経費精算システムで電子帳簿保存法（電帳法）対応がラクに！
2024年1月に電子帳簿保存法（電帳法）が改正され、メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、紙に出力せず、電子データのまま保存することが義務化されました。
これにより、紙で受け取る領収書と電子データの領収書が混在するようになり、証憑の管理が以前よりも複雑になっています。
制度の施行以降、「一応対応したけれど運用が煩雑になった」「本当に要件を満たせているか不安」と感じている企業も少なくありません。
このページでは、電帳法の基本と、中小企業が無理なく確実に対応できる経費精算の仕組みづくりについて解説します。
このページの目次
電子帳簿保存法（電帳法）とは？
まずは、電子帳簿保存法（電帳法）について簡単に説明します。
電帳法は、これまで「紙での保存」が原則だった帳簿や領収書、請求書などの証憑類を、電子データで保存できるように定めた法律です。
1998年に施行され、時代の変化に合わせて改正を繰り返し、2024年1月からは電子取引データの電子保存が完全義務化されました。
これにより、現在は、電子データで受け取った証憑は、紙に印刷して保存することは原則できなくなり、電子データのまま保管しなければなりません。
一方、店舗などで紙で受け取った領収書やレシートは、これまで通り紙での保管も可能です。
ただし、スキャンやスマートフォンで撮影して電子化しておくと、紙を管理・保管する手間を減らせるため、電子化を進める企業も増えています。
電帳法の対象と保存区分
電帳法の対象となる証憑は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」です。
これらは、保存方法によって「電子帳簿等保存（※）」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に分けられ、いずれかの保存方法が義務または任意となります。
※「電子帳簿保存法」と「電子帳簿等保存」、似ている言葉ですが、違う意味を指しています。
- 電子帳簿等保存
会計ソフトなど、パソコンで作成した帳簿書類が対象です。
最低限の要件を満たすことで、紙に出力せず電子データのまま保存してもよいとされています。 - スキャナ保存
紙で受領した証憑も、スキャナで電子化、またはスマートフォンやデジタルカメラで撮影することで電子保存可能です。 - 電子取引データ保存
メールやクラウドで受け取った請求書などの電子データ。電子データのまま保存することが義務化されています。
このうち、経費精算業務で特に関係が深いのは「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」です。
どちらも電子データを保存する際には、データの改ざんや削除を防ぐ「真実性の確保」と、税務調査時などにいつでもデータを検索・閲覧・出力できる状態にする「可視性の確保」が必要です。
経費精算業務で必要な対応は？
電帳法では、帳簿や領収書、請求書など、経理業務で扱う多くの書類が保存対象になります。
それらの書類を紙で受け取っているのか、電子データで受け取っているのかによって、求められる対応が変わります。
電子保存する書類を確認
電帳法では、電子での保存が義務となる書類と、任意で対応できる書類があります。
まずは、自社で扱っている証憑を整理して、どれが対象になるかを確認しましょう。
電子取引データ（電子データでの保存が義務）
メールやクラウドで受け取った請求書や領収書などの電子データは、「電子取引データ保存」の対象となり、電子データのまま保存することが義務です。
印刷して紙で保管することは認められないため、該当する取引があるかを確認しましょう。
紙で受け取っている書類
店頭などで受け取る紙の領収書やレシートは、引き続き紙で保管しても問題ありません。
ただし、「スキャナ保存」の要件を満たせば、スキャンやスマホ撮影による電子保存も可能です。
どちらの運用にするか、社内で方針を検討しましょう。
保存要件を満たす環境を整える
「電子取引データ保存」と「スキャナ保存」のどちらの場合にも共通して関係するのが、電帳法の保存要件です。
電子データを保存する際には、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
それぞれの要件で細かなルールは異なりますが、ここでは共通する基本的な考え方を簡潔にまとめます。
いずれも守られていないと、税務署から指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。
真実性の確保
データが改ざん・削除されることを防ぎ、変更履歴を追跡できる仕組みを整えることを指します。
具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の記録、削除の制限などで対応します。
