PCA給与DXシリーズの令和5年（2023年）年末調整対応について
令和5年（2023年）の年末調整は、前年に引き続き、年末調整申告書および源泉徴収票の様式や計算方法そのものに影響を与える論点はほとんどありません。
ここでは、PCA給与・給与じまんユーザー様を念頭に、昨今の年末調整電子化の流れも踏まえ、対応について考察します。
本ページは、2023年9月14日現在の情報をもとに、PCA販売店・PCAインストラクションパートナーである当社・ミモザ情報システムが公開しております。
このページの目次
紙の源泉徴収簿・源泉徴収票・給与支払報告書が必要な場合
当社では紙の令和5年用（令和6年1月提出用） 年末調整関連商品もお取り扱いしています。
「PCA 源泉徴収票・源泉徴収簿」ページでは、年末調整関連商品の紹介だけでなく、年末調整の概要、専用サプライの変更点についても詳しく解説しています。
国税庁発行の『源泉所得税の改正のあらまし』から
国税庁発行の『源泉所得税の改正のあらまし』や『令和5年版 年末調整のしかた』より、令和5年年末調整業務に影響を与えるポイントをピックアップします。
住宅ローン控除の控除率が変更されます
影響範囲：一部の対象者のみ
令和4年に控除率の引き下げ改定（1%→0.7%）がありました。
社内で令和4年中に住宅を購入した方がいれば、それ以前に購入した方との間で控除率が異なるため、年末調整の際に注意が必要です。
非居住者である扶養親族の要件見直しに係る影響
影響範囲：ごく一部の対象者のみ
令和5年1月以降、30歳以上70歳未満の方のうち下記3点に該当しない場合、扶養控除の対象となる扶養親族から除外されることになっています。
- 留学により国内に住所及び居所を有しなくなった者
- 障害者
- 扶養控除の適用を受けようとする居住者からその年において生活費又は教育費に充てるための支払を38万円以上受けている者
また、障害者以外の要件に該当する場合は、確認書類（留学ビザの写しや送金関係書類等：金融機関への送金依頼書の写しなど）が必要となりますので、関係する従業員に対し、あらかじめ告知しておく必要があります。
詳しくは「国外居住親族に係る扶養控除等Ｑ＆Ａ」（国税庁）を参照ください。
本改正に伴い、控除対象扶養親族の区分への記載を行いますが、源泉徴収票の様式変更は生じません。ソフトウェアからの印字内容で対応されます。
給与計算ソフトの更新が続きますので、引き続き保守サービスへ切れ目なく加入継続いただくようお願いいたします。
扶養控除申告書の様式変更／退職手当等を有する配偶者・扶養親族欄および寡婦又はひとり親欄の追加
影響範囲：ごく一部の対象者のみ
2023年分の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の「住民税に関する事項」欄に、「退職手当等を有する配偶者・扶養親族」を記載する欄が追加されました。
住民税と所得税は所得を計算する要件が異なります。
特に扶養の範囲となる所得を計算する際、所得税では合計所得金額に退職所得を含む一方で、住民税では退職所得は含みません（通常、住民税は前年所得を元に1年遅れで課税されますが、退職所得に限っては退職金から直接計算し天引きされるため、課税処理が済んでいます。すなわち、退職所得は住民税計算から除外する必要があります）。
このため、退職金を受け取った配偶者や扶養親族がいる場合に、住民税の控除適用漏れを防止する観点から、本欄が追加されました。
ついては、2023年より、源泉控除対象配偶者や扶養親族に退職所得の支給があるかどうか、ある場合はその金額を除いた所得の見積金額がいくらになるのかを確認する必要があります。
源泉徴収票や給与明細書の電子交付に取り組みやすくなります
影響範囲：源泉徴収票の電子交付を計画している事業者様
従来、当該書面の電子交付をするにあたり、受給者に事前の承諾を得ることが必須でしたが、2023年4月に要件が緩和され、期日までに「承諾しない」旨の回答がない場合は「承諾があったこととみなして」電子交付を行って良いことになっています。
（但し、要求された際には、書面による交付が必要です。）
PCA給与ユーザー様の年末調整業務の電子化の進め方
令和5年は前年に続き、年末調整電子化の「チャンスイヤー」です
年々複雑さを増していく税制や、矢継ぎ早に導入されるマイナポータル連携や各種証明書の電子化を前に、紙の申告書のみで対応を続けることは、大変な労力を要します。
加えて、昨今の採用難を鑑みるに、総務経理部門についてもマンパワーの減少に見舞われ、業務生産性の向上が急務です。今後も、行政手続きや業務プロセスの電子化は進む一方ですので、なるべく早い時期に電子化に取り組み、慣れていくことをおすすめしたいと考えています。
電子化に取り組むにあたり押さえておきたいポイント
