交通費精算は効率化できる！交通費精算システム機能まとめ・比較
交通費精算は、手間やミスが多く、意外と面倒な業務のひとつ。
経路や金額の入力ミス、定期区間の控除忘れ、ICカード履歴とのズレなど、確認や修正に時間がかかっていませんか？
そんな交通費精算の負担を減らせるのが、経費精算システムの交通費精算機能です。
このページでは、創業30年以上の業務ソフト専門店ミモザが、よく使われている機能とそのメリットをご紹介します。
こんな企業におすすめのページです
- エクセルや紙の交通費精算に限界を感じている
- 経路や金額の入力ミスが多く、確認作業に時間がかかっている
- 「交通費精算、もっと楽にしてほしい」と感じている申請者が多い
このページの目次
交通費精算とは
営業訪問や出張、社外での打ち合わせなど、業務で電車やバス、タクシーなどを利用した際にかかった交通費を、あとから会社に請求し、精算することです。
多くの企業では、社員が申請書を提出し、上長が内容を確認・承認したうえで、経理担当者に提出し処理されることで交通費が支給されます。
一般的な交通費精算の流れ
1. 申請者が移動経路・金額を記入
営業先や打ち合わせ場所までの移動経路と、かかった交通費を申請書やエクセルなどに入力します。
2. 領収書があれば添付して提出
必要に応じて、領収書やICカードの利用履歴などを証拠として提出します。
3. 上長が内容を確認・承認
申請内容に誤りがないか、定期区間を含めて正しい金額での申請かどうかを上長が確認し、問題なければ承認します。
4. 経理担当者が最終チェック・支払処理
経理担当が最終的に内容を確認し、問題がなければ交通費を現金や振込・給与との相殺などで支給します。
このように申請者・承認者・経理担当者、と多くの人が関わるため、紙やエクセルで対応している企業では「入力ミス」「申請書類の滞留」「定期区間の控除忘れ」「確認作業の負担」「支給までに時間がかかる」といった問題が起きやすいのが現状です。
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交通費精算をラクにする便利な機能
経費精算システムには、交通費精算をラクにする便利な機能が多数用意されています。ここでは代表的な機能をご紹介します。（システムによっては搭載していない機能もあります。）
運賃や経路を自動的に取得！「経路検索」機能
電車やバス移動の場合、移動のたびに運賃を記憶しておくのは不可能。そのため、申請時に乗り換え検索などで調べて、結果を見ながら申請書に記入している…というケースが多いのではないでしょうか？
紙やエクセルで経路や金額を手入力していると手間がかかるだけでなく、駅名の誤入力や計算ミスも起きがち。申請書の作成に時間が取れずに、ついつい後回しに…なんてことも。
「経路検索機能」が搭載された経費精算システムでは、出発地と目的地を入力するだけで運賃や経路を自動的に取得。自分で調べる面倒や計算・転記の手間、入力ミスがなくなります。
ICカードをタッチするだけ！「交通系ICカード読み取り」機能
SuicaやPASMO、ICOCAなどの各種交通系ICカードを専用アプリや専用の読み取り機にタッチするだけで日付・経路・金額付きの乗車履歴データを一括で読み取り。読み取ったデータの中から必要なものを選んで取り込めば、手入力不要でそのまま申請に使用できます。
明細をワンクリックで取得！「モバイル電子マネー利用履歴取得」機能
WEB上でモバイル電子マネー「モバイルSuica/PASMO」と連携して利用履歴のデータをワンクリックで取得。精算したい明細だけを一括で取り込んでそのまま交通費として申請できます。
スマホでパシャっと！「領収書読み取り」機能
タクシー、駐車場、ガソリン代などの領収書はスマホで撮ってサクッと申請。領収書内の金額、取引先や受領日が自動でデータ化されるので、手入力なしで申請できます。
領収書原本は破棄してOK！「証憑電子保存」機能
領収書をアップロードするだけで自動で電子帳簿保存法の要件を満たした保存ができます。
過去の書類も、取引先名、日付、金額などの項目から簡単に検索が可能。
紙で取り扱っている証憑類は、通常最低でも7年間の保管が必要ですが、電子帳簿保存法に対応すれば原本破棄が可能になります。
過払いや不正申請防止に！「定期区間控除」機能
あらかじめ登録した定期区間を運賃から自動で控除。申請金額から自動で差し引かれるため、交通費の過払いや不正申請防止に役立ちます。また、経理担当者のチェック作業の負担軽減にもつながります。
