経費精算システムの「承認ワークフロー機能」とは？
承認ルートが曖昧で経費申請が滞る…そんな課題を解消するのが「承認ワークフロー機能」です。
経費精算の申請が「どこで止まっているか分からない」「差戻しが多くてなかなか進まない」
その原因の多くは、承認ルートが曖昧だったり、ルールが現場にうまく浸透していないことにあります。
このページでは、創業30年以上の業務ソフト専門店ミモザが、経費精算システムに搭載されている「承認ワークフロー機能」に注目し、承認ルートを明確に整えることで、申請業務がどう変わるのかをご紹介。
各ソフトの承認ワークフロー機能についてまとめた比較表もご覧ください。
こんな企業におすすめのページです
- 「承認ワークフロー機能」でどんなことができるのか知りたい
- 承認ルートがあいまいで現場が混乱している
- 紙やエクセルの申請がうまく回らず滞りがち
このページの目次
そもそも「承認ワークフロー」とは？
「承認ワークフロー」とは、経費申請などの社内手続きを進める際に、「誰が、どの順番で、どの基準で承認するか」をあらかじめ設定し、そのルートに沿って申請や承認を進められるようにする仕組みです。
手続きの流れを明確にし、統一的に管理することで、業務の効率化やミスの防止につながります。
経費精算で「承認ワークフロー」を定めるメリット
たとえば、経費精算における承認の流れを「申請者 → 課長 → 部長 → 経理」とルール化、承認基準を明示することで、
- 申請者が迷わず提出できる
- 承認者が自分の役割やタイミングを把握できる
- 社内ルールの徹底と手続きの透明化が図れる
- ミスや不正を防ぐことができる
経費精算システムの「承認ワークフロー機能」が必要な理由
「ルールを決める必要があるのはわかったけれど、システムは本当に必要？」と思った方もおられるかもしれません。
たしかに、社内で「誰が、どの順番で承認するか」をルールとして明確に定めておくことは最も重要です。
ただ、実際の現場では、申請書が誰かの机で止まってしまったり、ルートを間違えて差戻しになったり…ルールの周知や正しい運用を徹底するのは、意外と難しいのが現実です。
こうした課題を解消するために役立つのが、経費精算システムの「承認ワークフロー機能」です。
システム上に承認ルートを登録しておけば、申請内容はそのルール通りに提出や通知がなされ、進捗もリアルタイムで確認でき、履歴も記録として残ります。
手間やトラブルを減らし、業務の透明性・正確性を保つうえで、システムの活用は非常に効果的です。
中小企業におすすめの経費精算システムをご提案します！
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
0120-35-2526
電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00
経費精算システムの「承認ワークフロー機能」を解説
経費精算システムの「承認ワークフロー機能」には、企業ごとの承認ルールや業務フローに対応できるよう、さまざまな機能が備わっています。
ここでは、実際によく使われる代表的な機能と、その役割をわかりやすくご紹介します。
「自社に必要な機能はどれか」を考える際の参考としてご活用ください。（システムによっては搭載していない機能もあります。）
柔軟な承認ルートが組める！「多段階承認×条件分岐（ルート自動選択）」機能
「誰が」「どの順番で」承認するかという承認ルートを、自社の運用にあわせて柔軟に設計することができます。
例えば、承認者① → 承認者② → 経理 というような段階的な承認ルート（多段階承認）を設定したり、「5万円以上の申請は部長まで」「旅費精算は別ルート」「プロジェクトごとに」など金額や内容に応じてルートを自動で切り替える条件分岐を設定することも可能です。
システム上で承認ルートを明確にし、自動で判別・制御することで、ミスや滞留を未然に防ぐことができます。
こんな悩みを解決！
- 「これは課長？部長？どっちに出せばいいの？」と毎回悩む
- 承認者が複数いて承認をもらうのに一苦労
- 複雑なルールが社内で浸透しない
承認者が不在でも承認プロセスが滞らない！「代理承認」機能
紙やエクセルでの運用では、承認者が出張や休暇などで不在の場合、申請が滞ってしまうケースが少なくありません。
「代理承認」機能を使えば、あらかじめ代理承認者をシステム上で設定しておくことができ、不在中も申請が自動的に代理承認者に回るため、処理が滞らず、業務の流れをスムーズに保つことができます。
また、不在中に代理承認された内容は本来の承認者にも通知されるため、後から状況を把握でき、承認の透明性も確保されます。
こんな悩みを解決！
- 承認者が不在で処理が数日滞ってしまう
- 急ぎの申請があるのに誰にも対応してもらえない
- 不在明けに承認が山積みになり、処理対応が大変になる
コメントを添えて差戻しできる！「差戻し」機能
申請内容に不備があった場合、「差戻し」機能を使えば、申請者や承認者へスムーズに戻すことができます。
コメントを添えて差戻し理由を伝えられるため、口頭やメールでの確認が不要になり、何を直せばいいか分からない…という事態や、やり取りの手間を減らし、再申請を円滑に進められます。
こんな悩みを解決！
- 差戻しのたびにわざわざ連絡するのが面倒
- 差戻し理由が不明で、申請者が戸惑っている
- 修正内容を巡るやりとりが長引いて再申請が遅れる
申請の進捗状況がわかる！「ステータス確認・通知」機能
経費精算システムでは、承認の進捗状況をリアルタイムで確認でき、申請が今どの段階にあり、誰のところで止まっているのかが一目で分かります。
申請者自身も、自分の申請がどこまで進んでいるかを確認できるため、「ちゃんと承認されているか不安」といったストレスも軽減されます。
