領収書を紛失したときの対処法｜領収書がないと経費で落とせない！？

「領収書をなくしてしまった…！」「領収書がないと経費で落とせない！？」経費精算の現場では、こうしたトラブルは起こりがち。
このページでは、創業30年以上の業務ソフト専門店ミモザが、紛失時の対応方法や領収書が必要な理由など、実務に役立つポイントをわかりやすく解説します。

このページの目次

領収書はなぜ必要？その理由とルールを解説

経費精算では領収書の提出が当たり前のように求められますが、「なくしたらどうなるの？」「そもそもなぜ必要なの？」と疑問に思ったことはありませんか？
実は領収書には、ミスや不正を防ぐための確認資料と、税務調査に備える法律上の保存義務、2つの重要な役割があります。
このあとの「紛失時の対処法」を理解するためにも、まずはその前提となる「領収書が必要な理由」から確認しておきましょう。

ミスや不正を防ぐための確認資料

経費精算の正確性や信頼性を保つために、領収書は欠かせません。
以下のようなミスやトラブルを防ぐうえで、大きな役割を果たしています。

二重申請を防ぐ

領収書があることで、同じ経費をうっかり2回申請してしまう…といったミスを防げます。
特に、複数人で同じ会食に参加したときなどは、重複申請が起こりがち。
領収書を提出することで、申請者も承認者もそれを確認材料としてミスを防ぐことができます。

申請内容の正当性を証明する

経費精算では、申請内容の正当性を明らかにすることも大切です。 領収書があることで、取引の事実を客観的に証明でき、申請者自身の正当性を裏付ける手段にもなります。
トラブルを防ぎ、安心して申請できる仕組みとしても、領収書は欠かせません。

内容を確認する

いつ・どこで・何に対して支払われたのか。領収書には、こうした取引の詳細が記載されています。
社内ルールや会計処理の観点からも、内容が適切かどうかを判断する材料として、領収書の確認は欠かせません。

税務調査に備えるため

領収書の保存ルールは、法律でも定められています。
法人税法では、原則7年間の保存が必要とされていて、赤字の繰越控除を使う場合は10年の保存が必要になることも。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令要件を満たした状態での保存も欠かせません。

基本は「7年間」の保存が原則

領収書など取引が完了したことを証明する書類（証憑書類）は、法人税法により原則として7年間保存することが求められます。
この「7年」は、領収書の発行日からではなく、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算します。

欠損金の繰越控除を使う場合は「10年間」保存

赤字決算などで欠損金の繰越控除を利用する場合は、保存期間が10年に延びます。
これは、過去の損失を将来の利益から差し引ける仕組みに合わせて、必要な領収書を長く保管する必要があるためです。

インボイス制度における保存義務にも注意

消費税の仕入税額控除を受けるには、帳簿とあわせて「適格請求書（インボイス）」の保存も必要です。
これが正しく保管されていないと、消費税の控除が認められず、結果的に納税額が増えることもあるため注意が必要です。

紙での保管だけじゃない！電子保存「できる場合・すべき場合」とは？

領収書の保存方法には、紙だけでなく電子データで保存する方法もあります。
これは「電子帳簿保存法（電帳法）」という法律により認められているもので、一定の要件を満たせばスキャン画像やPDFのまま保存することが可能です。
ただし、「ただ写真を撮っておけばOK」というわけではなく、改ざん防止や検索機能など、満たすべきルールが細かく定められています。

原本をなくした場合の対応は？再発行・証憑の代替方法

「領収書の原本をうっかり紛失してしまった！」経費精算の現場ではよくあるトラブルですが、なくしたからといって必ず精算できないわけではありません。ここでは、実務でよく取られている対応パターンをご紹介します。

まずは再発行ができないか確認する

もっとも確実なのは、領収書の発行元に再発行を依頼することです。
店舗や取引先によっては、過去の取引履歴に基づいて再発行に応じてくれることがあります。
ただし、「現金取引で履歴が残っていない」「再発行を受け付けていないと明記されている」といった理由で、対応できないケースも少なくありません。

