人事労務業務のペーパーレス化で業務効率を改善 奉行Edge導入のすすめ
なぜ、人事労務業務のペーパーレス化が必要なのか
働き方が多様化するなかで、紙の書類を前提にした業務に負担を感じる場面も少なくありません。特に人事労務の分野では、給与明細や年末調整、各種申請や手続きなど、毎月多くの書類を扱うことになります。
紙でのやり取りが続くと、印刷や配布、整理・保管に手間や時間がかかってしまい、担当者の負担が大きくなりがちです。だからこそ、人事労務業務においてはペーパーレス化がとても有効です。無理なく取り入れられる工夫を知ることで、日々の業務を少しずつ軽くしていくことができます。
本記事では、こうした人事労務業務の効率化のため、ペーパーレス化の具体的な方法を解説します。
人事労務のペーパーレス化で得られる4つのメリット
ペーパーレス化は、担当者の業務効率化だけでなく、組織全体に以下の4つの大きなメリットをもたらします。
1. 業務効率化による生産性の向上
給与明細の発行、年末調整の書類回収、勤怠データの集計など、これまで手作業で行っていた業務が自動化されます。担当者だけでなく、従業員の負担となっている業務も効率化されることで、全体の生産性向上に繋がります。
2. コストの削減
用紙代、印刷代、郵送費、書類保管スペース代など、紙の書類に関わる様々なコストを大幅に削減できます。手作業が減ることで人件費も最適化され、無駄なコストをなくすことができます。
3. 業務の標準化と属人化の解消
業務を紙やExcelファイルに依存していると、情報が散逸しやすく、担当者ごとの非定型な業務になりがちです。システムを導入してペーパーレス化を進めることで、誰が担当しても一定の結果となる安定的な業務環境を構築でき、担当者不在時のリスクを減らすことができます。
4. 多様な働き方への対応
書類のやり取りがオンラインで完結するため、担当者や従業員は場所を問わず業務を進められます。これにより、テレワークやリモートワークなど、時代の変化に合わせた柔軟な働き方が実現可能になります。
ペーパーレス化の懸念点と解決策
ペーパーレス化にはメリットが多いですが、同時に懸念点も2つ考えられます。解決策と合わせてご紹介します。
1. セキュリティ上のリスク
紙の書類は物理的に管理できますが、電子データは情報漏洩のリスクがあるのではないかと心配されることがあります。
奉行Edgeによる解決策：
奉行Edgeは、通信経路の暗号化や厳格なアクセス権限設定、第三者機関によるセキュリティ認証の取得、政府が定めるセキュリティ要件を満たした証明である「ISMAP登録」など、金融機関と同等の強固なセキュリティ対策を施しています。これにより、物理的な紛失や盗難よりも安全にデータを管理できます。
2. 導入時の初期コストと手間
新たにシステムを導入する場合、初期費用や従業員への周知・教育にかかる時間とコストを懸念する声も少なくありません。
奉行Edgeによる解決策：
奉行Edgeは、必要な業務に絞って導入できるため、一度に大きなコストをかける必要がなく、段階的に導入できます。また、直感的な操作性を追求した画面設計や、充実した操作のヒントや解説により、システムに不慣れな従業員でもスムーズに利用を開始できます。
0120-35-2526
ペーパーレス化できる人事労務業務と具体的な効果
給与明細配信をペーパーレス化
毎月発生する給与明細の発行は、担当者の大きな負担となっています。特に従業員数が多い場合、印刷、三つ折り、封入、仕分け、配布といった手作業に膨大な時間がかかります。さらに、郵送する場合には切手代や封筒代といったコストも無視できません。
業務手順例
- ① 給与データをシステムからプリントアウト
- ② 従業員数分、封筒に一枚ずつ封入
- ③ 手渡しまたは郵送で配布
- ④ 過去の明細は紙で保管・管理
給与明細をペーパーレス化すると、この一連の業務の年間作業時間とコストが、ほぼ不要になる効果が期待できます。担当者の作業負担を大幅に軽減し、より戦略的な業務にリソースを振り分けることも可能となります。さらに、専用サプライを購入している場合、その分のコスト削減にも繋がり、メリットはさらに大きくなります。
奉行Edge 給与明細電子化クラウド
給与奉行との連携で、従来の紙で発行している給与明細書や源泉徴収票を簡単に電子配信に切り替えるサービスです。封入や配付作業にかかっていた時間や様々なコストを大きく削減できます。また、従業員に合わせ、配信形態を選んだり、タイミングの調整もできます。
年末調整業務をペーパーレス化
年間で最も繁忙を極める年末調整業務は、人事労務担当者だけでなく、従業員にとっても大きな負担です。紙の申告書では、配布や回収の手間、記入漏れの確認、問い合わせへの個別対応、そしてシステムへの手入力など、多くの付帯業務が発生します。
業務手順例
- ① 各従業員に紙の申告書を配布
