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PCA マイナンバー制度への対応について

PCAマイナンバー制度対応 虎の巻

いよいよ導入が始まったマイナンバー制度。
ただ、本業に直接かかわるものではないから、後回しになっている…
情報収集はしているんだけど、いまいち何をしたらいいのかピンと来ない…
このような声を多く聞きます。

そこで、PCA正規販売代理店のミモザ情報システムでは、悩める小さな会社の総務・人事業務を担当者様のため、マイナンバー関連法の条文を読み、内閣府の記事や文献をあたり、メーカーの担当者と情報交換し合うなど総力を挙げて調べ上げ、まとめました。

随時更新してまいりますので、ブックマークの上、都度確認いただければと存じます → ブックマーク登録

PCAのソフトはどのような対応が必要か?マイナンバー制度について徹底攻略各企業でははどのような対応が必要か?
 導入・検討するサービスや製品が決まっている場合はこちらから

更新履歴

平成28年09月27日 新様式源泉徴収票の発売(特集ページへ移動します)

平成28年09月20日 ページ全体を最新の状況を踏まえ更新

平成28年01月19日 各企業はどのような対応が必要か?の項、最新の情勢に合わせ加筆修正

平成27年12月02日 平成28年1月以降退職者への交付用源泉徴収票(新様式)発売(12月25日)


PCAのソフトはどのような対応が必要か?

平成28年(2016年)9月20日時点でのメーカー発表による情報です。情報が更新され次第、本ページで発表します。
法令改正等により予告なく変更される可能性があります。

なお、本稿はマイナンバー制度についてある程度ご理解いただいた状態でご覧いただくことをお勧めいたします。
マイナンバー制度自体について
企業における必要な対応について
これらの章も参考にしてください。

PSS会加入またはPCAクラウド利用で対応プログラム無償提供

保守に入れば安心です。もう決まっていることにも、これから決まることにも、すべて対応保障します。

マイナンバー制度対応プログラムは、原則、PSS会員様およびPCAクラウドの利用者様には、追加負担なしで提供しております。

保守未加入のままですと、これからご案内する各種ツールやソフトウェアのアップデートを受けることができません。
保守契約が切れている場合、間のなく切れる場合は、是非この機会にPSS会員への加入(または継続)をご検討ください。

ここでは、現在予定されている具体的な対応内容と、そのスケジュールをご案内します。
なお、いずれのソフトウェアも現在サポート中の「Xシリーズに関する情報です。 

PCA給与X/給与じまん・PCA人事管理X/人事じまん・PCA法定調書Xに共通して取り組む内容

平成27年9月以降、PCA給与・PCA人事管理をご利用いただいている方向けに、従業員・扶養親族の個人番号登録や保管、廃棄などの処理に対応する『マイナンバー保管ツール(後述)』、また従業員等の個人番号の収集を手助けする『マイナンバー収集ツール(後述)』の提供を始めました(法定調書Xには発売時から付属)。
これらのツールは、既存のPCA給与等のソフトウェアとは独立していますので、本ツールにログインできる人を絞ったり(アクセス権限の登録)、操作ログを残したり、データを暗号化して保管することなどを通じ、個人番号を「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に沿った形で安全に管理できます。

マイナンバー管理ツールの新設と無償提供

マイナンバーを管理する専用のツール(ソフトウェア)を提供します。当ツールにて、個人番号の収集や登録などの業務を行います。
この管理ツールは、既存のPCA給与・人事ソフトウェアと連動しますが、個人番号を格納するデータベース自体は独立しており、独自にアクセス権限などを設定可能とするなど、安全性を高めています。
なお、当ツールは、給与・人事ソフトウェアがインストールされているコンピュータでのみ動作します。

個人番号は仕様上、誤登録防止のために末尾の桁が「チェックデジット(検査用数字)」となっています。PCAのソフトウェアやツール類は全てこのチェックデジットに対応していますので、もし番号を打ち間違えると登録時に指摘します。このため、確認作業の負担が大きく減らせます。

PCA技術的安全管理措置への対応

・「技術的安全管理措置」への対応
個人番号の登録や閲覧・印刷などの操作履歴(ログ)の記録や閲覧が行えます。
個人番号へアクセスできる人を選択し、絞り込むなどのアクセス制限を設定できます。
個人番号を格納するデータベースについては、給与・人事データとは分離した上で、暗号化を行います。これにより万一、給与・人事ソフトのデータを抜き取ったとしても、個人番号を得ることはできません。
また、給与計算のみ外部委託する、といった使い方にも対応できますし、給与計算担当者とマイナンバー取扱担当者を分けても作業に支障が出ません。
個人番号が印刷される様式を出力する際は、マイナンバーへのアクセス権限のある利用者が給与・人事ソフトを操作をすれば、マイナンバー保管ツールと自動的に連携し、個人番号を読み込んで出力します。面倒な手順・操作は必要ありません。
※当ツールは、給与・人事ソフトウェアがインストールされているコンピュータでのみ動作します。