他の証憑がないか確認する

再発行が難しい場合でも、支払いを証明できる別の書類があれば代替証憑として使えることがあります。以下のような資料は、実務上よく使われています。

• クレジットカードの明細書
• お店から発行されたレシート（領収書でなくても可）
• 注文確認メールや請求書の控え（ECサイトなど）

これらの書類も、支払いの事実を証明するものとして認められるケースが多いです。
ただし、金額・取引先・日付などの記載が不十分な場合は、追加の説明が必要になることもあるため、複数の資料を組み合わせると安心です。

証憑が用意できない場合は「出金伝票」で対応することも

再発行も代替証憑による対応も難しい場合、出金伝票などの社内処理で対応する方法があります。
出金伝票には、以下のような情報を記載するのが一般的です。

• 支払日
• 支払先（店名や会社名など）
• 金額
• 支払内容や目的
• 支払方法（現金・クレジットなど）
• 領収書を紛失した理由
• 作成者の署名・捺印

社内の状況によっては、これをもって精算を認める場合もありますが、税務調査では証拠力は弱くなります。
不正疑惑を招きやすいというリスクになるため、あくまで「最終手段」として慎重に扱う必要があります。

最終的な判断は社内規程次第！早めに相談するのがベスト

領収書をなくしてしまった場合でも、再発行・代替証憑・出金伝票などで対応できるケースはありますが、最終的に精算が認められるかどうかは会社のルールによります。
たとえば、会社ごとに以下のような独自のルールを設けていることがあります。
判断に迷ったら早めに経理担当者や上司に相談するのがベストです。

紛失を防ぐためにできること／保管のコツとデジタル管理の活用

領収書の紛失を防ぐのは「申請者が気を付ける」というのももちろん必要ですが、経費精算のやり方そのものを見直すことも重要です。
立て替えたらすぐに申請できる仕組みをつくることが、紛失リスクを減らすことにもつながります。

すぐに撮影・申請すれば、持ち帰る途中で紛失しない

クラウド型の経費精算システムを使えば、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも申請可能。「立替精算→スマホで領収書を撮影→すぐに申請する」といった運用が実現できます。
たとえば出張先や飲食店で領収書を受け取った直後に申請すれば、

• 鞄の中でぐしゃぐしゃになる
• 帰社途中で紛失する
• 後日まとめて処理しようとしてどこに保管したか忘れる

といったトラブルを未然に防げます。

電子帳簿保存法に対応していれば、紙原本も不要に

多くのクラウド経費精算システムは、領収書や請求書データをアップロードするだけで、電帳法の要件に沿って電子保存することができます。
これにより、法律上は、紙の原本の提出や保管も不要になります。

領収書の紛失トラブルをなくすなら、システム導入がおすすめ

「うっかり捨てた」「どこに入れたか分からない」そんな領収書の紛失トラブルは、仕組みで防ぐことができます。
クラウド型の経費精算システムなら、受け取ったその場でスマホから申請・保存が可能。紙の保管ミスや提出漏れの防止に効果的です。
当社では中小企業におすすめの「楽楽精算」「経費BANK」「マネーフォワードクラウド経費」、3つの経費精算システムを取り扱っております。
サービス比較やご予算にあわせたサービス選びなど、複数メーカーを取り扱う「ミモザ」ならではの視点でお客様にとって最適な製品選びをサポートします。お気軽にご相談ください。

ミモザの経費精算ショップにご相談ください

「複雑で選びきれない」「導入しても現場が使えるか不安」「メーカーサイトの説明が難しい」 そんなときは、私たちミモザにご相談ください。

当社は、創業30年以上の業務ソフト専門店です。経費精算システムだけではなく、会計ソフトとの連携など、業務フローや現場の実情に寄り添った、現実的なご提案が可能です。

「何人での利用？」「経費精算業務で課題に感じていることは？」「利用している会計ソフトは？」
専門スタッフが御社の状況を詳細にヒアリングさせていただき、複数ソフトを取り扱う販売店として“中立な立場”でおすすめのシステムやプランをご提案します。

「導入するかはまだ決まっていない」「自社でも導入できるのか聞きたい」といった情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お電話またはオンラインで、経験豊富なスタッフが丁寧にご案内いたします。まずはお気軽にご相談ください。

経費精算システムの導入をご検討中の方へ
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。

無料で導入相談する

0120-35-2526

電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00

実際の画面をご覧に入れながら、貴社業務にフィットするのか、どの程度業務が効率化するか体感いただけます。費用はかかりませんのでお気軽にご用命ください。

おすすめトピックス

特集ページ一覧へ