- ② 従業員は書類に記入し、証明書を添付して提出
- ③ 担当者は書類を回収し、記入漏れや不備をチェック
- ④ 不備があった場合は従業員へ差し戻し、修正を依頼
- ⑤ 最終的な申告内容を給与システムへ手入力
年末調整業務をペーパーレス化することで、担当者の作業工数を大幅に削減できるだけでなく、従業員の入力負担も減らし、全社的な業務効率化を実現できます。
奉行Edge 年末調整申告書クラウド
担当者：各種年末調整申告書の配付・入力依頼・回収・確認などといった作業を電子化し、書類を手渡しでやり取りする労力を削減します。
従業員：細かい紙の申告書と異なり、入力しやすい専用フォームでスマホやPCから手軽に申告できます。
給与奉行へのデータ転送もスムーズで、申告書内容の手入力や確認・検算の工程も省きます。
勤怠管理をペーパーレス化
有給休暇申請や残業申請などを紙で行う企業では、記入漏れや書類の収集の遅れ、集計ミスが起きがちです。また、タイムカードや出勤簿の集計、給与システムへの手入力など、多くの手間が発生します。
業務手順例
- ① 従業員はタイムカードや紙の出勤簿に記録
- ② 担当者は締め日ごとに全従業員の記録を集計
- ③ 打刻漏れや記入ミスがないか手作業で確認
- ④ 集計データを給与システムに手入力
勤怠管理をペーパーレス化することで、日々の業務負担を大幅に軽減できます。勤怠状況をリアルタイムで把握できるため、長時間労働の是正など、より戦略的な労務管理にも貢献します。
奉行Edge 勤怠管理クラウド
出勤簿などの書類の回収はWEB上のやりとりで電子化するため不要になります。そのほかの勤務時間、休日・休暇の取得・残の集計と書類提出は自動化することで担当者の負担を大きく減らすことができます。
労務手続き業務をペーパーレス化
入退社や社会保険の手続きは、従業員からさまざまな個人情報を収集した上で、必要な書式にまとめて、複数の行政機関へ提出します。これらの手続きを紙で行う場合、担当者は書類の作成から収集、窓口への訪問まで、多くの時間と労力を費やします。
業務手順例
- ① 入社手続き書類を印刷し、新入社員へ郵送または手渡し
- ② 従業員は手書きで記入し、証明書を準備して提出
- ③ 担当者は提出された書類を確認し、必要に応じて差し戻し
- ④ 提出書類を元に行政機関向けの申請書類を作成し、窓口へ持参または郵送
最近は行政手続きの電子化も進んでおり、こうした手続きをペーパーレス化することで、業務を大幅に効率化できます。書類のやり取りをなくすだけでなく、窓口への訪問時間やコストを削減し、スピーディーな業務遂行を可能にします。
奉行Edge 労務管理電子化クラウド
労務管理電子化クラウドは、入退社や社会保険、結婚・引っ越しに伴う変更手続きをWeb上で完結させることで、ペーパーレス化を進め、電子申請まで対応できるサービスです。書類の作成・収集や行政機関への申請にかかっていた手間や時間を大幅に省くことができます。
人事労務のペーパーレス化をスムーズに進めるポイント
ペーパーレス化は従業員の負荷が少ない業務から
上手くペーパーレス化を軌道に乗せるためには、従業員の負荷が少ない業務から順に検討することを推奨します。
例えば、電子申請（社会保険申請のペーパーレス化）は、従業員には負担が及ばないため取り組みやすいです。
しかし、給与明細配付、年末調整申告、勤怠管理、労務管理のペーパーレス化は、新たなツールを導入する必要があるだけでなく、他部署の従業員にもアクションが伴います。
従業員のアクションの度合いや頻度が少ない順にツールを導入し、ペーパーレス化への抵抗感をなるべく感じさせずに進めていきましょう。
従業員にとって使いやすいツールを
従業員にとって適切なツールによって、ペーパーレス化が行えているかも重要な要素です。
例えば、給与明細配付システムの場合、従業員がWEB情報にログインしなければ確認できないものが多く、WEBシステムに慣れない従業員には「使いづらい」と感じるかもしれません。
この場合であれば、給与明細はメール配信で行うことも視野に入れ、それに対応するシステムを選定する必要があります。
費用対効果を明確に
時間削減効果や金銭的コストの削減効果などは、数値化でき、明確な判断材料になります。
ペーパーレス化でどのくらいの時間が削減・効率化され、その結果、どのくらいのコストカットが実現できるのかを具体的に示すことができれば、上申する際、新たなツールの導入への抵抗感を抑制することができます。
自社の業務でどのくらい費用対効果が実現できるか等の簡単な試算ツールを、メーカー／サービス運営者が公開している場合もありますので、費用対効果についてご自身で試算することもできます。必要に応じて、当社でもお手伝いいたしますのでお気軽にご相談ください。
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