勤怠管理

今の勤怠管理、面倒じゃないですか？

勤怠管理は、人事・労務担当者だけでなく、日々打刻を行う従業員、申請を確認する管理者、給与計算を行う担当者など、多くの人が関わる業務です。

多くの人が関わるがゆえ、「打刻漏れ」「申請ミス」「残業時間の集計ミス」「有給休暇の管理漏れ」などが発生しやすく、担当者はその都度、確認や修正対応に追われがちです。

また、テレワーク、直行直帰、シフト勤務、フレックスタイム制など働き方が多様化し、紙の出勤簿やタイムカード、Excelだけで正確に勤怠を管理することが難しくなっています。

このページでは、中小企業、とりわけ小規模企業の勤怠管理業務でありがちな「ここが大変！」を洗い出し、それらを解決するクラウド型の勤怠管理システムについて、創業30年以上の業務ソフト専門店ミモザが解説します。

目次

• 勤怠管理の課題
• クラウド型勤怠管理システムの導入で課題を解決
• 取扱いサービスの紹介
• 最適な勤怠管理システムの選び方
• 当社・ミモザ情報システムについて

1. 勤怠管理の課題

勤怠管理に課題を感じているのは、人事・労務担当者だけではありません。

日々打刻を行う従業員、残業や休暇申請を確認する管理者、給与計算に勤怠データを利用する担当者など、それぞれの立場で負担を感じています。

みなさんの会社でもこんな課題はありませんか？

人事・労務担当者はここが大変！

• 打刻漏れや打刻ミスの確認・修正に時間がかかる
• 紙の出勤簿やタイムカードを集計するのが大変
• 残業時間、有給休暇、休日出勤など確認する項目が多い
• 勤務形態が複数あり、集計ルールが複雑
• 法改正への対応や、労働時間の適正な管理に不安がある
• 給与計算ソフトへ勤怠データを転記する手間がかかる

従業員はここが大変！

• 打刻のためだけに出社・帰社しないといけない
• 直行直帰やテレワーク時の勤怠報告が面倒
• 有給休暇や残業の申請を紙で出すのが手間
• 自分の残業時間や有給休暇の残日数をすぐに確認できない
• 打刻漏れを後から指摘され、修正申請が必要になる

管理者はここが大変！

• 部下の残業時間をリアルタイムに把握しづらい
• 有給休暇の取得状況を確認しづらい
• 申請書類の確認・承認に時間がかかる
• 打刻ミスや申請内容の確認が大変
• 長時間労働になっている従業員に気づきにくい

2. クラウド型勤怠管理システムの導入で課題を解決

これらの課題を解決するのが「クラウド型勤怠管理システム」。

システムを導入し、勤怠管理をデジタル化することで、人事・労務担当者、従業員、管理者、給与計算担当者すべての業務環境を改善します。

勤怠管理システムの導入で、こんなことが「できる」ようになります

勤怠管理業務は「打刻→申請→承認→集計→給与計算」といった一連の流れで行われます。

打刻漏れや申請ミスが減れば、確認作業や修正対応も減り、給与計算までの業務をスムーズに進めることができます。

ここでは一般的なクラウド型勤怠管理システムの導入で「できる」ようになることを紹介します。
（あくまで一例です。ご導入の際は、商品ごとの機能紹介をご確認ください。）

