1. PCA製品の改正電子帳簿保存法(電帳法)対応について

PCA製品の改正電子帳簿保存法(電帳法)対応について

PCA製品の改正電子帳簿保存法(電帳法)対応について

2022(令和4)年1月より、電子帳簿保存法(電帳法)が改正されます。
電帳法自体は1998年7月の施行以来20年以上が経過していますが、今改正は大規模なもので、電子保存に取り組んでいるか否かや企業規模を問わず、すべての企業に少なからぬ影響を与えます。
ここでは、改正論点の概要と、PCAのソフトウェアでカバーする範囲や、実務運用のイメージを概観していきます。

本ページは、2021年11月29日現在の情報をもとに、PCA販売店・PCAインストラクションパートナーである当社・ミモザ情報システムが作成・公開しております。
当社および所属社員は税理士資格を有しておりませんので、税理士法に基づき、税務相談をお受けできません。本記事は公知の情報を基に記述しておりますが、最終的には自己の責任において判断され、必要に応じて税理士もしくは税務署にご相談ください。

このページの目次


改正電子帳簿保存法の概要

電帳法そのものは多岐にわたる論点があるので、まずは全体像を把握し、自社で取り組む範囲および優先度を明確にすることが肝要です。

電帳法とは何か

正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(以下、電帳法)」といいます。
所得税法、法人税法、消費税法等では、帳簿書類を書面で保存することを義務づけていますが、電帳法では、一定の要件のもとに電磁的記録等(データ)によって保存することを認める特例について定めています。

電子帳簿保存法上では、電磁的記録による保存区分(分類)として、以下の3つを示しています。

  • 国税関係帳簿
  • 国税関係書類
  • 電子取引

それぞれの意味する具体的な書類について、下図に示します。

電子帳簿保存法により定義されている国税関係帳簿書類の分類

2022年1月1月に施行される法改正の概要

骨子は次の三点です。

1.事前申請~承認制度の廃止

保存要件さえ満たせれば、自社の判断ですぐに電子帳簿保存に取り組めるようになりました。

2.電子保存に係る実施要件の大幅な緩和

国税関係書類のスキャナ保存において、タイムスタンプ期限の緩和や定期検査の撤廃などを盛り込み、経営資源の少ない中小企業においても、法に則った電子保存を実現しやすくなりました。

3.「電子取引」で発生した取引情報は「電子保存」することを義務化

電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義され、請求書や領収書等をデータでやりとりする場合に該当します。
電子データで受領した請求書等は、これまでは印刷保管すれば取引証憑として認められましたが、これを無効とし、一定の要件のもとで電子データのまま保管することが義務付けられることなりました。


電帳法法改正に際し、PCAユーザーに求められる対応

帳簿書類等の分類ごとに定められた保存方法

国税関係帳簿、決算関係書類については、特段の対応は必要ない

結論:PCA会計DX利用者は、そのまま利用継続すれば良い

PCA会計DXは、電子帳簿保存法に定める要件を満たしています。実際に電子帳簿保存を始める場合には、訂正・削除履歴管理などの機能を利用するための初期設定が必要ですが、紙の帳簿を保存している限り、すぐに何かを変えなければならない、といったことはありません。
また、今改正より「優良な電子帳簿」の要件を満たす電子帳簿を備えている場合、税務署への事前の申請は必要ですが、過少申告加算税を10%から5%に軽減する規程が整備されます。
PCA会計DXをはじめ「JIIMA認証」を受けた電子帳簿ソフトは「優良な電子帳簿」としての要件も満たしています。

取引関係書類について、紙で受領したものをスキャンして保管する際の要件が緩和

結論:すぐにスキャナ保存に取り組む必要はありません

要件緩和のため、従来よりもペーパーレス化に取り組みやすくなりましたが、あくまで書類のスキャンおよびデータ保管そのものが義務化されているわけではありません。
スキャン保存をしないのであれば、現状通りの紙ベースの運用を継続しても問題ありません。

電子取引で受け取った取引関係書類のデータは、電子データのまま保存しなければならない

結論:何らかの対応が必要です

この項目については義務化であり、データで受領した場合は、データの保管から逃れることができません。
電子帳簿保存を実施しているか否かに関わらず、データで受領した取引関係書類は、データそのものが正本とされ、紙に印刷して保存しておく方法は無効となります。

⇒この「電子取引」が、本改正により検討したい論点の本丸に他なりません。

電子取引により発生した取引関係書類に係るデータの保管について

電子化要件の緩和が目立つ2022年の電帳法改正にあって、電子取引のデータ保存義務化については、明らかな「ルールの厳格化」です。

これまでは、データで受け取った請求書、領収書などを印刷して保管すれば、それが取引証憑として認められていましたが、22年1月からは、電子データでの保存しか認められないこととなります。

