていること、用途・目的に対する説明がきちんとなされていることが大切です。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインにより定められた「安全管理措置」

個人番号を安全に管理するために気を付けるべきこととして、ガイドラインでは次の4点を挙げています。

1.番号を取り扱う組織としての対応(組織的安全管理措置)

 ・責任者を決め、番号管理を担当する人も限定しましょう
 ・社内における番号取扱方法についてきちんとルール化(明文化)しましょう
 ・番号の収集、廃棄の履歴を管理するために、業務日誌やメモをつけましょう

2.番号を取り扱う従業員への対応(人的安全管理措置)

 ・番号管理を担当する人に対して、事前に制度や取扱ルールについて教えましょう
 ・ルール通りに管理されているか、定期的に確かめましょう

3.番号を取り扱う場所への対応(物理的安全管理措置)

 ・個人番号を入力する場所を区切りましょう
 ・のぞき見されないように仕切りを置きましょう
 ・番号が書かれた書類は、鍵のかかる棚や金庫に保管しましょう
 ・番号が書かれた書類を机の上に出しっぱなしにしないようにしましょう

物理的安全管理措置

4.番号を取り扱う機材環境への対応(技術的安全管理措置)

 ・番号を管理するパソコンやソフト、ファイルにはパスワードをかけましょう
 ・給与計算ソフトや申告ソフトなどを、マイナンバーに対応できるよう最新版に更新しましょう
 ・給与計算ソフトなどのアクセス権限などの設定を再確認しましょう
 ・番号を管理するパソコンには、ウイルス対策ソフトを入れ、こまめな更新も忘れずに
 ・番号を管理するパソコンでは、メールの受信を避けましょう

これらの対策をしっかり行うことで、漏えい事件が起こる可能性を大きく減らすことができます。

上記は「中小規模事業者に認められる特例的対応」に基づいた内容です。
ガイドライン上ではいずれの施策も「〜を行うことが望ましい」という書き方となっていますので、この通り行うことを強制するものではありませんし、自社に見合った運営方法に調整することも可能でしょう。
例えば、給与計算を社長夫人が自宅で行う場合、それだけで「番号を取り扱う場所への対応」はクリアできています。
しかし、漏えい事案を起こしてはならないという点、万一漏えいや紛失が発生した場合は、罰則が科せられることに変わりありません。

従業員100名を超えるような大規模事業所および小規模企業であっても「個人情報取扱事業者」では、より厳格な業務体制を構築する必要がありますのでご注意ください。

3.各種申告書に、番号を記載する【利用】

☆平成28年(2016年)1月から番号の利用開始
 →もっとも早く利用が想定されるのは…
  平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の提出※1
  社員の入退社に伴う雇用保険被保険者資格取得/喪失届の提出 など
☆それ以降、随時
 →社員が新たに入社する際、毎回マイナンバーを収集する業務が発生
 →各種届出書、申告書の提出時、随時マイナンバーの記載が求められるように※2
 →保管期間を過ぎた書類やデータを廃棄処分する

※1 平成28年1月末の源泉徴収票・給与支払報告書提出時(平成27年分の年末調整)においては、マイナンバーは利用されません。平成28年分より源泉徴収票等の様式が変わり、マイナンバーの記載が始まります。
なお、国税庁より平成28年分給与所得者の扶養控除等申告書は、平成27年中に集めれば個人番号の記載不要という見解が示されました。

※2 厚生年金や健康保険など社会保険分野においては、平成29年1月からのマイナンバー利用開始を目指しています。それまでは、旧来の各種様式が使える見込みですし、マイナンバーの記載は求められません。

いきなりあらゆる場面で全面的に導入されるのではなく、徐々に適用範囲が拡大していくイメージです。
つまるところ、従業員や報酬支払先のマイナンバーを収集・保管していることを前提に、各届出様式の変更や適用時期についての細かな情報収集を継続・対応していくか、あるいは各機関の窓口での指示に従う形となります。

個人番号の正誤確認について

扶養控除等申告書や、退職所得の受給に関する申告書など、従業員が自ら個人番号を記載する書類もあります。
番号が間違っていないか、既に保管している書類や個人番号収集の際に得た情報と照合して提出しましょう。なお、この場合の本人確認は不要です。

業務ソフトウェアの対応について

番号を収集したら、一旦給与ソフトの社員情報に追加入力することになるでしょう。
個人番号を補完できるよう改修されたソフトを入手する方法は、お持ちのソフトウェアやバージョンによって異なります。

→詳細は ソリマチソフトウェアの対応 についての項をご覧ください。

サプライ用品の様式変更について(平成28年2月16日追記)

順次、マイナンバー記載欄を組み込んだ様式が公表されており、ソフトウェア側での対応も行われます。

関係する帳票はある程度予測が付きますので、特に人数の少ない会社では、用紙が無駄にならないよう、残数や発注数、発注時期に注意したいところです。

現時点で明らかなのは源泉徴収票のみです。
当然、専用サプライによる出力ではない「各社会保険の被保険者資格取得・喪失届」「月額変更届・算定基礎届」等の各種申告書類などにもマイナンバーの記載欄は設けられますので、影響は広範に及びます。