年末調整のような、複雑な作業工程が入り組んだ業務に対し、一つで年末調整の全工程を電子化するシステムは「存在しない」のが現状です。
このため、電子化にあたっては、全工程を一括して電子化しようと考えるのではなく、年末調整業務を分解し、電子化するポイントを定めることが肝要です。
自社の状況を鑑みて、年単位で段階的に進めることが、無理なく成功させる鍵です。
例年の業務手順・工程を分解する
分解した工程ごとに、利用可能なサービスを当てはめる
年末調整業務は、工程ごとに特化されてサービスを当てはめて電子化を実現します。
ここでは、PCAから公式にデータ連携可能と案内される「PCA認定ソリューション」で、かつ実際の導入者数も多い「オフィスステーション」シリーズを当てはめて考えてみます。
他社製サービスでも、考え方は同様です。
- 1～3の、年調申告書の配布と回収を電子化するサービスは「オフィスステーション年末調整」です。マイナポータルで収集される各種証明書類の電子データを添付したり、それを取り込んで情報を入力させることもできます。
- 4～6の年末調整実務については「PCA給与DX」で既に電子化されています。
4の「給与ソフトへの情報の取り込み」について「オフィスステーション年末調整」を利用する場合、手入力が不要です。 - 7の源泉徴収票の配布（電子交付）については「オフィスステーション年末調整」で電子化できます。
また、源泉徴収票（および毎月の給与明細）の配布は「PCA Hub 給与明細」のみの導入で対応できます。 - 8～10の源泉徴収票・給与支払報告書・法定調書合計表のうち給与所得分の提出については、「PCA給与DX」で電子申告可能です。さらに、支払調書および法定調書合計表のうち報酬等の欄までを含めて電子申告を実現する場合は、「PCA法定調書DX」を導入します。
PCA給与じまんDXについては、CSV連携によりオフィスステーションをご利用いただくことができます。
一方、電子申請の機能は付属しませんので、ご利用を希望される場合はPCA給与DXへのアップグレードが必要です。当社にて個別にお見積りをいたします。
各工程別の電子化の効果および費用感
電子化する業務領域 |
年調申告書の配布と回収 |
源泉徴収票の配布 |
源泉徴収票・給与支払報告書の提出 |
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導入システム |
PCA給与DX ※1 |
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導入効果 |
大 |
中 |
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コスト |
550円／人・年 |
電子証明書のコスト ※2 |
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導入までの準備期間 |
2～3週程度 |
1～2か月程度 |
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影響を及ぼす範囲 |
全従業員 |
顧問税理士、税務署、市区町村等 |
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システム以外の事前準備事項 |
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電子申告の開始手続き、電子証明書の取得 |
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備考 |
申告書類のペーパーレス化を実現。従業員とのやり取りが大幅に効率化される。 |
電子申告実施の義務化要件 ※3 を満たす場合は必須。給与支払報告書のペーパーレス化。 |
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※1 PCA給与DXは、すでにお持ちであると仮定。
支払調書および法定調書合計表のうち報酬部分についても電子申告を行う場合は、別途「PCA法定調書DX」の導入が必要です。
※2 電子証明書にかかるコストは、発行元により異なります。
※3 電子申告実施の義務化要件は「PCA給与DX／Xにおけるe-Tax（電子申告）または光ディスク等による法定調書の提出義務化対応について」を参照ください。
この順番で電子化を進めるとスムーズです
１．まずは「年調申告書の配布と回収」の電子化をおすすめします。
導入コストも安く、費用対効果が高い上に、従業員様へ個別に同意書を取る必要もないため、始めやすいです。
特に、メールアドレスを収集したり、従業員の皆様にも、総務関係の手続きの電子化に慣れていただいたり、便利さを体感していただくことで、「源泉徴収票」や「給与明細書」電子化の下地を作ることができます。