可視性の確保
必要なデータをすぐに確認・出力できるようにすることです。
「日付」「金額」「取引先」などの条件で検索できる状態を整えておく必要があります。
社内ルールを決めて浸透させる
電帳法に対応するには、きちんと運用ルールを整え、社内でどう徹底するかも重要です。
ただ、シンプルなルールでも、実際に現場で徹底するのは簡単ではありません。
従業員によって理解度や慣れが異なり、誤って電子データを印刷して提出したり、どのデータをどこに保存すればよいのか分からなくなってしまうこともあります。
こうした「人に依存する運用リスク」をなくすため、システムを活用する企業が増えています。
経費精算システムで電帳法対応がラクに！
紙や電子データを分けて管理したり、従業員に複雑な保存ルールを徹底したりするのは大きな負担です。
クラウド型の経費精算システムを導入することで、電帳法で定められた保存要件をシステムが自動的に満たし、申請者や経理担当者が意識せずとも自然に、かつ確実に対応できる環境を整えることが可能です。
複雑な要件を意識しなくても対応できる
クラウド型の経費精算システムでは、電帳法で求められる「真実性の確保」や「可視性の確保」といった要件を、システム内の機能で自動的に満たせるようになっています。
紙の領収書はスマホで撮影してアップロード、メールやクラウドで受け取ったPDFや電子領収書はそのまま添付するだけ。
どの形式の証憑でも、同じ手順で申請から承認まで進められます。
従業員が電帳法の要件や保存ルールを意識しなくても、アップロードするだけで自然に電帳法対応ができる仕組みが整っています。
紙の原本は破棄してOK
紙の領収書やレシートも、「スキャナ保存」の要件を満たして電子化すれば、紙の原本を破棄することが可能です。
システム内で撮影・保存したデータには、タイムスタンプ付与や訂正・削除履歴の確保、解像度の自動チェックなどの仕組みが備わっており、スキャナ保存要件に沿った形で安全に保管できます。
これにより、紙の提出や原本の保管が不要となり、管理スペースの節約や処理工数の削減にもつながります。
必要なデータをすぐに見つけられる
保存されたデータはクラウド上で一元管理されるため、紙と電子データが混在していたときのように、「どこにあるかわからない」「ファイルを探す」といった手間がなくなります。
また、電帳法で求められる保存要件の1つ、「可視性の確保」にも対応しており、「日付」「金額」「取引先」などの条件で必要なデータをすぐに検索・表示できるので、税務調査や監査時にも安心です。
電帳法対応ができるクラウド経費精算システム
当社が取り扱う3つのサービスは、いずれも電帳法に対応しています。
第三者機関であるJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しており、改ざん防止・検索要件など、電帳法で求められる基準を満たしています。
ただし、標準機能として提供される範囲や、オプション契約が必要となる項目など、費用体系および対応方式にはサービスごとに差異があります。
楽楽精算
オプション契約が必要
「電帳法対応オプション」として提供されており、別途契約・費用が必要です。
オプションを利用することで、経費申請時にアップロードされた取引証憑（スキャン画像、スマートフォンで撮影した画像、または電子データで受け取った領収書・請求書）は、「楽楽精算」内で電帳法の要件に基づき適切に保管されます。
タイムスタンプの付与による、改ざん防止の仕組みも備わっています。
オプション料金などは「楽楽精算」のページをご確認ください。
経費BANK
基本機能で対応可能
基本機能で電帳法の対応が可能です。オプション料金がかからないため、低コストで電帳法対応が実現できます。
（タイムスタンプは付与しませんが、ファイルの取扱履歴が管理され、要件に適合します。）
マネーフォワード クラウド経費
オプションプランの契約が必要
「コーポレートプラン」「エンタープライズプラン」といったオプションプランのご契約が必要になります。
これらのプランをご利用いただくことで、取引データについて、タイムスタンプを付与したり、取扱履歴（ログ）を保存したりなど、電帳法対応に則って保管することが可能になります。
オプションプランについては「マネーフォワード クラウド経費」のページをご確認ください。
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自社にあうシステムの選び方
電帳法への対応は、いずれのシステムでも可能ですが、標準機能で対応できるものもあれば、オプション契約が必要なものもあります。
そのため、まずは電帳法対応の条件を確認したうえで、ご予算・利用人数・会計ソフトとの連携など、日々の運用に合ったシステムを選ぶことが大切です。
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