経費精算をもっとラクに！「エクセル・紙」運用のムダをなくす方法
経費精算のたびに、なんとなく「面倒だな」「時間がかかるな」と感じていませんか？
社員数が少ない会社こそ、ちょっとした手間が業務を圧迫しやすく、気づかぬうちに会社全体のムダな時間や負担につながっているケースもあります。
本ページでは、エクセルや紙での経費管理にありがちな場面や、それが引き起こすムダを振り返りながら、どうすればラクになるのかをご紹介します。
こんな企業におすすめのページです
- 経費精算をエクセルや紙で行っている
- 申請ミスや差し戻しが頻繁に発生している
- 社員の申請・承認に時間がかかり、非効率を感じている
このページの目次
経費精算、こんなことで毎月困っていませんか？
「申請フォーマットがまた増えてる!?」「部長のハンコ待ちで経費精算が進まない」「月末にドサッとレシートが来て残業確定」
経費精算の現場で、こうした問題が繰り返されていませんか？
ここでは、エクセルや紙で管理している会社でよく起こる6つの困りごとを申請者と経理担当者それぞれの目線でご紹介します。
1つ1つは小さなことでも、積み重なると意外と大きな負担になっているかもしれません。
申請フォーマットが複数！どれが最新かわからない
申請者
「交通費の申請フォーマットが見つからない」と、共有フォルダを何度も行ったり来たり。
提出したら「フォーマット変わってるよ」と差し戻し…。
経理担当者
旧フォーマットが来るたびに「またか」と連絡。結局、こっちで新しいフォーマットに打ち直し。月末はこれが何件も重なり、負担が増える一方。
まとめてドン！申請期限切れの提出が山積み
申請者
面倒で溜めていたレシートの中には先月分も。今月分とまとめて提出するも「また期限過ぎてるよ」と怒られ、毎度ペコペコ。
経理担当者
何度注意しても、みんなギリギリ…。中には申請期限を過ぎて提出する社員も。正直かなりストレス。
ハンコ待ちで迷子に…紙の申請書が消えた!?
申請者
確かに○○部長に渡したはずの申請書が行方不明。探しても見つからず、結局また最初から書き直し。
経理担当者
申請者から「書類が見当たりません」と連絡。どうせ○○部長のデスクの山の中だろうけど、催促しづらい…。
領収書の貼付が地味に面倒
申請者
財布からシワシワの領収書を引っ張り出し、必死に伸ばして台紙にペタペタ。台紙からはみ出してるけど、これで合ってるのか不安。
経理担当者
印字が薄くなった領収書、金額がよく見えない。読めずに差し戻し→再提出を依頼すると嫌な顔をされる…。
入力ミスで思わぬ金額に
申請者
エクセルに金額を手打ちしたら「1,000円」が「100円」に。レシートと金額が違うよ、と経理に指摘され、慌てて修正。
経理担当者
明らかにミス。でも念のため確認、申請者が捕まらないとさらに時間ロス。
インボイス・電帳法、正直よくわからない
申請者
「この領収書、登録番号がない」と経理から言われても、ピンとこない…。インボイス制度って結局何？
経理担当者
電子データの保存ルール、細かすぎて自信がない…。制度対応、正直いつも不安。
1つでも思い当たることがあれば、この機会に今のやり方を見直してみてもいいかもしれません。
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情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
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そのお困りごと「エクセル・紙」での運用が原因かも
「うちはまだ小規模だし、エクセルで十分」「紙の申請書でなんとかなってる」「経費精算に費用はかけられない」そう思っていませんか？
確かに、エクセルや紙ならシステム費用はかかりません。
でもその分、申請にかかる時間やミス対応、確認作業など、ムダな手間や時間が『隠れコスト』として積み重なり、会社全体の負担を増やしていることも多いのです。
こうした見えにくいムダや負担を放置すると、気づいたときには業務効率の低下や社員のストレス、残業増加につながることも。一度、今の経費精算のやり方を見直してみませんか？
実はこんなにかかっている『隠れコスト』
- 多くの項目を手入力や手書きするのにかかる時間
- 申請のためだけに外出先から帰社する負担
- 紙の書類を印刷・回覧する手間
- 申請ミスやフォーマット間違いのやり直し時間
- 申請書を回す間の待ち時間
- インボイスや電帳法対応など新制度についての調査負担
『隠れコスト』を放置すると会社にこんな損失が
- 本来の仕事に集中できず、売上チャンスを逃す
- 経費精算のための残業が常態化し、働き方改革に逆行する
- 支払遅延やミスが増え、社員の信頼を損なう
- チェック漏れから、経費の不正利用につながるリスクが高まる
- インボイス・電帳法違反が不安で、制度対応に気を取られる
- 月次決算が遅れ、正確な数字が見えるまでに時間がかかる
「経費精算システムは高い」と思われがちですが、実は月額3,000円から始められる経費BANKなど中小企業にぴったりのサービスもあり、低コストで大きな導入効果が期待できます。自社に合うかどうかを知るだけでも、まずはお気軽にご相談ください。
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「エクセル・紙」運用を卒業！システム導入で経費精算をラクに