２．「源泉徴収票・給与支払報告書の提出」については、まずはe-Tax利用の義務化要件を満たすか否かで判断しましょう。
実際に電子申告を導入するためには、顧問税理士との連携や、役所への事前申請、電子証明書の準備などが必要なため、義務化要件を満たさないのであれば、あえて多忙な年末調整時期には行わないほうが得策です。
ただ、電子申告の環境が整うと、面倒な郵送や持参の労力を削減できるだけでなく、社会保険関係手続きの電子申請（e-Gov）導入に繋げていくこともできますので、取り組む価値は大きいです。
PCAクラウドとの連携がたいへん便利です
PCAクラウドをご利用であれば、オフィスステーションシリーズをはじめ、PCA認定ソリューションとのデータ連携方法は「WEB-API」が選択できます。
「WEB-API」なら、いつでもワンクリックで最新のデータが連携し、面倒なCSVファイルの出力や取込の作業が一切不要。
データの出力ミスや、選択ミスによるデータの欠損、損壊、流出などのリスクを排除するとともに、担当者の業務負担を減らします。業務の電子化を進めるならば「PCAクラウド」への移行をぜひご検討ください。
※従来のオンプレミス環境のPCA製品とは、原則CSVデータによる連携となります。
国税庁の「年末調整ソフト」（以下、年調ソフト）について
国税庁が無償配布する当該ソフトを用いることで、各種申告書を電子化し、自動転記や自動計算を実現します。また、マイナポータルと連携することで、保険料等の「控除額証明書」の交付を電子データとすることができる上、従来紙で提出していた証明書類の提出を省略できます。
PCA給与DXは、令和3年以降「年調ソフト」に対応しています。
しかしながら、当社は、当ソフトの利用は推奨しておりません（詳細は後述）。
＜参考＞年調ソフトを用いた申告作業の具体的な手順
- 従業員様が、各自保険会社より封書やハガキ等の紙で受け取っていた控除証明書について、電子データで取得し、これを年調ソフトへ取り込む
- 取り込んだ控除証明データをもとに、年調ソフト上で所得控除額を自動計算し、結果を電子データで出力できる。自動計算なので、計算ミスがなく、検算も不要
- 出力した控除データを提出することで、手書きによる各控除等申告書の作成・提出を省略できる
- 年末調整業務担当者は、控除データをを市販の給与計算ソフトに取り込むことで、各控除等申告書を見ながら手入力したり、チェックしたりする作業を省略できる。
※PCAの給与ソフトは対応しません - 各控除等申告書や控除証明書原本の収集・保管が不要となり、業務のペーパーレス化が進展する
年調ソフトの課題と展望
年調ソフトを用いた業務フローの導入に意義は感じられるものの、現状では、以下の点から導入に向けてのハードルは、高いと言わざるを得ません。
従業員様自ら行わなければならない作業が多い
- 控除証明書の取得にあたり、マイナポータルを利用する場合は、マイナンバーカードの取得とカードリーダー等の対応機器が必要
- マイナポータルを利用しない場合は、自力での控除証明書データ収集作業が必要になる（保険会社ごとに手続きはまちまち）
- 収集した控除証明データを、年調ソフトに取り込むなどの操作を自ら行う
- 従業員様にとって、手書きの申告書作成の労力が削減できることはメリットだが、情報機器の扱いの巧拙や、マイナンバーへの理解度にも左右される
総務経理担当者様にとって、手間が減らない
- 年調ソフトの煩雑さから、利用される社員は限られることが想定される（紙ベースの業務プロセスが続く）
- 従業員の年調ソフトの使用に際し、サポートする機能が乏しいため、質問が給与計算担当者に集中し、その対応に追われる
PCA給与DXは、令和3年より「年調ソフト」から出力されたデータの取り込みに対応しています
PCA給与は年調ソフトからのデータ受け入れに対応しています。
しかしながら、年末調整の作業負荷が大きいこと、その負荷の本質は、膨大な情報の収集・集約と、複数の申告書様式やシステムへの多重入力・多重チェックにあることが課題であり、年調ソフトの利用のみでは、これらを部分的にしか解消できないことから、当社は引き続き「オフィスステーション年末調整」をお勧めしております。
なお、「オフィスステーション年末調整」では、マイナポータル連携による控除証明書データの取り込み～自動入力が可能です。
このため、従業員様による手入力の負担を省くことができます。
一部事業所におけるe-Taxまたは光ディスクによる提出の義務化
令和2年（2020年）以降、e-Tax又は光ディスク等による法定調書の提出義務化の基準が「1,000枚以上」から「100枚以上」へと、大幅に引き下げられました。
具体的な基準や、PCAユーザーの対応については、下記ページにてご案内します。