都度の入力の手間を削減！「パターン登録」機能
よく利用する経路・行先をパターン登録することで、都度の入力の手間を削減できます。営業先や出張先が決まっている場合など、同じ経路を何度も入力する面倒が解消され、申請作業がスムーズになります。
いつでもどこでも！「スマートフォン対応」
クラウド型経費精算システムでは、時間や場所に縛られず、申請や承認が可能。移動が多い社員は外出先での隙間時間に、リモートワークの社員は自宅からなど、さまざまな働き方をしている社員の誰もがスマートフォンを利用して、いつでもどこでも経費精算ができます。
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経費精算システム導入で実現！3つの大きなメリット
交通費精算の効率化を目指す経費精算システムは、申請者から経理担当者まで、関わるすべての人にメリットをもたらします。システム導入で得られる主要なメリットは以下の3点です。
申請者の負担軽減とスピードアップ
ICカード読み取りや経路検索の機能があることで、社員は申請書作成にかかる時間を大幅に短縮。手入力は不要となり、ミスなく簡単に申請が完了します。
また、スマートフォン対応により、移動中や隙間時間を利用して申請ができるので「ためない精算」を実現できます。
運賃や定期区間は自動で控除・計算されるため、金額間違いによる差し戻しの心配もなくなり、申請のストレスが解消されます。
承認者・経理部門のチェックと処理の効率化
システムを導入することで、これまで人手で時間をかけていた確認・照合作業が不要になります。
定期区間の控除や運賃の自動計算が行われるため、承認者は申請内容の妥当性確認に集中できます。
また、経費精算システムは会計ソフトと連携させることも可能。振込データ作成や仕訳データ作成により、手間が劇的に減り、月次処理が大幅にスピードアップします。
不正やミスを防ぐ力を強化
定期区間控除やICカード履歴の照合で二重払いや水増し請求を防止し、経費処理の透明性を確保。不正やミスを未然に防ぎます。
また、領収書読み取り機能で電子保存すると、改ざんを防ぐ仕組みが働き、紙の紛失リスクもゼロに。経費処理の透明性が大幅に向上、企業のガバナンス強化につながります。
交通費精算機能のカンタン比較表
「楽楽精算」「経費BANK」「MFクラウド経費」について、交通費精算に関わる主要機能をまとめた比較表です。
「どのシステムを選ぶべきか」は企業規模や必要な機能によって異なります。
まずこの表で機能差をチェックし、各商品の詳細ページで具体的な料金や機能をご覧ください。
| メニュー | |||
|---|---|---|---|
| 経路検索システム | ○ | ○ | ○ |
| 交通系ICカード読み取り | 専用アプリ | 専用読み取り機 | 専用アプリ |
| モバイル電子マネー利用履歴取得 | × | ▲別途OP | ○ |
| 領収書読み取り（AI-OCR） | ▲別途OP | ▲別途OP | ○ |
| 証憑電子保存（電子帳簿保存法対応） | ▲別途OP | ○ | ▲別途OP |
| スマートフォン対応 | ○ | ○ | ○ |
| 定期区間の自動控除 | ○ | ○ | ○ |
| パターン登録 | ○ | ○ | ○ |
交通費精算以外の機能・料金比較はこちらをご覧ください
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経費精算全体をラクにする他の機能
経費精算システムを導入すると、交通費精算だけでなく様々な申請業務をまとめて効率化できます。
たとえば…
- 出張旅費・宿泊費の申請
日当や手当を自動計算。面倒な出張費・旅費精算をラクにする機能が揃っています。 - 接待や会食などの交際費申請
規定違反チェック機能を使えば交際費・会議費の判断を自動でチェック。1人当たりの単価が自動算出される機能があるサービスも。 - 承認フロー設定
金額や部や課を横断したプロジェクトなど申請内容に合わせた承認フローの分岐設定が可能。設定したフローで承認が自動で進むため、ミスを削減します。 - 会計ソフト連携
自動仕訳機能を使えば経理担当者による仕訳作業が不要に！
これらもスマホやパソコンからスムーズに申請できるので、面倒な紙の提出や手入力の手間を大幅に削減できます。
経費精算の課題解決については、こちらもご覧ください
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