給与計算

株式会社ミモザ情報システムは、創業30年、給与計算をはじめとする「業務ソフト」「給与明細書などの専用サプライ」を扱い始めて25年以上の業歴のある専門店です。
私たちは、長年にわたる導入支援・指導の経験を有しています。
加えて、複数のメーカーとの取引があることから、メーカーや製品ごとの特徴や得手不得手を俯瞰した上で、お客様ごとに最適な経理業務体制や、必要な給与計算ソフトを提案できます。

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1.取扱ソフト紹介

現在当社が取り扱っているソフト、サービスは下記の通りです。
表中、企業規模の大～小は相対的なもので、あくまで目安です。
当社では、「大企業向けERP」は扱っておりません。

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2.給与計算の業務範囲

従業員を雇用している企業や事業主は、雇用契約に基づき、給与を支払わねばなりません。
給与は労務の対価として支払われるため、従業員が行った労務・勤怠状況を適正に把握し、また会社の定める就業規則などの規程に基づき根拠をもって正確に計算する必要があります。
さらに、法律や省令の定めに従って社会保険や税金の計算も行い、国や年金事務所に代わって徴収し納付する業務も含まれます。

万が一計算や手続きを間違えると、従業員やその家族の生活の糧だけでなく、将来の年金受給額をも左右してしまうため、ミスの許されないシビアな業務でもあります。

担当部門は、主に総務部・人事部ですが、給与計算業務は、前後や周辺の工程を含めると、かなり広範で膨大な業務の積み重ねで成り立っており、これを正確に処理するためには、相応の知識と経験が必要です。

このため、企業規模の大小を問わず、中小企業の給与計算業務の全てが会社内で完結することは稀で、社会保険労務士や税理士といった外部の専門家の関与度合い、アウトソース範囲などの業務分担によっても、総務経理部門における担当業務範囲は大きく変わります。

2-1.給与計算業務の流れ（月次業務）

給与計算に係る業務は、概ね毎月実施すること（月次業務）と、年1回実施すること（年次業務）に分けられ、年間のスケジュールに沿って進めていきます。

勤怠管理（毎日実施、締めは月次）

給与計算の基礎となる、従業員の勤怠状況を把握するための第一歩は、タイムカードや出勤簿などの勤怠記録です。
平成の頃までは毎朝出勤すると厚紙のタイムカードをタイムレコーダーに差し込んで時刻を印字（打刻）したものですが、昨今ではタイムレコーダーの電子化・システム化も進んできました（「勤怠管理システム」と言います）。

勤怠集計～入力

紙のタイムカードや出勤簿の場合は、毎月給与計算の締日に合わせて、従業員ごとに月間の出勤や休暇などの日数、就業時間や残業時間を集計します。
さらに、集計した結果を給与計算ソフトへ手入力していきます。

勤怠管理システムを使うと、勤怠情報は日々の打刻の段階からデータ化・集約管理されているため、記録内容の確認こそ必要ですが、集計の作業は不要です。
また、相互に対応している給与計算ソフトと組み合わせると、そのまま無加工で取り込める形式で勤怠データを出力できるため、手入力やタイムカードとの照合作業を省略できます。

給与計算と社会保険料の算定

給与計算ソフトでは、入力した勤怠データをもとに給与だけでなく、社会保険料の計算も行います。
給与体系をあらかじめソフトに登録しておくことで、社員の雇用形態に応じた計算式や各種手当の支給有無、金額の多寡まで自動判定し、給与支給額に反映させられます。
賞与の計算についても同様です。

社会保険料については、定められた税率や標準報酬月額の等級をもとに算定します。
賞与の支払いや標準報酬月額に影響を与えるような昇降級があれば、年金事務所に対して専用の様式による届出が必要です（社会保険の随時改定）。

支給明細書の作成・交付（配付）

給与計算が完了したら、金融機関から各従業員の口座への振込手続きを行うと共に、支給明細書（給与明細書）を交付します。
賞与の支払いがある場合も、給与と同様に明細書の作成が必要です。
長らく紙の明細書が一般的でしたが、近年はシステムの導入と電子化（WEBサイトやPDFデータでの交付）が進んでいます。