ここからは、経費精算システムを導入することで、どんな効果が期待できるのかをご紹介します。
今感じている『お困りごと』や『隠れコスト』も、システムを活用すればしっかり減らせて、経費精算がもっとラクに、もっとスムーズに進められるようになります。
申請・承認・精算がスピードアップ
これまでの「紙の申請書を印刷 → 上司のデスクへ持参 → ハンコ待ち → 経理に提出」という面倒な流れが、スマホやパソコンから簡単に申請できるようになります。
承認者には自動で通知が届き、外出先でも内容確認・承認ができるため、申請書が机の上で迷子になったり、申請者が「いつ返ってくるのか」とハンコ待ちで不安になることがなくなります。
また、「紙が見つからない」「渡したはずなのに消えた」と探し回るムダな時間とストレスからも解放され、経費精算がスムーズに進みます。
いつでもどこでも簡単！スマホで申請
自動的に適切な承認ルートへ振り分け！ワークフローの設定
入力ミス・差し戻しが大幅減少
エクセルの手入力や紙の申請書は、どうしても入力ミスやフォーマット違いが起こりがち。
「交通費の桁を間違えた」「古いフォーマットで申請して差し戻し」
そんな無駄なやり取りが積み重なると、経理担当も現場も余計な負担や手間が増えてしまいます。
システムなら、金額や入力項目の抜け漏れを自動でチェック。申請者も迷わず入力でき、経理の確認・差し戻し作業も大幅に減らせます。
また、「規程違反チェック」の機能を利用すれば、あらかじめ設定した社内ルールに反する経費申請に対して、警告の表示や申請ブロックをすることも可能です。
規定違反チェックの利用例
- 「電⾞代」の場合は必ず経路検索機能から入力する
- 「宿泊費」は10,000円まで
- 「タクシー代」を利用した場合は備考に理由を記述する
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応できる
「インボイス番号が記載されてない領収書が混ざってる」「電子データの保存ルールがよく分からない」こうした不安も、システム導入で解決できます。
領収書の登録番号チェックや電子データの保存、改ざん防止の仕組みなど、最新の法令に沿った対応が自動化されており、複雑な制度もシステム任せにできます。
経理担当が「調べながら対応する負担」や「いつかミスするかも」という不安を抱え続ける必要がなくなります。
経費の見える化でムダを発見できる
経費申請が紙やバラバラのエクセルだと、集計に手間がかかり、どこにどれだけの経費が使われているのかが見えづらくなります。
システムを使えば、部門別・項目別の経費状況をリアルタイムで集計することも可能。
たとえば「今月は営業交通費が想定より多い」「交際費が増えている」など、ムダや偏りにすぐ気づけるようになります。
数字を見ながら無駄遣いを抑える意識が全社で高まり、コスト管理がしやすくなります。
経理担当の負担軽減・残業削減
「月末になると領収書が山積み」「締め日ギリギリにレシートがどっと出てきて残業確定」そんな状況が続けば、経理担当が疲れ切ってしまうのも無理はありません。
クラウド型システムを導入すれば、領収書はスマホで撮影・アップロード。場所を選ばず、いつでも簡単に申請できるようになるため、その場で申請する社員が増え、月末の業務集中を防げます。
さらに、自動チェック機能で入力ミスや差し戻しも大幅に減少。経理担当の負担が軽くなり、業務効率も働き方も大きく改善できます。
社員のストレス軽減・満足度向上
立替金の精算が遅れたり、何度も差し戻されたりすると、申請する側も「経費精算って面倒」「やりたくない」とストレスを感じがちです。
システムなら、申請がスムーズに進むだけでなく、法人クレジットカードと連携することで小口現金・仮払いの廃止も実現できます。
これにより「立替精算のために財布からお金が減る」「精算が遅れて困る」といった不満が減り、社員の満足度や働きやすさが向上します。
業務時間をコア業務に集中できる
申請や確認、差し戻し対応、データ集計といった「手間のかかる経費精算作業」に時間を取られていると、本来やるべき仕事、たとえば売上につながる営業活動や、企画・改善の取り組みに時間を割けません。
システム導入により経費精算が効率化されることで、社員も経理も、コア業務に集中できる時間が生まれます。
無駄な作業を減らすことで、生産性が上がり、会社全体の業務効率も底上げできます。
従業員数50名の企業が経費BANKを導入した事例では、経費精算にかかる作業時間が約80％も削減されたという調査結果もあります。（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社調べ）
＼ 作業時間80%削減！／
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まずは自社に合う改善策があるか、確認してみませんか？
経費精算のミスや手間、申請書のやり直し、月末の残業。そのあるあるは、ほんの少し仕組みを変えるだけで、もっとラクになるかもしれません。
当社では中小企業におすすめの「楽楽精算」「経費BANK」「マネーフォワードクラウド経費」3つの経費精算システムを取り扱っております。
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