経費精算

経費精算に手間がかかっていませんか？

経費精算は経理担当者だけではなく、申請者である従業員、各部署の承認者など多くの人が関わる業務です。
多くの人が関わるがゆえ、「うっかりの計算ミス」や「書類の不備」「社内ルールに沿っていない申請」などが多発。経理担当者はその都度、不備についての説明、差戻しを繰り返すこととなり、面倒なやり取りが増える・・・そんなお悩みをよく耳にします。
このページでは、中小企業、とりわけ小規模企業の経費精算業務でありがちな「ここが大変！」を洗い出し、それらを解決するクラウド型の経費精算システムについて、創業30年以上の業務ソフト専門店ミモザが解説します。

目次

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1. 経費精算の課題

経費精算処理に課題を感じているのは経理担当者だけではありません。
外回りや出張が多い営業担当、多くの部下を抱える承認者、それぞれの立場でそれぞれの負担を感じています。
みなさんの会社でもこんな課題はありませんか？

経理担当者はここが大変！

• 金額、社内規定、書類の添付、少ない担当者でチェックしないといけないことが多くて負担が大きい
• 計算間違い、記載漏れ、申請書の不備など申請ミスが多い
• 申請ミスによる差戻しをしたいのに担当者が捕まらない
• まとめて申請されるので月末は大忙し
• 手作業での仕訳に時間がかかる

申請者はここが大変！

• 申請するために出先から帰社しないといけない
• 出張が多いと交通費を調べるだけで一苦労
• 領収書を見ながら入力するのが面倒くさい
• 承認者が忙しくてなかなか捕まえられない

承認者はここが大変！

• 承認するために出先から帰社しないといけない
• 申請に間違いがないかの確認が大変
• 部下が多くて申請が多いが忙しくて時間が取れない

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2. クラウド型経費精算システムの導入で課題を解決

これらの課題を解決するのが「クラウド型経費精算システム」。
システムを導入し、経費精算をペーパーレス化することで、経理担当者・申請者・承認者、すべての人の業務環境を改善します。

経費精算システムの導入で「できる」ようになること

経費精算業務は「申請→承認→経理処理」といった一連の流れに沿って行われるため、申請がラクになることが重要なポイント。申請ミスや申請漏れが減り、結果的に承認者・経理担当者の負担を軽減することにもつながります。
ここでは一般的なクラウド型経費精算システムの導入で「できる」ようになることを紹介します。
（あくまで一例です。ご導入の際は、商品ごとの機能紹介をご確認ください。）

いつでも、どこでも申請・承認できる

WEBブラウザから操作できるクラウド型システムならPCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用可能。
営業担当者は外出先や出張先でスマートフォンから、テレワークを主体に働く社員は自宅にいながらPCからなど、場所や時間を問わず、いつでも、どこからでも申請できます。
申請だけでなく承認もいつでもどこでも行えるので、部下をたくさん抱えた忙しい承認者も隙間時間で対応することが可能です。

• クラウド型運用
• スマートフォン対応

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AI-OCRで自動入力。手入力を最小限にできる

領収書や請求書のデータをアップロードするとAI-OCR（自動入力）機能で「取引先名」「取引日」「金額」などを取得。
手入力を減らすことで申請業務がスピードアップし、正確性向上にも効果を発揮します。
紙の領収書を受領した場合も、スマホで撮影してそのままアップロードすることができます。

• AI-OCR

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交通費精算の手入力を大幅削減できる

出発地と目的地を入力するだけで運賃や経路を自動的に取得できる機能や、モバイルSuica/PASMOの利用明細取得、交通系ICカードの読み取りなど、手入力の手間を減らせるだけでなく、申請ミスの削減にもつながる様々な機能を搭載しています。
定期区間を自動で控除する機能を利用すれば、過払いや不正申請防止にもつながります。

• モバイルSuica/PASMOの利用明細取得
• 交通系ICカード読み取り
• 経路検索システム
• 定期区間の自動控除

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承認・チェック業務を効率化できる

規程違反チェックの機能を利用すれば、社内ルールに沿っていない申請は事前にブロック。ある程度システムによるチェックがされた申請への確認になるため、承認者の負担が軽減できます。
チェック作業の負荷を軽くすることができるだけでなく、申請者自身が社内ルールに則った申請であるかを確認しながら申請できるため、ミスが減り、差戻しによる面倒なやりとりを削減することができます。
ワークフローの設定機能があるシステムを導入すれば、申請金額や部門、役職により、システムが自動的に適切な承認ルートへ振り分けることも可能です。