天引きした税と社会保険料の納付

給与から控除した所得税や（特別徴収の）住民税は、原則として給与を支払った月の翌月10日までに関係当局へ納付します。
社会保険料は、原則として前月分の保険料を翌月末日までに納付します。

入退社に係る社員情報の届出や更新（随時）

毎月発生するとは限りませんが、社員の入退社や引っ越しや結婚などのライフイベントが発生するたびに、関係機関への届出や、管理している社員情報（マスターデータ）の登録および更新が生じます。
昇降級があれば賃金単価も変動するでしょうし、社会保険の計算にも影響を及ぼしますが、こうしたメンテナンスも常時発生し続けます。
なお、退職された社員に関する情報についても、法令で定められた期間、適正に保管し続ける必要があります。

2-2.給与計算業務の流れ（年次業務）

社会保険の定時決定

社会保険料の算定の基礎となる標準報酬月額は、毎年4～6月の給与をもとに決定し、7月10日までに年金事務所に届け出ます。
年途中で昇降給があった際の届出（随時改定）とは異なり、変動がなくても実施します。

年末調整

給与計算は毎月行いますが、所得税については雇用主が年に1回「年末調整」という手続きを経て正確な税額を計算し、税務当局に申告することが義務付けられています。
というのも、毎月の源泉徴収（所得税の天引き）額はあくまで概算であり、正式な税額は、生命保険料や配偶者の所得など、その時点の税制によって定められた所得控除を加味しないと確定できないからです。

年末調整業務は、従業員に各種控除申告書を配付することから始まります。そして、従業員ごとに異なる所得控除の適用要件を見据えて記入を促し、回収します。 必要書類が収集できたら、その内容を給与計算ソフトに入力し、源泉徴収簿および源泉徴収票を作成します。
また、過不足額を精算（還付または徴収）します。

法定調書の作成と提出

年末調整業務で作成された源泉徴収票は、本人に交付するものとは別に、税務署および従業員が居住する市区町村に対しても作成・提出する必要があります。
特に、市区町村への提出分は「給与支払報告書」といいますが、翌年の住民税額を決定するための根拠資料となります。
加えて、企業が外部支払先に支払った報酬等の内容も含め1枚の書類にまとめた「法定調書合計表」も併せて作成・提出します。

近年、これらの申告書類の提出にあたって、郵送や窓口訪問の手間を省き、会社にいながら遂行できる「電子申告」を利用する企業が増えています。

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給与計算業務の内実は、社会保険料や税の徴収・納付など、国の業務の一部を担っている面があります。このため、保険料率の変更やさまざまな税制改正、官公庁への届け出様式の変更など、外部環境の影響を受けやすくなっています。

ミスが許されない一方で、頻繁かつ細かい制度改正を適時習得して正確な事務処理を継続するのは至難の業であることから、多くの企業においてエクセルなどによる手計算ではなく、専用の給与計算ソフトが利用されています。

2-3.給与計算ソフトの担う業務範囲

既に述べてきたように、現状わが国の給与計算業務は、法令や税制による取り決めが多く複雑なため、給与計算ソフトを用いて行うことが広く一般的になっています。
インターネットを検索すれば、計算式を搭載したエクセル雛型なども多く出回っていますが、あくまで簡易的なものです。
利用者に専門的な知識がなければ、仕込まれた関数や計算式の正確性を評価することは難しく、ひいては正確な給与計算を継続していくことも困難でしょう。

また、単に給与計算と言っても、前後の業務まで含めてとらえると、広範で複雑な業務の連なりがあります。
給与計算ソフトが担えるのは、あくまで給与明細書や源泉徴収票の発行、およびその前提となる計算のみです。
勤怠管理や給与明細の電子配信、電子申告など「周辺の業務」については、別のソフトやシステムが必要になるケースが多いです。