・ソフトの操作方法
PCAXシリーズと同等の見慣れた操作画面で、スムーズに利用できます。 個人番号入力に際しては、「本人確認書類種別」「身元確認日」「番号確認日」「削除予定日」等の情報を入力・管理できます。また、確認書類はスキャンし当ツール上にデータとして残すこともできます。
もちろん、扶養親族の番号入力も可能です。
個人番号を汎用データ(CSVファイル)で一括して受け入れることも可能です(氏名や生年月日とマッチングします)。
また、直接対面で番号確認を行うほかに、パソコンを介して安全に個人番号を収集できる「マイナンバー収集ツール(後述)」をご用意しています。

当ツールは、PSS会員様およびPCAクラウド利用者様に対し保守サービスの範囲内として無償で提供されます。

マイナンバー収集ツールの無償提供

マイナンバー収集ツールは

  • 従業員へメールで専用の個人番号入力画面を送信
  • 暗号化された番号データを生成
  • 再びメールで返送してもらう

仕組みです。本人確認書類等の画像データも添付できます。万一当ツールで生成したメールやデータが漏えいしても解読ができないため、安全に個人番号の収集ができます。
なお、ツールを介さず、直接の手入力や、CSVファイルでの一括取り込みにも対応しています。
パソコンが苦手であったり、新しく操作を覚えるのが億劫な方も安心です。

また、会社支給のパソコンが無い社員が多かったり、大量の個人番号を一度に収集したりする場合には、「マイナンバー収集サービス」を、パソコンを使わず紙面での収集作業を支援する「らくらく安心マイナンバー収集セット」を別途有償にて提供いたします。 

マイナンバー収集をより効率的に。マイナンバー収集サービス(任意・有償)のご案内

PCAでは、パソコンやタブレットなど企業内外の多様化する通信機器環境に対応し、マイナンバー収集をより効率的に行っていただくために、また、安全性が高い反面少々煩雑な「マイナンバー収集ツール」の操作負荷を軽減するために、オプションサービスとして「マイナンバー収集サービス」をご用意しました。 

このようなお客様にお勧めします

  • アルバイト、パート等の従業員数が多い
  • 会社支給のパソコンが少ない、または複数人で共用している
  • 担当者の業務負荷を少しでも軽減したい

詳細は マイナンバー収集サービス 商品ページ をご覧ください。

パソコンを介さないマイナンバー収集をお助け。らくらく安心マイナンバー収集セット(任意・有償)のご案内

PCAでは、パソコンを用いないマイナンバー収集作業を効率的に行うために、「らくらく安心マイナンバー収集セット」をご用意しました。 

このようなお客様にお勧めします

  • 紙面による番号収集を予定している
  • 外部、遠隔地の番号収集対象者が多い
  • 専用の様式テンプレートを用意している手間や時間が惜しい
  • 担当者の業務負荷を少しでも軽減したい

詳細は らくらく安心マイナンバー収集セット 商品ページ をご覧ください。
社外講師や顧問先などに利用できる らくらく安心マイナンバー収集セット外部支払先用 もございます。
 

マイナンバー保管をより堅牢に。電子割符オプション(任意・有償)のご案内

PCAでは、マイナンバーを保管するにあたり、安全性を高めるために暗号化されたデータをさらに分割して保管する「電子割符オプション」を発売します。本オプションを利用することで、万一漏えい事案が発生してもデータの解読が困難なため、個人番号の流出を食い止めることができます。

詳細は 電子割符オプション 商品ページ をご覧ください。

PCA給与/給与じまんへの個別の対応(平成28年9月20日追記)

平成28年分(29年1月提出分)の源泉徴収票には、マイナンバーを記載します。
源泉徴収票の仕様が全面的に刷新されますので、ご注意下さい。
詳細な仕様とご購入は 源泉徴収票特集ページ からどうぞ。
また、これらを出力するための「更新プログラム」が提供されますので、PSS会(保守)へは継続加入をお願いします。 

