統一伝票のメリット・種類・使用例など
ミモザ情報システムでは、帳票類を主力製品とする日本のビジネスフォームのリーディングカンパニー『TOPPANエッジ株式会社』と、紙製品の老舗『ヒサゴ株式会社』の統一伝票を販売しています。
本ページでは、「統一伝票って何?」「どう使い分けるの?」といった疑問にお答えすべく、統一伝票とは何か、どのような種類があるのかなどを解説します。
このページの目次
統一伝票とは?
企業間の取引伝票(売上伝票、仕入伝票、納品書、請求明細書、物品受領書など)の様式、記入要領、規格(大きさ、伝票構成、刷色など)を統一化したものです。
※伝票構成をはじめ、サイズや記入例も決まっています。
統一化される前は、各社独自伝票を利用していたため、売手側(メーカー・卸売業者)は得意先ごとの伝票作成に大きな手間がかかり、複数種類の在庫が必要でした。
しかし、統一伝票を利用することで、「伝票印刷コストの削減」「業務処理の標準化」「企業間情報システムの標準化」を図ることができるようになりました。
統一伝票の歩み
1960年代の後半より、大規模小売業(百貨店やチェーンストアなど)のコンピュータ導入により、専用伝票の標準化ニーズが表面化してきました。
衣料品、食品、日用品、家電など業種ごとに統一伝票を作成しましたが、商品毎に仕入伝票が異なると業務処理が煩雑になるとの理由から、小売業では採用されませんでした。
その後、小売業自らに仕様を定めてもらうことで共通の統一伝票が検討され、現在の統一伝票の基本である3様式が制定されました。
- 統一伝票A様式(百貨店統一伝票)1974年制定
- 統一伝票B様式(チェーンストア統一伝票)1975年制定
- 統一伝票C様式(問屋統一伝票)1977年制定
統一伝票C様式は業界全体の合意があれば業種別の統一伝票を作成できることになっていたため、医薬品、酒類食品、菓子、家具、スポーツなどの業種別統一伝票が相次いで制定されました。
また、A様式・B様式は、EDI(オンライン受注)の普及に対応して新しいフォーマット(ターンアラウンド型など)が追加されました。
統一伝票の現状
- A様式/B様式の統一伝票は、様々な業界で利用されています。特に、統一伝票B様式は大手スーパーをはじめ、多くの流通業で採用されており、もっとも普及している伝票です。ターンアラウンド型も広く普及しています。
また、スキャナーやイメージリーダーでOCR文字を利用してデータを自動読み取りするOCR用伝票も追加されました。
- 業界別統一伝票は、各業界の推進団体、主力企業を通じて普及活動が図られています。
例えば、学校給食・ホテル・弁当の食材を扱うメーカー、卸売業をはじめ、全国給食物資販売協同組合連合会・日本給食品連合会・(社)日本外食品卸協会の3団体が統一伝票C様式を採用しました。
- 業際統一伝票は、業界をまたがった取引の円滑化、共通商品コードであるJANコードとITFコードへの対応、機械化、ネットワーク化の促進のために、92年、業際統一伝票の仕様が決定しました。
この伝票の普及は、現在、日用品業界のメーカーと卸売業間を中心に利用されています。
「指定伝票」と「統一伝票」の違い
- 指定伝票は、取引先が特定のフォーマットを指定している伝票のことです。
- 統一伝票は、業種・業態によって共通のフォーマットを使用しています。
ただし、統一伝票の様式を決めたり、印字内容を決定するのはすべて取引先が行うことになっているため、統一伝票は指定伝票として利用されています。
統一伝票の種類
業種・業態・納入先ごとに使用する伝票の様式が分かれ、起票方法によって多様な商品がございます。
- 百貨店統一伝票(A様式)
→納入先:主に百貨店 - チェーンストア統一伝票(B様式)
→納入先:スーパーマーケット・ドラッグストア・ホームセンター・生協など小売業 - 問屋統一伝票(C様式)
→納入先:卸売業や生活用品業界や外食食材業界など小売業 - 業際統一伝票
→納入先:卸売業 - その他、統一伝票C様式に業界特性を加味した 新家電統一伝票(E様式) ・ 菓子統一伝票 ・ 家具統一伝票 ・ スポーツ用品統一伝票 もございます。
買手(納入先)側に確認する内容
統一伝票は取引形態や業種・業態によって様々な様式があります。同じターンアラウンド型伝票でも、納入先がスキャナー・イメージリーダーで自動読み取りする場合はOCR用ターンアラウンド型を使用します。
統一伝票の様式を決めたり、印字内容を決定するのはすべて買手(納入先)側が行うことになっています。統一伝票のご利用にあたっては、売手と買手がよく協議され、買手側の指示にしたがってご利用いただきますよう、お願いいたします。
買手(納入先)側から、商品名や商品番号を指定された場合は、下の検索窓をご利用いたただくか、商品カテゴリページからお選びください。
※商品が見つからない場合はお調べいたしますので、お気軽に問い合わせください。
統一伝票の流れ
企業間の取引状態(業態)や取り扱い商品(業種)によって統一伝票の流れは異なります。統一伝票の流れをご案内します。
買手側からメール・FAX・電話で受注する場合
売手側で伝票入力・発行を行います。
※OCRとは、スキャナーやイメージリーダーなどで光学式文字等を読取るシステムです。 |
買手側からオンラインで受注する場合
買手側で入力したデータを受け取り、売手側が印刷を行います。
※OCRとは、スキャナーやイメージリーダーなどで光学式文字等を読取るシステムです。 |
ターンアラウンドについて
- ターンアラウンドとは、買手側が入力したオンライン発注データを、売手側が複写式の統一伝票に印字し、商品納入時に一緒に買手側に渡します。買手側としては、仕入伝票として戻ってくることになります。
同じデータを共有して「発注書 兼 仕入伝票」として活用するため、伝票の起票や転記のミスがなくなります。
買手側が入力したデータは、原則的に売手側ではデータ修正、再入力することは出来ません。
「仕入伝票」と「返品伝票」の違い
- 仕入伝票は、売手側が、商品の納入時に使用します。
- 返品伝票は、買手側が、商品の返品時に使用します。
伝票構成
企業間の取引状態(業態)や取り扱い商品(業種)によって伝票の構成は異なります。
一例をご案内します。
仕入伝票 |
返品伝票 |
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お問い合わせ
ご質問・ご相談等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。