通話録音・AI要約

電話対応の記録、万全ですか？

電話対応には、トラブルにつながるリスクや、日々の業務を圧迫する手間が多く潜んでいます。

• トラブル時に内容の確認に時間がかかる
• 内容の社内共有、報告に手間がかかる
• 電話のメモに追われ、顧客の話を聞き逃してしまう
• 担当者が不在になると、過去のやり取りが追えなくなる

電話録音システムで解決しようにも、「聞くこと」「探すこと」にも時間がかかるため、現場では活用が難しいのが実情でした。

当社では、電話対応におけるリスク回避と業務効率化を同時に実現でき、かつ導入が簡単になった最新システムをご提案いたします。

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1.電話対応に潜むリスクと非効率

「言った・言わない」のトラブル対応に何時間も費やす。
商談中、メモを取ることに追われて顧客の話を聞き逃す。
担当者が不在なだけで、過去のやり取りが誰にも分からない。

電話対応に潜むトラブルの原因や、手間のかかる業務を解消し、安心して使える記録体制と、無駄のない業務フローを実現する。これは多くの企業が求める重要な課題です。

たとえば、「言った・言わない」などトラブルが起きるたび、まず始まるのは「あの時、誰が何と言ったのか」の確認作業です。本来なら顧客対応や新規案件の開拓に使うべき管理職の時間が、社内の事実確認だけで終わってしまいます。
一方、営業の現場では、電話のメモを取ることに集中するあまり、顧客の重要な言葉を聞き逃してしまいます。優秀な営業担当者のノウハウは、個人の中に埋もれたまま組織で共有されません。

これらを解決する手段の一つとして、電話録音システムがあります。しかし実際には、「録音するだけ」では十分とは言えませんでした。数十分の通話を聞き直す手間や、膨大なデータの中から必要な情報を探し出す難しさがあり、結果として「使われなくなる」ツールになってしまいがちでした。

しかし今、AI技術の進化により、この課題を解決できるようになりました。

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2.最新の電話録音システムが解決する課題

最新システムでは「録音」機能に加え、「テキスト化」「AI要約」の機能が搭載されています。
これらが組み合わさることで『リスク回避』と『業務効率化』の両面で企業の課題を解決できるようになりました。具体的にどのような効果があるのか、3つの観点から解説します。

トラブル対応時間の大幅削減

トラブル発生時、従来の録音では数十分の通話を最初から聞き直す必要がありました。しかしAI要約があれば、要点を読むだけで通話の全体像を把握できます。必要に応じて該当箇所の音声を確認すれば、事実確認は短時間で完了します。

さらに、テキスト化された通話データはキーワード検索が可能です。「納期」「変更」「合意」などの単語を含む通話を即座に抽出でき、客観的な証拠として活用できます。規制の厳しい業界では、検索可能な形でのエビデンス管理が企業を守る基盤となります。

情報の属人化を解消し、引き継ぎをスムーズに

担当者が不在の際も、通話内容がテキスト化され検索可能な状態で保存されていれば、誰でも必要な情報にアクセスできます。顧客名や日付、キーワードで検索すれば、過去のやり取りをすぐに確認できます。

情報共有に時間をかける必要がなくなり、情報不足によるトラブルも防げます。過去の会話を踏まえた提案が可能になることで、顧客との信頼関係も深まります。

商談の質向上と事務作業時間の削減

商談中にメモを取り続ける必要がなくなれば、営業担当者は顧客との対話に集中できます。AI要約を後から確認できるため、聞き漏れの不安もありません。

また、議事録作成の時間も大幅に削減されます。通話内容は自動で要約されるため、必要に応じて補足するだけで記録が完成します。削減された時間を、より価値の高い業務に振り向けることができます。

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3.なぜ、これまで「電話録音」は普及しなかったのか？

これまでも「電話録音システム」は存在しており、大手企業やコールセンターでは当たり前のように導入されています。
しかし、小規模事業者や中小企業にとっては、必要だと分かっていても導入に踏み切れない課題がありました。

多くの「費用」と「手間」がかかる

従来の電話録音システムでは、以下の内容が当たり前でした。

• 費用が高額：
  電話や設備を入れ替えるための初期費用、月額数万円の運用費用が発生し、中小企業にとって大きな負担でした。
• 回線工事が必要：
  専門業者による工事が必要で導入までに時間がかかるほか、立ち会いが必要になるケースもありました。
• 設定が複雑：
  IT担当者がいない企業では設定や運用が難しく、導入後のサポート体制が十分でないケースも見られました。

録音データを確認する「時間」がない

そして最大の問題は、録音データが「ただ溜まるだけ」になってしまうことです。数十分の通話を最初から聞き直す工数は、忙しい現場では確保できません。

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4.取扱サービスの紹介

当社が取り扱っている最新の電話録音システム「RecACEplus（レックエースプラス）」は、電話対応の記録を「使える情報」として残し、リスク回避と業務効率化を同時に実現できます。