PCA給与Xはマイナンバー対応業務ソフトウェア 認証済

CSAJ認証 マイナンバー対応業務ソフト

一般社団法人コンピュータソフトウェア協会(CSAJ)が定めた「マイナンバー対応評価シート」を基に、個人番号を直接扱う業務アプリケーションが実装すべき機能について、第三者が実装確認・認証する「マイナンバー対応ソフトウェア認証制度」に、PCA給与Xが認証されました。

PCA所得税への対応

平成29年に入ってから、平成28年分所得税申告に対応した【申告版】をリリースする予定です。こちらも各種提出書類にマイナンバーを出力できるようにするための改修プログラムです。
なお、平成28年1月22日に発売される「PCA所得税 平成27年申告用」では、平成27年分税務申告におけるマイナンバー出力の必要がないため、同機能は搭載しません。

その他ソフトウェアへの対応

下の表にはありませんが、PCA会計Xなど、人事給与領域以外の業務ソフトウェアについても、平成28年以降、「消費税申告書・付表」等の各種申告書・帳票類に個人/企業番号を記載できるようにするなどプログラムの修正対応の発生が予想されます。詳細が確定次第、順次ご案内していまいります。
原則、保守加入者様に保守サービスの枠内でプログラム改修を行う見込みです。

PCA 9V.2R7シリーズは、平成28年3月をもってサポートが終了します。
以降、更新プログラムが提供されませんので、個人番号を記載した源泉徴収票および給与支払報告書の出力や、社会保障分野でのマイナンバー利用に対応いたしません(算定基礎届・月額変更届等の社会保険関係帳票のマイナンバー出力や様式変更に対応できません)。それまでに、最新のXシリーズにバージョンアップしてください。

PCAソフトのマイナンバー制度対応施策のまとめと予定表

PCAソフト マイナンバー対応予定

★印は、実施が予定されている時期を表しています。

マイナンバー制度対応プログラムは、いずれもPSS会にご加入いただくことで無償提供されます。
サポート期間中は、マイナンバー以外の法令改正に対しても随時対応プログラムを入手できます。また、細かな帳票レイアウト修正やその印字対応に対しては、随時実施されてまいります。
PSS会未加入の方は、ぜひこの機会にご加入ください。
ミモザなら、定価よりお安くご加入いただけます。

保守に入れば安心です。もう決まっていることにも、これから決まることにも、すべて対応保障します。

PSS会加入へのご加入手続きはこちらから!

PCA給与 PSS会(年間保守)に加入してマイナンバー制度に対応PCA人事管理 PSS会(年間保守)に加入してマイナンバー制度に対応PCA所得税 PSS会(年間保守)に加入してマイナンバー制度に対応

PCAクラウド 追加料金なしでマイナンバー制度対応可

PCAクラウドは、追加料金なし・PCAクラウド規定の利用料金内でマイナンバー制度対応プログラムを提供します。
PCAクラウドはSOC2報告書というグローバルなセキュリティ基準を満たしているので、マイナンバー制度の厳しい安全管理措置の問題もクリアできます。
SOC2報告書とは、セキュリティ、可用性および機密保持の有効性について、監査法人や公認会計士が第三者として客観的に検証した結果を記載したものです。
社内稟議等でご入用の方には「SOC報告書」をご提供できます。

自社での個人番号管理に不安がある方は、この機会に是非PCAクラウドの導入をご検討ください。

PCAクラウドを導入してマイナンバー制度に対応

情報収集も検討も自社完結は不安だし大変!なんとかして!というお客様へ

『保守に入れば安心』ですが、あくまで必要なシステム面での改修が行われ、それに付随するサービスが受け取れる、という意味においてです。
最終的にはお客様自身で各ツールを使いこなして、業務を組み立てる必要があります。

「正直複雑すぎてよく分からない。時間もないし、専任の担当者を立てることもできない。」
このようなお客様を支援するため、本ページで紹介してまいりました「マイナンバー管理ツール」や「同収集ツール」などに特化したサポートメニューを用意しました。
プロのインストラクターをお客様のもとへ派遣し、インストール作業の代行や操作指導など、お客様の求めに応じた内容で講習を実施できます。
費用:3時間54,000円(税込)〜

詳細はミモザまでお気軽に お問い合わせ ください。


マイナンバー制度について、徹底解説

はじめに:本ページ作成に至ったおもいと考え

自らも従業員20名以下の小規模企業として、自社の対応を考えながら継続的に情報収集を行ってきました。そして、今流通しているマイナンバー関連の情報や取るべきとされる対応策が、コスト的にも人的労力的にも大掛かりなものが多く(中〜大規模企業向けのものが中心で)、経営資源の限られた小さな会社で「無理なく」「無駄なく」「安全に」取り組むための具体的な方法が分かりにくいと感じていました。