いつでも、どこでも打刻できる

クラウド型システムなら、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用可能です。

オフィス勤務の従業員はPCやICカードで、外回りの営業担当者はスマートフォンから、テレワークを行う従業員は自宅のPCからなど、働く場所に合わせた打刻ができます。

直行直帰や出張、在宅勤務にも対応しやすくなり、「打刻のためだけに会社へ戻る」といった無駄な移動を減らせます。

• クラウド型運用
• スマートフォン対応
• PC打刻
• ICカード打刻

労働時間を自動集計できる

出勤時刻・退勤時刻をもとに、労働時間、残業時間、休日出勤、遅刻・早退などを自動で集計できます。

紙の出勤簿やタイムカードを見ながら手作業で集計する必要がなくなり、転記ミスや計算ミスの削減につながります。

• 労働時間の自動集計
• 残業時間の集計
• 遅刻・早退・欠勤管理
• 勤務形態別の集計

残業時間や有給休暇を見える化できる

従業員ごとの残業時間や有給休暇の取得状況をリアルタイムに確認できます。

残業時間が一定時間を超えそうな場合にアラートを出したり、有給休暇の取得状況を確認したりできるため、長時間労働の防止や有給休暇の取得促進にも役立ちます。

• 残業アラート
• 有給休暇管理
• 休暇残日数の確認
• 長時間労働の防止

申請・承認業務を効率化できる

残業申請、有給休暇申請、休日出勤申請、打刻修正申請などをシステム上で行えます。

従業員はPCやスマートフォンから申請でき、管理者も画面上で内容を確認して承認できます。

紙の申請書の回覧が不要になり、書類の紛失や確認漏れ、承認の滞りを防ぎやすくなります。

• 残業申請
• 休暇申請
• 打刻修正申請
• ワークフロー承認

不正打刻や打刻漏れを抑制できる

勤怠管理システムには、ICカード打刻、スマートフォン打刻、GPS打刻、生体認証、顔認証など、さまざまな打刻方法に対応したものがあります。

GPS打刻を利用すれば、外出先や直行直帰時の打刻場所を確認できます。生体認証や顔認証を利用すれば、本人以外による代理打刻の防止にもつながります。

• GPS打刻
• 生体認証
• 顔認証
• 打刻漏れアラート

給与計算業務を効率化できる

勤怠管理システムで集計した勤務データは、CSV出力や給与計算ソフトとの連携により、給与計算に活用できます。

手作業で勤怠データを転記する必要がなくなり、入力ミスの削減や給与計算業務の効率化につながります。

• 勤怠データ出力
• 給与計算ソフト連携
• 転記ミス削減
• 給与計算の効率化

法令に沿った勤怠管理ができる

勤怠管理では、労働時間、残業時間、有給休暇など、法令に沿った管理が求められます。

クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正にあわせてシステム側がアップデートされる場合があり、担当者の確認・対応負担を軽減できます。

• 法改正対応
• 労働時間の適正把握
• 残業時間の上限管理
• 有給休暇取得状況の確認

3. 取扱いサービスの紹介

勤怠管理システムには、打刻、集計、申請承認、有給休暇管理、給与計算ソフトとの連携など、さまざまな機能があります。

一方で、システムによって対応できる打刻方法や勤務形態、連携できる給与計算ソフト、サポート体制は異なります。

ミモザでは、勤怠管理業務の効率化に役立つクラウド型勤怠管理システムを取り扱っています。現在の勤怠管理方法や、従業員数、勤務形態、給与計算ソフトの利用状況などをお伺いしながら、お客様に合ったサービスをご案内します。

4. 最適な勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は、「有名だから」「料金が安いから」だけで決めるのではなく、自社の働き方や管理ルールに合っているかを確認することが大切です。

勤怠管理システム選びで確認したいポイント

必要な打刻方法に対応しているか

PC打刻、スマートフォン打刻、ICカード打刻、GPS打刻、生体認証、顔認証など、勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があります。

オフィス勤務が中心なのか、外回りや直行直帰が多いのか、テレワークを行っているのかによって、必要な打刻方法は変わります。

自社の勤務形態に対応できるか

正社員、パート、アルバイト、シフト勤務、フレックスタイム制、変形労働時間制など、会社によって勤務形態はさまざまです。

残業時間の集計方法、休憩時間の扱い、有給休暇の付与ルール、休日出勤の管理など、自社のルールに合わせて設定できるかを確認しましょう。

給与計算ソフトと連携できるか

勤怠管理システムで集計したデータは、給与計算に使用します。

現在使用している給与計算ソフトと連携できるか、CSV出力に対応しているか、取り込む際に加工が必要かを確認しておきましょう。

従業員が使いやすいか

勤怠管理システムは、管理者だけでなく従業員全員が日常的に使うシステムです。

打刻画面が分かりやすいか、申請方法が複雑すぎないか、スマートフォンでも無理なく利用できるかを確認しておくと安心です。

導入時のサポートがあるか

勤怠管理システムは、契約すればすぐにすべての業務が自動化されるわけではありません。

従業員情報の登録、勤務パターンの設定、休暇ルールの設定、承認ルートの設定、給与計算ソフトとの連携確認など、導入時にはさまざまな準備が必要です。

初めて導入する場合は、初期設定や運用開始までのサポートが受けられるかどうかも重要です。

5. 当社・ミモザ情報システムについて

私どもは単なる販売店ではなく、基幹業務や製品・サービスについて熟知した業務ソフトのコンサルタントとして、お客様の課題解決を支援します。
勤怠管理システムだけではなく、給与ソフトとの連携など、業務フローや現場の実情に寄り添った、現実的なご提案が可能です。

複数メーカーの選択肢の中から、業務に合う仕組みを提案します

長年複数メーカーの業務ソフトを取り扱ってきた実績があるため、他社製品との比較や、お客様の運用に本当に合った提案が可能です。
「特定のメーカーの都合」に振り回されない、公正中立なご提案をお約束します。

また、経済産業省が所管する「スマートSMEパートナー（情報処理支援機関）」の認定を取得するとともに、毎年のIT導入補助金・補助事業者の登録も行っており、補助金を利用した導入支援や申請ノウハウも豊富に有しています。

日本全国対応可能、ご相談・お見積りは無料です

当社は業歴30年の中で、北海道から沖縄まで、日本中の15万社を超えるお客様とお取引をしてまいりました。
業務改善に関しても、必要に応じてリモートでのヒアリングやデモを無料で実施し、運用に沿った形でご案内します。
また、環境構築や導入支援サービス（現地訪問オプション含む）についても、全国のメーカー支店網と協働し、地域の別なく提供しております。
お気軽にお問い合わせください。

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