人事労務のペーパーレス化で業務効率を改善｜奉行Edge導入のすすめ
人事労務の煩雑な業務とは
中小企業における人事労務業務は、多岐に渡る分野について法律等で規定されたスケジュールに則り、税理士や社労士など社外の専門家の力も借りながら進めていかねばなりません。
また、往々にしてごく少人数で管理していかなければならないため、非常に煩雑です。
具体的には、以下のような業務範囲が挙げられます。
- 毎月発行する給与明細の配布業務
- 年間で最も繁忙を極める年末調整業務
- 給与計算に直結する日々の勤怠管理業務
- 入退社や社会保険などの各種労務手続き業務
また、業務量に比例して、紙の書類の授受・整理・保管に多くの時間を取られがちです。
こうした課題をどう解決し、どのようにペーパーレス化を進めていけばよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
人事労務業務のペーパーレス化のメリット
人事労務業務の標準化
業務を紙やExcelなど単独のファイルを中心に行っていると、情報が散逸しやすい上に業務が非定型かつ属人化しやすく、勘と経験を頼りにする場面が多くなってしまいます。
また、人事労務業務は経営の根幹をなす業務の1つであるため、何らかの問題で担当者の不在が続き業務が滞った場合、企業経営に深刻な影響を与えかねません。
そうならないためにも、業務の標準化を進め、誰が従事しても同じ結果となる安定的な業務遂行環境を構築する必要があります。
システムの導入を通じ、人事労務業務のペーパーレス化を進めることは、こうした問題を解消することにつながります。
生じた余裕で人的資源をより戦略的に利用できる
人事データと給与ソフトと連携させれば、毎月給与や賞与などの計算、あらゆる手当項目の計算も自動化できます。そのため、二重入力や入力ミスなどの人為的エラーを防ぎ、かつ無用な照合作業を省くことで業務量を最小限にとどめることができます。
人事労務業務が大幅に省力化されることで、採用や人事評価制度の運用、あるいは営業販売部門など、より戦略的な業務へ人的資源を再配分する事も可能となります。
人事労務のペーパーレス化をスムーズに進めるポイント
ペーパーレス化は従業員の負荷が少ない業務から
上手くペーパーレス化を軌道に乗せるためには、従業員の負荷が少ない業務から順に検討することを推奨します。
例えば、社会保険申請のペーパーレス化は、現在では多くの給与ソフトで可能です。
給与ソフトの導入により人事労務担当者の負担を大幅に減らすだけでなく、他部署の従業員は何もアクションを起こす必要がないため、多くの会社では抵抗感をさほど抱かれることなく、給与ソフトを導入できたかと思います。
しかし、給与明細配付、年末調整申告、勤怠管理、労務管理のペーパーレス化は、新たなツールを導入する必要があるだけでなく、他部署の従業員にもアクションが伴います。
従業員のアクションの度合いや頻度が少ない順にツールを導入し、ペーパーレス化への抵抗感をなるべく感じさせずに進めていきましょう。
従業員にとって使いやすいツールを
従業員にとって適切なツールによって、ペーパーレス化が行えているかも重要な要素です。
例えば、給与明細配付システムの場合、従業員がWEB情報にログインしなければ確認できないものが多く、WEBシステムに慣れない従業員には「使いづらい」と感じるかもしれません。
この場合であれば、給与明細はメール配信で行う事が推奨されます。
費用対効果を明確に
時間削減効果や金銭的コストの削減効果などは、数値化でき、明瞭な判断材料になります。
ペーパーレス化でどのくらいの時間が削減・効率化され、その結果、どのくらいのコストカットが実現できるのかを具体的に示すことができれば、新たなツールの導入への抵抗感を抑制する事ができます。
自社の業務でどのくらい費用対効果が実現できるか等の簡単な試算ツールを、メーカー／サービス運営者が公開している場合もありますので、費用対効果についてご自身で調査することもできます。
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OBC奉行クラウドEdgeシリーズでペーパーレス化を実現
奉行クラウドEdgeシリーズはペーパーレス化したい業務をピンポイントで選択し、その業務に該当するシステムを導入できます。
業務の自動化により、チェックの必要がなくなることで、総務人事担当者の業務は大幅に効率化され、さらに、ペーパーレス化により従業員の手間も削減できます。
奉行クラウドEdgeシリーズは簡単な操作性のため、総務人事担当者だけでなく、他部署の従業員も難なく扱えます。
毎月の給与明細をペーパーレス化
給与明細は毎月発行するものなので、毎月のルーティンワークとして発行作業に時間を取られることになります。
また、給与明細を紙で発行している企業は、源泉徴収票も紙で発行していることが多くあります。確定申告や各手続きに必要になることがあるため、従業員が紛失した場合は再発行しなければならないこともあり、さらに担当者の負担が増えることになります。
奉行Edge 給与明細電子化クラウド
給与奉行との連携で、従来の紙で発行している給与明細書や源泉徴収票を簡単に電子配信に切り替えるサービスです。
封入や配付作業にかかっていた時間や様々なコストを大きく削減できます。 また、従業員様に合わせ、配信形態を選んだり、タイミングの調整もできるため、人事労務担当者の業務負荷も大きく減らせます。
年末調整業務をペーパーレス化
年末調整業務は、バックオフィス業務の中でも最も繁忙を極めます。すべての従業員の年末調整を紙の申告書で行っていると、配付や回収の手間、従業員からの問い合わせへの個別対応、給与システムへの入力作業など、多くの付帯業務が発生します。また、年末調整には添付される各種証明書類もあります。
年末調整の時期は多くの紙の書類が担当者に集められるため、書類を整理するのにも時間がかかり、なかなか年末調整計算まで辿り着かないことも起こります。
奉行Edge 年末調整申告書クラウド
各種年末調整申告書の配付・入力依頼・回収・確認などといった作業を電子化し、書類を手渡しでやり取りする労力を削減します。
給与奉行へのデータ転送もスムーズで、申告書内容の手入力や確認・検算の工程も省きます。
勤怠管理をペーパーレス化
有休申請や残業申請などを、紙で申請する企業では、Excelに入力後、印刷し、さらには上長の押印を必要とすることが多く見られます。
また、記入漏れ、書類の収集の遅れ、さらには集計ミスが起きがちな業務でもあります。
奉行Edge 勤怠管理クラウド
出勤簿などの書類の回収はWEB上のやりとりで電子化するため不要になります。そのほかの勤務時間、休日・休暇の取得・残の集計と書類提出は自動化することで担当者の負担を大きく減らすことができます。
労務手続き業務をペーパーレス化
最近は一部の手続きで電子申請が可能になりましたが、社会保険や雇用保険など、行政で行う各種申請手続きを書面で提出している企業は、まだ多くあります。
申請手続きを紙で行うと、書類を作成するのも手作業になり、まとめる時間が必要になります。また、提出に際しても、窓口に出向けば手続きのために時間を費やすことになり、郵送するにしても郵送代などのコストがかかってしまいます。
奉行Edge 労務管理電子化クラウド
人事労務管理電子化クラウドは、入退社や社会保険、結婚・引っ越しに伴う変更手続きをWeb上で完結させることで、ペーパーレス化をすすめ、電子申告まで対応できるサービスです。書類の作成・収集や役所への申請にかかっていた手間や時間を大幅に省くことができます。
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