このような状況を受け、本項は、内閣府の特定個人情報保護委員会が示した「従業員の数が100人以下の中小規模事業者に対する特例」に準拠して作成しております。100人を超える規模の事業所や、個人情報取扱事業者※1は、技術的・物理的により高度な対応が求められますので、本ページの内容に加え、ページ内記載の関連情報リンクより、内閣府や特定個人情報保護委員会等のホームページを併せてご参照ください。

※1 個人情報取扱事業者とは…5000件以上の個人情報を保持していると、企業規模にかかわらず「個人情報取扱事業者である」とみなされます。
なお、個人情報保護法は改正法案が成立し、この「5000件未満の例外」は数年以内に撤廃される見込みです(そうなると、ほぼ全ての事業者が個人情報取扱事業者とみなされます)。その際に、「中小規模事業者に対する特例」が適用される条件・範囲がどう変わるかは、現段階では未定です。

〜免責事項〜
PCAのソフトに関する記述を除く法律やガイドラインに係る本ページ記載の内容は、あくまでも私共が独自に調査した見解として述べるものです。内容については細心の注意を払っておりますが、万が一本ページの内容に沿って損害が生じた場合においては、その責を負いかねますことをあらかじめご了承ください。

マイナンバー制度の概要

マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)とは、すべての個人に対して12ケタ(個人番号)、法人に対して13ケタ(法人番号)のそれぞれ固有の番号を付与するものです。

これまで税や社会保険、社会保障制度では、それぞれの管轄官庁・運営団体ごとに異なる加入者番号および住所氏名などの情報を用いることで、各個人や法人を識別・管理していました。
これを統一された番号(マイナンバー)によって横断的に管理できるようにすると、各種行政手続きの簡略化や効率化に伴い事務作業が大幅に削減できます。
同時に、徴税の厳格化やさまざまな手当や給付実績の透明化に伴う不正の抑止も期待できます。

マイナンバー制度は、これらの効果をもって国民全体の利便性・公平性の向上を図ることを目的としています。

マイナンバーのうち特に個人番号は、それ自体が個人を特定できるという性質を持つことや、将来的に預金や医療等の分野へも利用範囲を拡大し、より多くの情報と結びつく予定です。
このため、法律で「特定個人情報」という呼び方が与えられ、氏名や住所・電話番号など従来「個人情報」と呼ばれていた情報とは区別して、「特に厳しく保護されるべき情報」として扱わなければなりません。

なお、マイナンバー導入に伴い、全ての情報を一か所に集めるとか、マイナンバーだけで年金や税の情報を全て見られるようになる、ということはありません。
マイナンバーという共通の番号を各官庁・団体において用いることによって、必要なときにそれぞれの官庁・団体間でスムーズに情報の照会・共有を行うという仕組みです。
それぞれの記録や情報はこれまで通り、それぞれの官庁・団体に分かれて保管されます。

したがって、マイナンバーだけで一般の個人や法人が、その人のあらゆる情報を好きなように閲覧できる、というものではありません。
当然、会社が従業員の個人番号を知っているからといって、その従業員の記録を閲覧できる、ということはありえませんし、仮に悪意を持った者が他人の個人番号を利用し直接各記録を参照しようとしても、できません。

さて、「国民の利便性向上」というお題目が掲げられているとは言え、私たちがすぐにそのメリットを感じられる機会は乏しいでしょう。
あくまで、マイナンバーを「利用する」のは公務員や年金機構の職員などに限られ、私達のような企業の担当者はそれに「協力する」形となるからです。

このことから、マイナンバー制度は企業にとっての「迷惑業務」と揶揄されることさえあります。
しかし、制度の趣旨を説明し、全ての従業員に納得の上協力してもらわなければ、段取りよく業務を進められません。
制度の導入自体は既に決まっており、避けられないことです。日本社会全体の能率を上げるために、前向きに取り組んでいきましょう。

まだある!マイナンバーの「気になること」

いつから始まるの?

平成28年1月より番号の利用が始められています。
ただし、厚生年金や健康保険などの社会保障分野では平成29年から利用開始予定で、一律にスタートされるわけではありません。

マイナンバー制度の対象者は?誰が関係するの?

国内に住民票のある、赤ちゃんからお年寄りまで全ての人に個人番号が発行されます。
また、すべての法人に対しては「法人番号」が発行・通知されます。

大きい会社の話じゃないの?

