業務ソフト専門店が語る 販売仕入管理ソフトの選び方
株式会社ミモザ情報システムは、創業30年、販売管理や会計をはじめとする「業務ソフト」を扱い始めて25年以上の業歴のある専門店です。
本ページでは、私どもの長年の知見を踏まえた「販売仕入管理ソフトの選び方」について、考え方や視点を解説します。
1.販売・仕入管理ソフトの選び方
1-1.販売・仕入管理ソフトには「ターゲット」があります
歴史の長い販売管理ソフト市場は、長年の競争の末、各メーカーごとにターゲット（対象となる顧客像）が細分化されています。
具体的には、おおまかに大企業向け、中堅企業向け、中小企業向けがあります。
また、1つのメーカーが複数のターゲットを狙い、ブランド（ソフトのシリーズ名）を変えて製品開発している場合もあります。
※上図には、当社での取扱が無いソフトも掲載しています。
1-2.知名度に流されず、自社に必要な機能を洗い出そう
企業における販売管理業務は、業界特有の取引慣行や、企業ごとの長年の慣習などに左右され、細かな違いが出やすい分野です。
販売管理ソフトは、それらの「ゆらぎ」を吸収すべく、最大公約数的にさまざまな機能や柔軟性を備えています。
反面、使わない機能も多くなります。
このため、機能の多少は問題ではなく、自社の業務にフィットするか、あるいは完全に適合しなくても、工夫や調整次第でソフトの業務処理手順に業務を合わせることができるか、こういった観点がなによりも重要です。
特に販売管理業務は、得意先が関わる（社内で完結しない）ため、関係先が必要とする要件を満たせるかが何よりも優先されます。
物品受領書や納品書控えなどの必要な帳票が出力できるか、単位や数量、単価などを希望する形で記載できるか、場合によってはレイアウトを調整できるかなど、現行の帳票とのギャップが生じないか、許容範囲内かといったポイントには特に注意を払いましょう。
また、商品コードや商品名の有効桁数や、持たせることができるコードの数などもソフト間で差異があり、後々発覚して苦労しがちです。早めに確認しましょう。
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1-3.外せない視点「クラウド型か、オンプレミス型か」
近年、販売管理ソフトも「クラウド化」が進んでいます。
クラウド型の特徴
クラウド型は、日々の売上データや得意先マスターなどのデータを、インターネット上のサーバに格納します。
全国に散らばる支店・営業所網や経営者の自宅等に加え、顧問税理士も最新情報にアクセスでき、タイムラグなしで入出力できる利点があります。
このため、全社売上日報の共有を翌日午後まで待つ、といったタイムラグはなくなります。
クラウド型ならではの同時性・即応性がもたらすメリットは計り知れず、経営判断の精度やスピードに直結します。
また、近年は大手企業だけでなく中小企業においてもランサムウェアへの感染、それに伴う受注業務のストップなどの被害が急増しています。
特に販売管理業務は、会計や人事労務などと比べると業務に関係する部門や人員が多く、それだけ攻撃を受ける間口が広くなります。
データが隔離され、かつ不審なアクセスが無いか常に監視されているクラウド型であれば、オンプレミス環境下のサーバやパソコンが攻撃される場合に比べるとリスクは非常に少なくなり、その点でもメリットは大きいです。
クラウド型システムの例
- 商蔵奉行クラウド
- PCAクラウド商魂・商管
- 販売大臣クラウド
- freee販売
オンプレミス型の特徴
一方、オンプレミス（オンプレ）型は、従来通り自社でサーバを購入・設置し、そこへデータを格納します。
維持費は比較的安くなりますが、データが1か所にしかない以上、場所に縛られないデータの同時共有や同時入力はできません。
購入時の形態、ダウンロードかCD-ROMかを問わず、1台のPC本体にインストールして使う「スタンドアロン型ソフト」も、オンプレミス型の範疇です。
オンプレミス型システムの例
- 商蔵奉行i11
- PCAサブスク商魂・商管
- 販売王
- 弥生販売25
メーカーによって、クラウド型とオンプレミス型のいずれかのみを提供している場合や、同一の製品ながら任意の形態を選択できる場合、ソフトとしては両方提供しているが、形態ごとに機能や性能が大きく異なる場合など、さまざまです。
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1-4.会計ソフトとの連携性
販売管理ソフトに集約した債権・債務などの情報は、最終的には会計ソフトへ送らなければなりません。
ほとんどの業務ソフトメーカーは、販売・仕入管理や人事・給与・労務などの基幹業務ソフトをシリーズ展開しており、これらを一つのメーカーで統一できれば、システム間のデータ連携が非常にスムーズになりますので、留意したいポイントです。
1-5.価格帯／料金体系
昔の販売管理ソフトは、一度買えば追加投資をせずともしばらくの間は使えました。
しかしながら、昨今は社会のデジタル化の進展とともに消費税などの税制改正やPC環境の性能向上・世代交代のペースも早まり、販売管理ソフトを維持するには、これら環境変化に対応するための保守費用が必要になっています。
また、料金体系そのものも、従来の「買い切り型」から、契約期間中は月額／年額で料金を払い続ける「利用料型（サブスクリプション型）」が主流になってきています。
このため、単に購入時にいくらかかるかよりも、3年なり5年なり、一定期間使い続けた場合の料金の総額「TCO（Total Cost of Ownership：総所有コスト）」で比較することが肝要です。
また、クラウド型とオンプレミス型の料金を検討する際には、オンプレミス型ソフトを動作させるための環境、すなわちサーバ購入費や初期設定、保守、電気代などの維持費用等も考慮に入れることをお勧めします。
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2.さらに発展的な視点
販売仕入管理には、往々にして企業ごとに個別のニーズがあると思います。