※あるメーカーの例／ソフトやメーカーによって対応範囲は異なります

勤怠管理（給与計算ソフトの範囲外）

既に述べましたが、給与計算の基礎になる情報は、出退勤時刻などの勤怠情報です。
これらを収集する方法やシステムは数多ありますが、通常、給与計算ソフトは勤怠管理の仕組みそのものを担うものではありません。
通常、タイムカードなど勤怠管理業務を電子化・システム化する際は、別途勤怠管理システムを選定し導入することになります。

給与明細の電子配信

ほとんどの給与計算ソフトは、紙の支給明細書の発行・印刷機能を有します。
ただ、電子データによる交付を行う場合は、ソフトの標準機能では対応できず、別途配信用のシステムを導入しなければならないケースがあります。

システムを利用せずに、電子メールにPDF等で出力した明細データを添付して送信する方法も考えられますが、万一の送信ミスや送信先の取り違えなどが起きた場合に取り返しがつきません。
このようなことを防ぐために、一般的な給与明細の電子配信システムは、給与計算ソフトが持つ社員マスターデータのメールアドレス情報を利用して送信管理を行うことで、取り違えが起きないようにしています。
また帳票を添付ファイルで送るのではなく、あらかじめ従業員個人ごとにログインしてアクセスする「マイページ」を与えてダウンロードさせるなど、メール送信経路上での情報漏洩が起きないようセキュリティ対策が施されています。

年末調整の事前準備・前工程

年末調整の業務のうち、給与計算ソフトが担うのは、各種控除申告書上で計算し記載された控除額を入力することで作成される「源泉徴収簿」および「源泉徴収票」の作成と出力です。
その前工程で発生する申告書の配付や制度の説明、記入の支援、書類提出状況の確認や未提出者への督促などの業務は、全て担当者の人力で行うのが常でした。

近年は、従業員数の多い企業を中心に、申告書の配付と回収を電子化して負担軽減を図るシステム（年末調整申告システム）の普及が進んでいます。
年末調整申告システムで収集したデータは、対応する給与計算ソフトに無加工で取り込めるデータを出力するため、扶養家族の情報や控除額等を手入力によって転記する負担もなくなります。

なお、廉価な給与計算ソフトの中には、社会保険労務士などにアウトソースする前提で、年末調整業務に関連する機能を一切搭載していないものもあります。

法定調書の作成と提出、電子申告

給与計算ソフトは、源泉徴収票および給与支払報告書の提出に対応しています。
一方で、法定調書合計表の出力範囲や、電子申告に対応した形式でのデータ出力については、開発元やソフトの等級（グレード）ごとに対応状況が分かれ、給与計算ソフトとは別の「法定調書作成ソフト」の購入が必要な場合もあります。

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3.当社・ミモザ情報システムについて

私どもは単なる販売店ではなく、基幹業務や製品・サービスについて熟知した業務ソフトのコンサルタントとして、お客様の課題を解決します。

複数メーカーの選択肢の中から、最適な業務ソフトを提案します

長年複数メーカーの業務ソフトを取り扱ってきたことから、他社製品との比較や、お客様の業務に本当に合ったシステムのご提案が可能です。
「特定のメーカーの都合」に振り回されない、公正中立なご提案をお約束します。

また、経済産業省が所管する「スマートSMEサポーター（情報処理支援機関）」の認定を取得するとともに、デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）のIT導入支援事業者登録も毎年行っており、 補助金を利用した提案や、申請のノウハウも豊富に有しています。

日本全国対応可能、ご相談・お見積りは無料です

当社は業歴30年の中で、北海道から沖縄まで、日本中の15万社を超えるお客様とお取引をしてまいりました。
必要に応じて、ソフトやサービスの疑問や不安を解消するため、実際の操作画面をお見せするリモートデモやヒアリングを無料で実施しています。
また、環境構築や導入指導サービス（現地訪問オプション含む）についても、全国のメーカー支店網と協働し、地域の別なく提供しております。
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