• 規程違反チェック
• 汎用ワークフロー
• 不備入力防止

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仕訳業務を効率化できる

自動仕訳機能のある経費精算システムなら、承認が完了した申請内容から自動で仕訳データを作成でき、月次処理がスムーズに行えます。
お使いの会計ソフトと連携すれば、会計ソフトへの転記も不要になり、迅速かつ正確な経理作業が可能に。経理業務改善に役立ちます。

• 自動仕訳
• 会計ソフト連携

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3. 取扱いサービスの紹介

従業員30名までの中小企業に最適な複数メーカーの経費精算システムを専門スタッフが中立の立場でご案内します。
当社では、対象となる会社規模をはじめ機能、価格、拡張性など様々な視点から厳選した3社の経費精算システムを取り扱っています。

利用者数No.1
手厚い導入支援

圧倒的低価格！
小規模企業におすすめ

経費精算＋αの拡張性
業務全体を最適化

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4. 最適な経費精算システムの選び方

色んなシステムがあるけどどれが一番いいの？といったお声をいただくこともありますが、結論から申し上げると、一概に「これがいい！」と言い切ることはできません。業務形態や利用人数、課題を感じていることは会社ごとに異なります。
必要な機能があるか、使い続けることができる価格帯か、使用している会計ソフトとの連携は可能かなど、複数の視点で自社に適したサービスを選ぶ必要があります。

導入・運用コスト

価格や知名度だけで選んでしまうのは、実はよくある失敗パターンのひとつです。大切なのは、自社の規模や利用人数に対して料金体系が合っているかどうかです。クラウドサービスは値引き交渉よりも、あらかじめ設定されている料金をしっかり比較する方が現実的です。初期費用だけに目が行きがちですが、毎年かかる利用料も含めたトータルコストで判断するようにしましょう。

機能の過不足

経費精算システムはとにかく多機能なものが多いですが、小規模の会社では必要な機能は意外とシンプルなことが多いです。「自社でやりたいことが実現できるか」という視点に絞って比較するのがポイントです。基本的な経費精算や承認フロー、操作のしやすさが整っていれば十分なケースも多く、便利そうなオプション機能は費用も含めてじっくり検討した上で、導入後に少しずつ追加していくのがおすすめです。

会社規模との適合

経費精算システムによって、想定している企業規模はさまざまです。自社の従業員数や運用体制に合っているかどうかは、意外と見落としがちなポイントです。最低利用人数やライセンスの増減単位はシステムごとに異なるため、実態とズレていると余計なコストや手間が発生することも。検索すると規模感の異なるサービスが混在しているので、自社にとって過剰でも過小でもないかをしっかり見極めることが大切です。

会計ソフトとの連携性

経費精算システムを導入する大きな目的のひとつは、経理担当者の手入力を減らすことではないでしょうか。そのため、会計ソフトとどれだけスムーズに連携できるかはとても重要な判断ポイントです。「連携可能」と書いてあっても、仕訳データをそのまま取り込めるのか、テンプレートは用意されているのかまで確認するようにしましょう。Excelで加工が必要な場合は効率化の効果が薄れてしまうため、API連携やCSV取込など、自社の環境で無理なく使える方法かどうかを確認しておくと安心です。

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5. 当社・ミモザ情報システムについて

私どもは単なる販売店ではなく、基幹業務や製品・サービスについて熟知した業務ソフトのコンサルタントとして、お客様の課題解決を支援します。
経費精算システムだけではなく、会計ソフトとの連携など、業務フローや現場の実情に寄り添った、現実的なご提案が可能です。

複数メーカーの選択肢の中から、業務に合う仕組みを提案します

長年複数メーカーの業務ソフトを取り扱ってきた実績があるため、他社製品との比較や、お客様の運用に本当に合った提案が可能です。
「特定のメーカーの都合」に振り回されない、公正中立なご提案をお約束します。

また、経済産業省が所管する「スマートSMEサポーター（情報処理支援機関）」の認定を取得するとともに、毎年のIT導入補助金・補助事業者の登録も行っており、補助金を利用した導入支援や申請ノウハウも豊富に有しています。

日本全国対応可能、ご相談・お見積りは無料です

当社は業歴30年の中で、北海道から沖縄まで、日本中の15万社を超えるお客様とお取引をしてまいりました。
経費精算の業務改善に関しても、必要に応じてリモートでのヒアリングやデモを無料で実施し、運用に沿った形でご案内します。
また、環境構築や導入支援サービス（現地訪問オプション含む）についても、全国のメーカー支店網と協働し、地域の別なく提供しております。
お気軽にお問い合わせください。

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