よく焦点になる部分を列挙していきますので、製品選定の際、比較項目として考慮してください。
2-1.将来的な拡張性
ほとんどの販売管理ソフトは、対象となる企業規模を見据えて開発されています。
このため、特に小規模企業向けの販売管理ソフトは、会社の成長と共に機能や性能に不足感が出てきます。
一方、システムの設計段階から対象企業規模を広く捉え、会社の成長と共にグレードアップ（機能強化・データ容量の拡張）を重ねていく余地があるソフトもあります。
販売管理ソフトは、一般的に異なるメーカー間ではデータに互換性がなく、長年にわたり蓄積したデータを携えての引っ越しや乗り換えは、容易ではありません。
成長志向の企業こそ、数年先の事業展開を見据え、ソフトの拡張性（スケーラビリティ）を検討の軸の一つとして考慮いただきたいです。
2-2.帳票フリーレイアウタ
販売管理ソフトでは、得意先に向けて発行する納品書や請求書について、標準でいくつかのフォームを用意しています。
帳票フリーレイアウタとは、それらを自由にカスタマイズする機能です。
具体的には、数量、単位の順に並んでいる項目の順序を入れ替えたり、必要のない項目を消したり、社印や会社のロゴマークを印刷したりできます。
罫線も自由に引くことができるので、専用帳票を使わず無地のコピー用紙で帳票を発行したり、次回の注文書など、会社独自帳票を作成することもできます。
2-3.計算式の設定／組立やセット商品の扱い
製材業、用紙卸業、運送業など、単価計算において計算式を介す商材を扱う場合は、そういった機能を持っている販売管理ソフトなら適合する場合があります。
仕入他製品を組み合わせてセットを組んで販売する場合なども、標準機能の範囲内である程度対応できるソフトがあります。
製品の紹介やデモを承ります。ご相談ください。
2-4.在庫におけるロット管理
製造日や製造場所、賞味期限などによる在庫の区別が必要な場合も、カスタマイズなしで対応できる販売管理ソフトがあります。
ただ、製造過程でのセット組を経て、構成部品単位でのロット管理まで行おうとすると、本格的な生産管理システムの導入を検討する必要があります。
2-5.売上仕入の同時記票
無在庫販売や、直送商品のある場合には、こうした機能があると二重入力が不要になります。
受注と発注の同時入力に対応しているソフトもあります。
2-6.入出金データ等からの自動起票
銀行の入出金明細データを元に入金伝票を登録し、入金消込業務における手入力や入力ミス、入力漏れを排除し効率化する機能です。
何度か紐づけを行うと学習し、振り込み名義人名から得意先を自動的に紐づけるようになります。
仕入債務に関しても同様に、紙やデータの請求書を取り込んで、テキストから自動的に内容を判定し、自動起票する機能を持つものがあります。
2-7.電子請求書・電子インボイスの発行、電子帳簿保存対応
最近では、ペーパーレス化や業務効率化の推進の名の下に、請求書などの帳票を電子データで送信することが増えてきました。
単に印刷していた帳票をPDFデータに変換し、メールで一通ずつ送る方法もありますが、件数が多くなると、手作業での処理はファイルの取り違えなどのミスを誘発するおそれがあります。
販売管理ソフトや、それに付随する電子請求書の送信サービスを使えば、顧客マスターデータと連動させて、あらかじめ登録されているアドレス宛に、期日が来たら自動的に請求書データを送信できるようになります。
別途料金を要するオプション機能としての提供が一般的ですが、ソフトによっては追加費用なしで利用できるものもあります。
電子インボイス（デジタルインボイス）は、国際規格「Peppol（ペポル）」で定められたデータ型式でのやり取りを行うものです。こちらも、ソフトによって対応できるものとできないものがあり、得意先や仕入先のニーズに応じて選択します。
また、2024年1月より改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引データの保存が義務化されています。
特に仕入管理の場面において、電子データで受領した請求書の保存が課題になりがちですが、受注・仕入伝票に紐づけつつ、法的要件を満たして証憑を保管できる機能を搭載している製品も出ています。
とは言え、電帳法対応については、全社スケールで見れば単に仕入だけで完結しない複雑な論点なので、まずはご相談ください。
以上、販売管理システムは、会社ごとの業務処理手順の違いや特殊なケースの有無により、必要な機能が細かく分岐し、製品選定の際に検討すべき項目は膨大となります。
検討の早い段階から、業務ソフト専門店やITコンサルタントなどに支援を仰ぐのが上策です。
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3.当社・ミモザ情報システムについて
私どもは単なる販売店ではなく、基幹業務や製品・サービスについて熟知した業務ソフトのコンサルタントとして、お客様の課題を解決します。
複数メーカーの選択肢の中から、最適な業務ソフトを提案します
長年複数メーカーの業務ソフトを取り扱ってきたことから、他社製品との比較や、お客様の業務に本当に合ったシステムのご提案が可能です。
「特定のメーカーの都合」に振り回されない、公正中立なご提案をお約束します。
また、経済産業省が所管する「スマートSMEパートナー（情報処理支援機関）」の認定を取得するとともに、毎年のIT導入補助金・補助事業者の登録も行っており、補助金を利用した提案や、申請のノウハウも豊富に有しています。
日本全国対応可能、ご相談・お見積りは無料です
当社は業歴30年の中で、北海道から沖縄まで、日本中の15万社を超えるお客様とお取引をしてまいりました。
必要に応じて、ソフトやサービスの疑問や不安を解消するため、実際の操作画面をお見せするリモートデモやヒアリングを無料で実施しています。
また、環境構築や導入指導サービス（現地訪問オプション含む）についても、全国のメーカー支店網と協働し、地域の別なく提供しております。
お気軽にお問い合わせください。
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