録るから「読む」へ

通話内容は自動でテキスト化され、要点だけを要約。長時間の通話も、要約を読むだけで全体像を把握できます。

探せる・共有できる

通話は自動で分類され、キーワード検索も可能。必要なやり取りをすぐに見つけられ、引き継ぎや情報共有もスムーズになります。

すぐ分かる・すぐ動ける

重要な通話はスマホに通知。外出先でも状況を把握でき、対応の遅れを防ぎます。

導入もシンプル

工事不要で既存の電話環境に接続するだけ。電話番号はそのまま、最短3営業日で利用を開始できます。

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5.実際にどう変わったのか？導入事例

RecACEplusを導入した企業が、具体的にどのような成果を得られたのか。代表的な事例を紹介します。

飲食店A社：留守電通知で転送電話が不要に

課題：

営業時間外の電話対応のため、オーナーのスマホに転送電話を設定。外出中でも電話に出なければならず、プライベートの時間が確保できない状況でした。

導入後の変化：

RecACEplusの留守電通知機能により、営業時間外の電話はすべて留守電で録音。内容は自動で要約され、プッシュ通知で届きます。
オーナーは通知を確認し、緊急性の高い内容だけ折り返し対応。それ以外は翌営業日に対応すれば良いため、プライベートの時間を取り戻せました。
さらに、従業員が「通話が録音されている」ことを意識するようになり、電話応対の質が向上。予約の聞き間違いや、伝言ミスが大幅に減少しました。

保育園D社：連携ミスが解消、業務効率が大幅改善

課題：

保護者からの「お休み」「遅刻」「忘れ物」などの連絡が多く、保育士間での情報共有が追いつかない。伝言ミスにより、対応漏れが発生していました。

導入後の変化：

RecACEplusのジャンル分け機能により、電話内容が自動で「お休み」「遅刻」「忘れ物」「苦情」などに分類されます。
保育士は専用アプリで履歴を確認するだけで、誰からどんな連絡があったのかを一目で把握。伝言メモを書く手間がなくなり、情報共有のミスもゼロになりました。
特に朝の忙しい時間帯での電話対応が劇的に効率化され、保育士が本来の業務に集中できる時間が増えました。

他にも、営業会社、学習塾、保険代理店など、様々な業種で活用されています。
導入事例の詳細はこちら

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6.電話対応の「リスク」と「手間」を同時に減らす方法

電話対応における情報ロスは、トラブルの原因になるだけでなく、日々の業務時間も静かに奪っていきます。
「言った・言わない」の確認、メモの聞き漏れ、担当者不在による引き継ぎの停滞。こうした問題は、個人の注意や努力だけでは限界があります。

だからこそ必要なのは、電話対応を仕組みとして整えることです。

RecACEplusのような「録音 × テキスト化 × AI要約」の仕組みがあれば、通話内容は自動で記録され、検索できる形で蓄積されます。トラブル対応を短縮できるだけでなく、メモ作業や情報共有の手間が減り、商談や現場業務に集中できる時間が増えます。

業種が違っても、電話業務に潜む課題は共通しており、改善効果も再現性が高いのが特徴です。

「電話対応が忙しい」「記録が残らない」「引き継ぎが大変」そんな悩みがあるなら、まずは現状の課題を整理するところから始めてみませんか？

当社では無料相談を受け付けています。業種・規模に合った活用方法や費用感も含めて、専門スタッフが丁寧にご案内します。

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7.当社・ミモザ情報システムについて

私どもは単なる販売店ではなく、基幹業務や製品・サービスについて熟知した業務ソフトのコンサルタントとして、お客様の課題解決を支援します。
電話対応の「記録が残らない」「共有できない」「確認に時間がかかる」といったお悩みも、現状の業務フローをふまえて最適な形をご提案します。

複数メーカーの選択肢の中から、業務に合う仕組みを提案します

長年複数メーカーの業務ソフトを取り扱ってきた実績があるため、他社製品との比較や、お客様の運用に本当に合った提案が可能です。
「特定のメーカーの都合」に振り回されない、公正中立なご提案をお約束します。

また、経済産業省が所管する「スマートSMEサポーター（情報処理支援機関）」の認定を取得するとともに、デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）のIT導入支援事業者登録も毎年行っており、補助金を利用した導入支援や申請ノウハウも豊富に有しています。

日本全国対応可能、ご相談・お見積りは無料です

当社は業歴30年の中で、北海道から沖縄まで、日本中の15万社を超えるお客様とお取引をしてまいりました。
電話対応の業務改善に関しても、必要に応じてリモートでのヒアリングやデモを無料で実施し、運用に沿った形でご案内します。
また、環境構築や導入支援サービス（現地訪問オプション含む）についても、全国のメーカー支店網と協働し、地域の別なく提供しております。
お気軽にお問い合わせください。

• RecACEplus（レックエースプラス）