多くの企業で、電子データによる取引関係書類を統一的、横断的に保管する仕組みは整備されていないため、業務の流れに大きな影響を及ぼすことが懸念されています。

<参考>「電子取引」に該当する事例
  • 営業所の事務員がネットショッピングサイトで備品の文房具を購入し、領収書をPDFデータで受領した
  • 経理部の社員がテレワーク中のため、従来は取引先から郵送されていた請求書をPDFデータに変換してもらい受領した
  • 取引先がFAXで送付してきた請求書について、インターネットFAXサービスで閲覧・保管できる状態にしている

上記の例はすべて「電子取引」に該当し、受け取った電子データを改正電子帳簿保存法により定められた要件に則り、保管する義務が生じます。
当社でも、請求書等の取引関係書類は原則データでお送りしていますので、当社を利用されるお客様は、当社との間の全ての取引が「電子取引」に該当します。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件

単純に、取引関係書類のデータを既存のファイルサーバに集約すれば良い、という話ではなく、保存方法や体系についても、法で定められた細かな決まりごとがあります。

≪真実性要件≫

次の4つのうち、いずれかの措置を行うこと

  • (発行者側により)タイムスタンプが付された後の授受
  • (受領者側が)速やかにタイムスタンプを付す
  • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用
  • 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
≪可視性要件≫

検索項目を「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定
→日付または金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができること
→2項目以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

上記要件を踏まえると、具体的には

  • 要件を満たせる何らかのシステムを導入し、利用する
  • 事務処理規程を設けた上で、検索項目を満たす形でデータの保管体制を整える
  • 電子取引を完全に排除する

以上3通りの対応を検討することとなります。

<参考>改正電子帳簿保存法では、罰則が強化されました

●国税関係帳簿書類に係るデータ及び電子取引データを電帳法の要件に従った保存がされていない場合には、税法上保存義務がある帳簿書類として取り扱わない。

→税務調査で指摘を受け、青色申告を取り消されるといった事態も想定されるとして、話題になりました。

→その後、電子取引の取引関係省類が電帳法に則った形で保管されていない(紙による保管が続いている)その1点をもって、直ちに青色申告の承認を取り消し、経費として認めない扱いをするものではない、との通達が出されました(国税庁 補4 一問一答【電子取引関係】問42より)。
とは言え、義務化されることに変わりはなく、着実に歩みを進める必要があります。

●スキャナ保存及び電子取引データの改ざん等により不正計算がされた場合の重加算税を10%割増し

→従来の、電子帳簿保存導入の垣根を高くして信頼性を担保する考え方から、導入を容易にしつつ罰則を強化し牽制する考え方へ、大きく方針転換されています。


電子取引に対する具体的な対応策について

前項で挙げた、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を踏まえた上で、取り得る3通りの対応について、比較検討します。

要件を満たせる何らかのシステムを導入し、利用する

PCAの対応システムを利用する

PCAでは、改正電子帳簿保存法に対応すべく、2022年2月をめどに、文書管理システム 『PCA Hub eDOC』をリリースする予定です。

本システムは、オンラインストレージの要領で、いつでもどこでも利用できる安全な文書保管ツールです。
電帳法に定めるファイルの追加や変更、削除などの操作履歴が保持できるうえ、会計や商魂・商管の各伝票入力画面から、当該の取引関係書類データをアップロードするだけで、自動的に紐づいた形でデータを保管できます。
ファイルの履歴管理や検索も自在です。

タイムスタンプの付与についてもオプションとして搭載予定です。
法令に則り、かつ円滑にお客様の電子帳簿保存体制を低コストでサポートします。

PCA Hub eDOCの予定価格

PCA以外の対応システムを利用する

電帳法改正これ商機と、直近でもさまざまなツールやストレージサービスが出てきています。

  • 楽楽精算などの経費精算システム
  • 楽楽明細などの請求書電子化・電子配信システム

いずれのサービスも、全社視点で見渡せば、ごく局所的な取引を扱うものにすぎません。
それぞれのサービスで、どの分野、どの範囲の取引関係書類がカバーされるのか、カバーされない領域についてはどのように対処するのか、システムとして保存期間など法に定められた要件に対応しているのか、整理検討しておく必要があります。

事務処理規程を設けた上で、検索項目を満たす形でデータの保管体制を整える

本改正に際し、専用システムの導入など、費用をかけた対応を取らない・取れない場合は、こちらの方法を利用することになります。

事務処理規定を用意する

国税庁のホームページ(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 14ページ問24)で、ひな形が用意されているので流用するとよいでしょう。

国税庁公表の事務処理規定の例

ファイル管理のルールを検討する

ここでは、定められた検索項目要件を満たすことが重要です。
取引先毎にフォルダを分け、ファイル名は一貫したルールで設定する必要があります。
国税庁により案内されている方法を概観します。