さらに、承認が一定期間進まない場合には、システムから自動で承認者にリマインド通知が送られる機能もあり、申請者や経理担当者による催促の手間も削減できます。
こんな悩みを解決！
- 承認を回している途中で、紙の申請書が行方不明になる
- 「承認したと思っていた」「届いてない」と食い違う
- 経理担当者が状況把握できず、月末に慌てて対応している
中小企業におすすめの経費精算システムをご提案します！
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00
承認ワークフロー機能のカンタン比較（楽楽精算・経費BANK・マネーフォワードクラウド経費）
各ソフトの承認ワークフロー機能についてまとめた比較表です。
基本的な機能については、どのシステムも十分に対応しています。
多少差があるのは、主に条件分岐で設定できる項目ですが、社内ルールに合った運用が実現できるなら、必ずしも複雑な分岐設定は必要ではありません。
最終的には、「自社の運用に合った設定ができるかどうか」がシステム選定のポイントになります。
| メニュー | |||
|---|---|---|---|
| 承認段階の上限 | 最大10段階 | 最大10段階 | 最大10段階 |
| 条件分岐 | ○ | ○ | △（※1） |
| ┣経費区分ごとの分岐設定 | ○ | ○ | △（※1） |
| ┗プロジェクトごとの分岐設定 | ○ | × | △（※1） |
| 代理承認 | ○ | ○ | ○ |
| 差戻し先の選択 | 申請者／承認者 | 申請者／承認者 | 申請者／承認者 |
| 差戻し時のコメント入力 | ○ | ○ | ○ |
| 稟議や押印申請など、経費精算以外のワークフロー | ▲別途OP | ▲別システム（承認タイム）の契約 | ○ |
※1：上位プランの契約で利用可能
中小企業におすすめの経費精算システムをご提案します！
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00
こんなメリットも！承認ワークフロー以外の便利機能
経費精算をラクにするのは、承認ワークフロー機能だけではありません。申請やチェックをスムーズに進めるための、便利な機能がたくさん備わっています。
いつでもどこでも申請できる！上司のスケジュールを気にせずOK
クラウド型の経費精算システムなら、インターネット環境があればPCやスマホから申請可能。
上司の予定を気にして声をかけに行ったり、出社して紙の申請書を提出したり…といったストレスから解放されます。
ペーパーレス化で紛失の心配なし！
経費精算業務をすべてウェブ上で完結できるため、申請から承認、経理処理までまるごとペーパーレス化が可能です。
「紙の申請書が見当たらない」「誰かの机で止まっている」などのトラブルを防げます。
入力ミスを防ぐ便利な機能が充実！
領収書をスマホで撮影するだけで内容が自動でデータ化される「領収書読み取り」や、出発地と目的地を入力するだけで運賃や経路を自動で取得できる「経路検索」、ICカードをタッチするだけで履歴が読み取れる「交通系ICカード読み取り」など、入力ミスや手間を減らす機能が豊富に搭載されています。
ルール違反の申請を自動で防止！チェック業務の負担も軽減
会社の規定に合わせて入力ルールを設定できる「規定違反チェック」機能を活用すれば、ルールに反した申請を未然に防止できます。
申請者は細かいルールを覚えずにすみ、承認者も違反のない申請だけを確認すればよいため、チェックの負担が大きく減ります。
承認ワークフロー以外の機能についてはこちらもご覧ください
中小企業におすすめの経費精算システムをご提案します！
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00
実際の画面を見てみませんか？無料トライアルやリモートデモも可能です
承認ワークフローの設定や運用の流れは、実際の画面を見ていただくとより具体的にイメージできます。
当社では中小企業におすすめの「楽楽精算」「経費BANK」「マネーフォワードクラウド経費」3つのサービスを取り扱っており、課題やご予算にあわせたサービス選定～無料トライアル、リモートデモの実施までお手伝いすることも可能です。
「うちの社内ルールに合う設定ができるか不安…」「どんな画面で申請・承認するのか確認してみたい」そんな時はぜひ、当社までご相談ください。
ミモザの経費精算ショップにご相談ください
「複雑で選びきれない」「導入しても現場が使えるか不安」「メーカーサイトの説明が難しい」
そんなときは、私たちミモザにご相談ください。
当社は、創業30年以上の業務ソフト専門店です。経費精算システムだけではなく、会計ソフトとの連携など、業務フローや現場の実情に寄り添った、現実的なご提案が可能です。
「何人での利用？」「経費精算業務で課題に感じていることは？」「利用している会計ソフトは？」
専門スタッフが御社の状況を詳細にヒアリングさせていただき、複数ソフトを取り扱う販売店として“中立な立場”でおすすめのシステムやプランをご提案します。
「導入するかはまだ決まっていない」「自社でも導入できるのか聞きたい」といった情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お電話またはオンラインで、経験豊富なスタッフが丁寧にご案内いたします。まずはお気軽にご相談ください。
中小企業におすすめの経費精算システムをご提案します！
情報収集や検討初期段階のご相談も歓迎。お気軽にご相談ください。
電話受付時間：月～金 10:00〜12:00／13:00〜16:00
実際の画面をご覧に入れながら、貴社業務にフィットするのか、どの程度業務が効率化するか体感いただけます。費用はかかりませんのでお気軽にご用命ください。
おすすめトピックス