源泉徴収票

源泉徴収票新様式

・用紙が「A4四つ切り(A6)」から「A5単票」に変更されます。
・「支払いを受ける者」及び「控除対象扶養家族」の氏名右側に
 「個人番号」が新設されます。
・年末調整で使用するのは平成28年(平成29年1月提出分)からです。
 但し、退職者に対しては、平成28年1月分より新様式が適用
 される見込みです。
退職者本人に交付するため、平成28年2月15日より新様式の印字に
 対応するプログラムを配布しております。
 現時点では、市町村および税務署提出用の様式は出力できません。
 平成28年分年末調整には、次期18シリーズにおいて対応する見込みです。
 退職者本人交付用源泉徴収票は、白紙に罫線ごと印字します。
・受給者本人交付用には、マイナンバーは印字しません。
平成28年分源泉徴収票様式(国税庁・PDFファイル)
記載のしかた(国税庁・PDFファイル)

影響を受けるサプライ
 ・SR220

委託のルール

小さな会社では、年末調整や源泉徴収票の作成、社会保険関係書類の作成事務について、外部の税理士や社会保険労務士に委託している場合があると思います。

このような場合でも、個人番号の管理を丸投げできるわけはなく、委託者側(企業側)に「安全管理がなされていることを監督する義務」が発生します。
改めて委託契約書の中に「秘密保持義務」や「個人情報の事務所外への持出禁止」「万一情報漏洩事案が発生した場合の責任の所在」などの既定があるか確認し、なければ新たに盛り込んでおきましょう。

4.不要になった番号を廃棄する【廃棄】

個人番号は、税および社会保障に関する手続き書類の作成をする必要がある場合に限り、保管し続けられます。
必要がある場合だけ保管でき、必要がなくなったら廃棄する。この原則をきっちり守りましょう。

「必要がなくなった」の判断基準は、従業員の「退職後ただちに」ではなく、各種帳票の法律上の保管期間が経過したか否かです(例:扶養控除等申告書は、7年間保存)。
日付まできっちり管理することを義務付けられているわけではありませんから、一定期間ごとに忘れることなくきちんと廃棄されるようルールを作り、担当者に意識づけ、徹底していくことが必要です。パソコン上のデータでも同様です。

なお、個人番号が書かれた書類を廃棄する際は、必ずシュレッダーにかけるなど、復元困難な形にした上で処分しましょう。

法人番号について

各種帳票には、従業員の個人番号だけでなく、給与や報酬・保険料の支払元である御社のマイナンバーである「法人番号」の記載欄も設けられます。

法人番号については、12桁の「会社法人等番号」(会社等の登記事項証明書や登記事項要約書に「0100-01-000000」のような形式で印刷されている番号)の先頭に1桁の検査用文字を追加するだけのもので、それぞれの会社に順次郵送で通知が来ています。インターネット上にも公開されます。

また、個人事業の場合は個人事業主の「個人番号」を記載することになります。

小規模企業ではない場合のガイドライン、その他資料・関連情報

本ページでは、ここまで小規模企業における「緩和された安全管理措置」に基づいて解説してきました。
これは、従業員100人以下の小規模事業所にのみ該当する内容であり、それ以外の事業所については、特定個人情報(個人番号)の取扱規程の策定や、取扱担当者を明確にしておくなど、幾分踏み込んだ内容を「義務付け」しています。

一度、各事業所担当者様においても、内閣府および特定個人情報保護委員会のホームページをご覧になり、取るべき対応について把握されることをお勧めします。

特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(特定個人情報保護委員会)
ガイドライン資料集(特定個人情報保護委員会)
 └従業員教育などにそのまま使える、簡単なレジュメ(プリント)などが手に入ります
マイナンバー特集(政府広報)
 └一般国民向けのページです。映像なども交え、分かりやすく案内されています
マイナンバー総合案内(内閣府)
 └マイナンバーに関わる全ての方を対象とした、詳細な案内です。よくある質問に、具体的なケースと
  望ましい対応が列挙されています


【京都】マイナンバーセミナーを開催します

※このセミナーは終了しました。
平成28年1月、マイナンバー制度がスタートしました。

とはいえ、現実には、通知カードの配送遅れや「マル扶」様式への個人番号不記載容認、退職者向け源泉徴収票への記載免除など、先送りにできる材料が揃ったために、事業所の対応が遅れがちとなっています。

しかし、平成29年の年末調整からは必ずマイナンバーを含めた源泉徴収票を提出しなければなりませんし、遅くともそれまでには社内のマイナンバー保管体制を確立しなければなりません。

この補完体制の構築は、本ページでも説明してまいりました通り、全社横断的な大仕事です。
ただこうすればよいという正解がない、言わば会社・事業所ごとの正解を、自社なりに考えて用意しなければならない、従来にあまりないタイプの制度・法改正です。

ここで今一度、制度のあらましを知り、事業者としてどのようなことに気を付け、どのような行動を起こせばよいのか、一緒に確認しませんか。
まだまだ社内対応がお済みでない方、手は付け始めたが不安な方、是非ご参加くださいませ。

セミナー概要

日時:平成28年1月26日(火)
時間:13:45〜15:45(13:30受付開始)
場所:京都府中小企業会館 805号室
   京都市右京区西院東中水町17
料金:無料
定員:50名(定員に達した時点で受付終了いたします)
主催:ソリマチ株式会社
協賛:株式会社ミモザ情報システム

セミナー内容

・マイナンバー制度概要
・マイナンバー取得から破棄までの流れ
・従業員のマイナンバー利用時の注意点
・番号の管理を含めた社内対応策

※税理士の先生をお招きして講演、質疑応答いただきます。
※ソリマチ製品のマイナンバー対応状況についてもご案内いたします。

セミナー申し込み方法

下記フォームからお申し込みください。
http://goo.gl/forms/YZuSKQbF50

本件に関するお問い合わせ先

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