個人情報保護法とは異なり、中堅・中小企業、小規模企業などの企業規模や保有する情報の量に関わらず、すべての企業が影響を受けます。
例え従業員1人でも、個人事業者でも、マイナンバーの管理は必要です。
→会社や業務が具体的にどのような影響を受けるかは、次の項で解説します

パートやアルバイトも対象?

正社員だけでなく、契約社員やアルバイトなども制度の対象となり、各種手続きにマイナンバーの利用が必要となります。大勢のパート社員を抱えている事業所は、作業の負担が増しますので要注意。

マイナンバーをそのまま社員番号にして利用できる?

できません。
マイナンバーのうち「個人番号」は、法令によりその使途が税や社会保障の手続きに限定されています。
社員番号として利用するということは、企業内における社員管理ということですから「目的外利用」とみなされ、認められません。


各企業ではどのような対応が必要か?

情報ばかりが氾濫し、何だかややこしく感じるのが「対応方法」です。
実際に私たち企業の人事・総務担当者は何をどうしたら良いのでしょうか?
実は、具体的にすることはいたってシンプル。大きく分けると4つしかありません。

たったの4つ!

1.取得…従業員および関係先から個人番号を集める
2.保管…集めた個人番号をしっかり管理する
3.利用…各種申告書に、これら番号を記載する
4.廃棄…適切に廃棄する

順番に見ていきましょう。

1.取得…従業員および関係先から個人番号を集める

マイナンバーの利用が始まることで、各企業は給与支払報告書や社会保険の資格取得届等の各種法定調書および届出書の指定欄に、それぞれ対象者(従業員やその家族)の個人番号を記載して提出しなければなりません。
よって、まずしなければいけないのは、「個人番号の収集」です。

平成27年10月以降、皆さんを含め、国内に住民票のあるすべての方に個人番号の通知が行われました。
通知方法は、住民票記載の住所に郵送で送られてくる「個人番号通知カード」です。
既に従業員の個人番号の収集を終えている企業も多いですが、新入社員や中途採用の社員、新たな報酬支払先などの個人番号は新たに収集しましょう。
収集作業の前に、改めて収集の方法や、対象者の把握をしておきましょう。

個人番号通知カード

集める前にしておきたいこと

(1)個人番号通知カードまたはマイナンバーカードが手元にあるか、確認しておくように呼びかけましょう。

個人番号通知カードは、平成27年10月以降順次、住民票に登録されている住所に届きました。
また、平成28年1月以降、マイナンバーカードの交付も始まっています。
カードを紛失されている場合は、「個人番号を記載した住民票」を入手してもらいましょう。

(2)誰の個人番号を集めなければいけないのか、リストアップしておきましょう。

業務で必要になる個人番号は、従業員だけでなく、従業員の扶養家族や、報酬などの支払調書を発行する先なども含まれてきます。

こんな時、マイナンバーは必要?

・外部講師への講演依頼、外部ライターへの原稿執筆依頼
 →支払調書への記載が必要となるため、報酬支払に際し支払先の個人番号または法人番号が必要です。

・社会保険に加入しない短期アルバイトを雇用する場合
 →雇用形態にかかわらず、給与支払をする従業員全員の個人番号が必要です。

・従業員の扶養家族
 →従業員の扶養家族全員の個人番号が必要です。
個人番号通知カードは、「世帯ごと」に送られます。単身赴任や実家の両親など、離れた場所に住んでいる家族を扶養している従業員には、その家族の個人番号を把握してもらわなければなりません。

(3)実際に番号を集めましょう

まずは、個人番号通知カードが自宅に届いたらすぐに持参してもらうのが良いでしょう。
個人番号通知カードの送付は10月から始まっています。
本来、このカードだけでは顔写真がなく身元確認ができないため、免許証やパスポートなどを併用して本人確認を行うこととされていましたが、これは「なりすまし」を予防するためです。
小さな会社ではお互いいつも顔を合わせて業務をしているでしょうから、偽ることは難しく、あまりとらわれなくてよいでしょう。※1

なお、番号通知カードのコピーをとらせてもらい、保管することは禁じられていませんが、保管方法には充分注意しましょう。
一枚で個人番号の確認も身元確認も完遂できる、顔写真の入った「マイナンバーカード(個人番号カード)」も平成28年1月以降発行されていますが、こちらは別途申請も必要ですので、住基カードのように全員が持つとは限りません。

