経費精算システム導入のススメ

経費精算は経理担当者だけではなく、申請者である従業員、各部署の承認者など多くの人が関わる業務です。
多くの人が関わるがゆえ、「うっかりの計算ミス」や「書類の不備」「社内ルールに沿っていない申請」などが多発。経理担当者はその都度、不備についての説明、差戻しを繰り返すこととなり、面倒なやり取りが増える・・・そんなお悩みをよく耳にします。
本ページでは、経費精算業務でありがちな「ここが大変！」を洗い出し、それらを解決するクラウド型の経費精算システムについて解説します。

このページの目次

ここが大変！経費精算の課題

経費精算処理に課題を感じているのは経理担当者だけではありません。
外回りや出張が多い営業担当、多くの部下を抱える承認者、それぞれの立場でそれぞれの負担を感じています。
みなさんの会社でもこんな課題はありませんか？

経理担当者はここが大変！

• 金額、社内規定、書類の添付、チェックしないといけないことが多くて負担が大きい
• 計算間違い、記載漏れ、申請書の不備など申請ミスが多い
• 申請ミスによる差戻しをしたいのに担当者が捕まらない
• まとめて申請されるので月末は大忙し
• 手作業での仕訳に時間がかかる

申請者はここが大変！

• 申請するために会社に行かないといけない
• 出張が多いと交通費を調べるだけで一苦労
• 領収書を見ながら入力するのが面倒くさい
• 承認者が忙しくてなかなか捕まえられない

承認者はここが大変！

• 承認するために会社に行かないといけない
• 申請に間違いがないかの確認が大変
• 部下が多くて申請が多いが忙しくて時間が取れない

クラウド型経費精算システムの導入で課題を解決

これらの課題を解決するのが「クラウド型経費精算システム」。
システムを導入し、経費精算をペーパーレス化することで、経理担当・申請者・承認者、すべての人の業務環境を改善します。

システムの導入で「できる」ようになること

経費精算業務は「申請→承認→経理処理」といった一連の流れに沿って行われるため、申請がラクになることが重要なポイント。申請ミスや申請漏れが減り、結果的に承認者・経理担当者の負担を軽減することにもつながります。
ここでは一般的なクラウド型経費精算システムの導入で「できる」ようになることを紹介します。
（あくまで一例です。ご導入の際は、商品ごとの機能紹介をご確認ください。）

いつでも、どこでも申請・承認できる

WEBブラウザから操作できるクラウド型システムならPCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用可能。
営業担当者は外出先や出張先でスマートフォンから、テレワークを主体に働く社員は自宅にいながらPCからなど、場所や時間を問わず、いつでも、どこからでも申請できます。
申請だけでなく承認もいつでもどこでも行えるので、部下をたくさん抱えた忙しい承認者も隙間時間で対応することが可能です。

• クラウド型運用
• スマートフォン対応

AI-OCRで自動入力。手入力を最小限にできる

領収書や請求書のデータをアップロードするとAI-OCR（自動入力）機能で「取引先名」「取引日」「金額」などを取得。
手入力を減らすことで申請業務がスピードアップし、正確性向上にも効果を発揮します。
紙の領収書を受領した場合も、スマホで撮影してそのままアップロードすることができます。

• AI-OCR

交通費精算の手入力を大幅削減できる

出発地と目的地を入力するだけで運賃や経路を自動的に取得できる機能や、モバイルSuica/PASMOの利用明細取得、交通系ICカードの読み取りなど、手入力の手間を減らせるだけでなく、申請ミスの削減にもつながる様々な機能を搭載しています。
定期区間を自動で控除する機能を利用すれば、過払いや不正申請防止にもつながります。

• モバイルSuica/PASMOの利用明細取得
• 交通系ICカード読み取り
• 経路検索システム
• 定期区間の自動控除

チェック・承認の負担を軽くできる

規程違反チェックの機能を利用すれば、社内ルールに沿っていない申請は事前にブロック。ある程度システムによるチェックがされた申請への確認になるため、承認者の負担が軽減できます。
チェック作業の負荷を軽くすることができるだけでなく、申請者自身が社内ルールに則った申請であるかを確認しながら申請できるため、ミスが減り、差戻しによる面倒なやりとりを削減することができます。
ワークフローの設定機能をがあるシステムを導入すれば、申請金額や部門、役職により、システムが自動的に適切な承認ルートへ振り分けることも可能です。

• 規定違反チェック
• 汎用ワークフロー
• 不備入力防止

仕訳業務を効率化できる

自動仕訳機能のある経費精算システムなら、承認が完了した申請内容から自動で仕訳データを作成でき、月次処理がスムーズに行えます。
お使いの会計ソフトと連携すれば、会計ソフトへの転記も不要になり、迅速かつ正確な経理作業が可能に。経理業務改善に役立ちます。

• 自動仕訳
• 会計ソフト連携

色んなシステムがあるけどどれが一番いいの？

結論から申し上げると、一概に「これがいい！」と言い切ることはできません。 業務形態や利用人数、課題を感じていることは会社ごとに異なります。
必要な機能があるか、使い続けることができる価格帯なのか、使用している会計ソフトとの連携は可能なのかなど、複数の視点で自社に適したサービスを選ぶ必要があります。

「小規模企業における経費精算システムの選び方」では従業員数10名～100名程度の経費精算システムの選定のポイントをお伝えしています。システム選定の際にはご参考になさってください。

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