  • 取引情報のデータ(PDFなど)のファイル名に、規則性をつける。
    「20221031_株)国税商事_請求書_110000.pdf」といった形式が想定されます。
  • 「取引の相手先」や「各月」など決めたフォルダに格納して保存する。

出典/電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 7ページ問11より

単純なフォルダ管理だけでは、2項目以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができる、という要件を満たせませんので、これとは別に、エクセル等の表計算ソフトにより「索引簿」を作成することが必要です。
(基準期間における売上が1,000万円以下の場合のみ、検索要件が不要、即ち索引簿の作成は不要です)

国税庁公表の索引簿の例

「事務処理規程を設けた上で、検索項目を満たす形でデータの保管体制を整える」対応は、あくまでも小規模な事業所向けの内容として案内されています。

実際に手作業でこれらデータの管理を行うとなると、担当者には相応の手間と労力がかかるため、システムを利用する方法が経済的なケースも多いかと存じます。

PCA電帳法スターターキット[電子取引編]のご紹介

PCAでは「電帳法スターターキット」と題し、税理士事務所監修の社内規定サンプルや、質問集などの資料提供、およびメールでの相談サービスなどをパッケージ化した商品を販売します。
ある程度の事業所規模を有し、自社内での規程策定に不安や抵抗を感じる方、実際の運用体制の構築に関し、知見やアドバイスを得たい方にお勧めです。

ご提供資料

  • 電子取引の電子帳簿保存法対応マニュアル (PDF file)
  • 電子取引棚卸表/コンサルタントへの質問リスト (WORD file)
  • 訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程サンプル (EXCEL file)
  • 電子取引の電子保存規程サンプル (WORD file)
  • 業務フロー図サンプル (EXCEL file)
  • 上記全ての資料の説明動画

メール相談サービス

  • コンサルタントへのメール相談:ご提供資料納品日の翌々月末まで(納品から約2カ月)
  • 「電子取引棚卸表/コンサルタントへの質問リスト」を入力してメール相談
  • 電子取引の形態に応じた保存方法のアドバイス・質問への回答
  • 規程作成のご相談対応

価格

定価:110,000円(税込)

当社価格:104,500円(税込)

ご希望の方は、お問い合わせください。

電子取引を完全に排除する

これまでデータで受領していた取引関係書類を、すべて郵送やFAX等により、紙面で送付するよう、取引先に要請する方法です。
この方法は、取引先の協力が得られるかの度合いにも左右されます。

昨今は、大手ネットショッピングサイトで電子データによる交付が一般的になり、郵送対応に応じていなかったり、できても対応可能な支払方法が限られていたり、別途手数料を要す場合もあります。
(当社は郵送対応を承っておりません。)

今後も社会は電子化・ペーパーレス化の方向に進展していくのは明白で、国においても近い将来の電子インボイス導入が議論されている最中、今回「紙」に戻しても、その場しのぎにしかならない可能性が高いです。
費用をかけずに対応する方法も案内されていますので、この機会に、電子保管に取り組まれることをお勧めいたします。

<参考>FAXの解釈

複合機等で受信したFAX文書を、PDFデータ等として保管する機能またはサービスを利用している場合において、取引証憑をFAXで受信した場合は「電子取引」に該当します。
一方、FAX機で受信した文書が、即時紙面に出力される形で利用されているのであれば、「紙で受領したもの」と見做されます。
いずれの場合も、送信者側が、紙面として存在する文書をFAXにて送信することが前提条件です。

<参考>取引先に、あらかじめタイムスタンプを付与させたうえで取引関連書類データを送信させることについて

電子取引に関するデータ保管について、取引関係書類の発行者側においてタイムスタンプを付与してあれば、電子取引データの保存4要件のうち「タイムスタンプが付された後の授受」に該当するので、取引先に対しこれを依頼する、といった方法が考えられます。

しかしながら、この方法は困難であろうと推測します。
一般に、電子データにより請求書を送るシステムは多岐にわたり、すべてがタイムスタンプ付与に対応しているわけではない点、仮にタイムスタンプ付与に対応させるべく改修するとしても、大きな投資と時間を要す点、そもそも取引関係書類を発行する側には、タイムスタンプ付与をはじめ、改正電帳法に係る法的な義務・規制は全くない点を考慮すると、対応できる事業者は限られるものと思われます。

また、仮にタイムスタンプを付与された取引関係書類データを受領したとして、税務調査において求めがあった場合に、当該データをスムーズに提出できる状態を維持していなければ、適切に保管されているとは言い難く、結局は「ファイル名の管理」や「索引簿の作成」等の事務処理から逃れることはできません。

参考文献:改正電子帳簿保存法のすべて/十文字俊郎 著/2021年11月 中央経済社 刊
参照サイト:国税庁 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~

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