個人番号通知カードと個人番号カード

一連の番号確認は郵送やオンラインでも可能とされています。
PCAでは、事業拠点を遠隔地に複数もつ企業様を対象に、従業員が自らスマホやデジカメで番号通知カードや免許証の写真を撮り、人事担当宛てに送信する「PCAマイナンバー収集サービス」をリリースします(有償)。
直接来社してもらうのが難しい、離れたところにいる報酬支払先などに対しては、上記サービスを利用するか、番号通知カードや本人確認書類をコピーしたものを書留などで送ってもらいましょう。※2
従業員の家族の個人番号については、会社は確認する必要がなく、記入をする従業員が自分の家族の個人番号を確認すればいいことになっています。※3

いずれにしても、個人番号は誰が、いつ、どこで、どのように収集するのか、早めに決めておきましょう。

※1 国税庁の通達により、従業員については、入社時に住民票などの提出を受けて本人確認を行っていれば、個人番号取得時に改めて身元確認資料を追加で求める必要はないとの解釈が示されました
※2 PCAでは、この手書きおよび印刷物を介した個人番号収集作業の負荷を低減するため、あらかじめ告知文書や封筒がセットになった「PCAらくらく安心マイナンバー収集セット」を発売します。

※3 国民年金の第3号被保険者の届出に限っては、事業者が第3号被保険者の個人番号を確認する必要があります。この場合、従業員に本人確認事務を委託する形をとることでクリアできるでしょう。その際は、後に掲げる「利用範囲の通知」を行いましょう。

個人番号を集めるタイミングについて

「いつまでに」という決まりがあるわけではなく、各官庁への申告書を出す段階で書ければ良いです。

ただ、平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書にはマイナンバーの記入欄が設けられています。
通例ですと、ほとんどの職場で年末には各社員へ記入を依頼しているでしょうから、そのタイミングで否が応でも個人番号が集まってきてしまいます。
この段階で番号通知カードを集め、個人番号が正しいかどうかの確認や本人確認などの業務が重なると、ただでさえ忙しい年末年始に混乱を来します。
番号収集は通知が始まったら、早めに済ませておくことをおすすめします。

(平成28年1月19日追記)
国税庁より平成28年分給与所得者の扶養控除等申告書は、平成27年中に集めれば個人番号の記載不要という見解が示され、また個人番号通知カードの印刷や配達の遅れも重なり、マイナンバーの収集業務自体を先送りする企業が続出しました。
ただ、平成29年1月に法定調書を作成する段階では、すべての従業員とその扶養家族および報酬支払先の個人番号を利用する必要がありますので、どこかのタイミングで番号収集業務を行う必要があることは変わりません。
通知カード紛失の恐れも考慮すると、やはりなるべく早く番号収集業務を行うことをおすすめします。


(平成28年9月20日追記)
平成29年分以降の給与所得者の扶養控除等(異動)申告書については、マイナンバーを記載せずに提出してもらうことが「帳簿を備える」など一定の条件付きで認められております。
個人番号が記載された保管書類を「増やさない」ことも、現場の負荷軽減とともに大切な漏えい対策です。
詳しくは国税庁のFAQでご確認ください。

なお、もし番号通知カードの到着から会社の番号収集までの間にカードを紛失されてしまうと、通知カードの代わりとなる書類は「個人番号が記載された住民票」のみとなります。

個人番号を集める際には、利用目的・範囲について説明しましょう

通知書の体裁をとって、下記の利用場面を列挙した通知書を従業員に渡すとともに、説明をしましょう。この手順を踏めば、一度収集した個人番号を掲げた範囲内で利用できます。※1

  • 源泉徴収票の作成事務
  • 厚生年金保険の届出事務
  • 健康保険の届出事務
  • 雇用保険の届出事務
  • 労災保険の手続事務

当然、個人番号自体、税と社会保障に係る目的にのみ利用できるもののため、自社の判断で自由に利用場面を増やすことはできません。

※1 利用目的の通知は、従業員100人以下の中小・小規模企業かつ個人情報取扱事業者でない場合「義務」ではありませんが、従業員教育や個人番号提供に際する従業員の不安軽減などのために、実施しておくと良いのではないでしょうか。

2.保管…集めた個人番号をしっかり管理する

番号を集める前に、番号を管理する体制の準備をしておくと良いでしょう。
具体的には、

  • 番号収集のときに利用した書類(番号通知カードのコピーなど)をどこに保管するか
  • データ化する場合、どのパソコンにどのように保管するか
  • そのパソコンを操作する人や管理するソフトウェア、ファイルの決定
  • これらを決められた人しか操作できないよう設定をするためにはどうすればよいのか

これらのことを考えておきましょう。
文書化しておくと、引き継ぎの際に役立ちますし、担当者各々の個人番号に対する意識をそろえることができます。

個人番号の取扱いルールは、文書化しておきましょう

マイナンバー制度対応のツボは、個人番号の管理体制

個人番号は、勤務経歴や収入、ゆくゆくは預金口座とも紐付く可能性があるなど、個人のプライバシーに結び付く非常にデリケートな情報です。
このため、漏えいさせた事業者には厳しい罰則が科せられます。
従業員の住所や電話番号とは一線を画した、高いレベルの保護・管理体制が求められているということです。

また、罰則の有無にかかわらず、従業員はこのような大切な番号を会社に預けるという事に対し、多少の不安感を抱くものです。
こうした不安を取り除くためには、やはり情報管理の仕組みやルールが整えられていること、用途・目的に対する説明がきちんとなされていることが大切です。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインにより定められた「安全管理措置」

個人番号を安全に管理するために気を付けるべきこととして、ガイドラインでは次の4点を挙げています。

1.番号を取り扱う組織としての対応(組織的安全管理措置)

 ・責任者を決め、番号管理を担当する人も限定しましょう
 ・社内における番号取扱方法についてきちんとルール化(明文化)しましょう
 ・番号の収集、廃棄の履歴を管理するために、業務日誌やメモをつけましょう

2.番号を取り扱う従業員への対応(人的安全管理措置)

 ・番号管理を担当する人に対して、事前に制度や取扱ルールについて教えましょう
 ・ルール通りに管理されているか、定期的に確かめましょう

3.番号を取り扱う場所への対応(物理的安全管理措置)

 ・個人番号を入力する場所を区切りましょう
 ・のぞき見されないように仕切りを置きましょう
 ・番号が書かれた書類は、鍵のかかる棚や金庫に保管しましょう
 ・番号が書かれた書類を机の上に出しっぱなしにしないようにしましょう

物理的安全管理措置

4.番号を取り扱う機材環境への対応(技術的安全管理措置)

 ・番号を管理するパソコンやソフト、ファイルにはパスワードをかけましょう
 ・給与計算ソフトや申告ソフトなどを、マイナンバーに対応できるよう最新版に更新しましょう
 ・給与計算ソフトなどのアクセス権限などの設定を再確認しましょう
 ・番号を管理するパソコンには、ウイルス対策ソフトを入れ、こまめな更新も忘れずに
 ・番号を管理するパソコンでは、メールの受信を避けましょう

これらの対策をしっかり行うことで、漏えい事件が起こる可能性を大きく減らすことができます。

上記は「中小規模事業者に認められる特例的対応」に基づいた内容です。
ガイドライン上ではいずれの施策も「〜を行うことが望ましい」という書き方となっていますので、この通り行うことを強制するものではありませんし、自社に見合った運営方法に調整することも可能でしょう。
例えば、給与計算を社長夫人が自宅で行う場合、それだけで「番号を取り扱う場所への対応」はクリアできています。
しかし、漏えい事案を起こしてはならないという点、万一漏えいや紛失が発生した場合は、罰則が科せられることに変わりありません。

従業員100名を超えるような大規模事業所および小規模企業であっても「個人情報取扱事業者」では、より厳格な業務体制を構築する必要がありますのでご注意ください。

3.利用…各種申告書に、これら番号を記載する

保管している個人番号を各種様式に記載して提出します。
なお、税分野は平成28年、年金などの社会保障分野は平成29年から利用開始とされています。

つまるところ、従業員や報酬支払先のマイナンバーを収集・保管していることを前提に、各届出様式の変更や適用時期についての細かな情報収集を継続・対応していくか、あるいは各機関の窓口での指示に従う形となります。

個人番号の正誤確認について

扶養控除等申告書や、退職所得の受給に関する申告書など、従業員が自ら個人番号を記載する書類もあります。
番号が間違っていないか、既に保管している書類や個人番号収集の際に得た情報と照合して提出しましょう。
なお、この場合の本人確認は不要です。

業務ソフトウェアの対応について

番号を収集したら、一旦給与ソフトの社員情報に追加入力することになるでしょう。
個人番号を登録できるよう改修されたソフトを入手する方法は、お持ちのソフトウェアやバージョンによって異なります。

→詳細は PCAソフトウェアの対応について の項をご覧ください。

サプライ用品の様式変更について(平成28年9月20日追記)

順次、マイナンバー記載欄を組み込んだ様式が公表されつつありますが、あくまで案としてであり、状況は不透明です。様式の本決定は随時行われています。

関係する帳票はある程度予測が付きますので、特に人数の少ない会社では、用紙が無駄にならないよう、残数や発注数、発注時期に注意したいところです。

下記に、影響を受ける予定のPCAサプライ用品を例示します。あくまで本ページ作成時点で予定されているもので、順次様式が定まっていくものと思われます。
当然、専用サプライでによる出力ではない「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」「各社会保険の被保険者資格取得・喪失届」等の各種申告書類などにもマイナンバーの記載欄は設けられますので、影響は広範に及びます。

源泉徴収票

源泉徴収票新様式

・用紙が「A4四つ切り(A6)」から「A5単票」に変更されます。
・「支払いを受ける者」及び「控除対象扶養家族」の氏名右側に
 「個人番号欄」が新設されます。
・年末調整で使用するのは平成28年(平成29年1月提出分)からです。
平成28年分の新様式サプライ品が同年10月24日に販売されます。
 詳細は 源泉徴収票特集ページ をご覧ください。

影響を受けるサプライ
 ・PA1131F ・PA131F

算定基礎届・月額変更届

月額変更届・算定基礎届新様式

・用紙が「B5」から「A4」に変更されます。
 ※各機関から配布される様式は既にA4に変わっています。
 ※PCAサプライの、A4サイズへの変更予定は未定です。
 ※現在発売中の様式も当面受理される、との確認を得ております。
・「個人番号」が新設されます。(被保険者が70歳以上の場合のみ記入)
・70歳未満の被保険者はマイナンバー未記入で提出します。
・本用紙にマイナンバーを記載するのは平成29年からです。

影響を受けるサプライ
 ・PA1141F ・PA1151F ・PA141F ・PB141F ・PA151F
 ・PB151F

委託のルール

小さな会社では、年末調整や源泉徴収票の作成、社会保険関係書類の作成事務について、外部の税理士や社会保険労務士に委託している場合があると思います。

このような場合でも、個人番号の管理を丸投げできるわけはなく、委託者側(企業側)に「安全管理がなされていることを監督する義務」が発生します。
改めて委託契約書の中に「秘密保持義務」や「個人情報の事務所外への持出禁止」「万一情報漏洩事案が発生した場合の責任の所在」などの規程があるか確認し、なければ新たに盛り込んでおくことが望ましいでしょう。

4.廃棄…適切に廃棄する

個人番号は、税および社会保障に関する手続き書類の作成をする必要がある場合に限り、保管し続けられます。
必要がある場合だけ保管でき、必要がなくなったら廃棄する。この原則をきっちり守りましょう。

「必要がなくなった」の判断基準は、従業員の「退職後ただちに」ではなく、各種帳票の法律上の保管期間が経過したか否かです(例:扶養控除等申告書は、7年間保存)。
日付まできっちり管理することを義務付けられているわけではありませんから、一定期間ごとに忘れることなくきちんと廃棄されるようルールを作り、担当者に意識づけ、徹底していくことが必要です。パソコン上のデータでも同様です。

なお、個人番号が書かれた書類を廃棄する際は、必ずシュレッダーにかけるなど、復元困難な形にした上で処分しましょう。

法人番号について

各種帳票には、従業員の個人番号だけでなく、給与や報酬・保険料の支払元である御社のマイナンバーである「法人番号」の記載欄も設けられます。

法人番号については、12桁の「会社法人等番号」(会社等の登記事項証明書や登記事項要約書に「0100-01-000000」のような形式で印刷されている番号)の先頭に1桁の検査用文字を追加するだけのもので、それぞれの会社に郵送で通知が来ますし、インターネット上にも公開されます。

また、個人事業の場合は個人事業主の「個人番号」を記載することになります。

小規模企業ではない場合のガイドライン、その他資料・関連情報

本ページでは、ここまで小規模企業における「緩和された安全管理措置」に基づいて解説してきました。
これは、従業員100人以下の小規模事業所にのみ該当する内容であり、それ以外の事業所については、特定個人情報(個人番号)の取扱規程の策定や、取扱担当者を明確にしておくなど、幾分踏み込んだ内容を「義務付け」しています。

一度、各事業所担当者様においても、内閣府および特定個人情報保護委員会のホームページをご覧になり、取るべき対応について把握されることをお勧めします。

特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(特定個人情報保護委員会)
ガイドライン資料集(特定個人情報保護委員会)
 └従業員教育などにそのまま使える、簡単なレジュメ(プリント)などが手に入ります
マイナンバー特集(政府広報)
 └一般国民向けのページです。映像なども交え、分かりやすく案内されています
マイナンバー総合案内(内閣府)
 └マイナンバーに関わる全ての方を対象とした、詳細な案内です。よくある質問に、具体的なケースと
  望ましい対応が列挙されています